Een belangrijke theorie voor iedere administratie is de theorie van de administratieve organisatie en interne controle. Deze theorie kun je echter eigenlijk alleen goed toepassen bij grotere organisaties, in ieder geval met meer dan een werknemer. De basisdefinitie van administratieve organisatie geldt wel voor elke organisatie:

Het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens met het doel gerichte informatie te verstrekken aan besturen van organisaties, het doen functioneren en beheersen van organisaties en het afleggen van verantwoording.

Kortweg zou je kunnen zeggen dat je een administratie moet bijhouden om je organisatie te kunnen voeren. In sommige gevallen heb je die administratie ook nodig om verantwoording af te leggen aan anderen. Dat kunnen andere eigenaars van de onderneming zijn, maar in ieder geval ben je verplicht je te verantwoorden aan de belastingdienst.

De theorie van de administratieve organisatie is gericht op het vlekkeloos laten verlopen van alle processen in de organisatie, maar voor gebruikers van het boekhoudpakket van Osirius gaat dat veelal te ver. Voor veel gebruikers zal er sprake zijn van een kleine organisatie met vaak maar één bestuurder, die dan ook nog zelf verantwoordelijk is voor de administratie. Ofwel iemand die zelf de administratie moet uitvoeren. Dit hoofdstuk heet daarom ook geen administratieve organisatie, maar administratie organiseren. Dat is voor elke organisatie van belang.

Hoewel we daar later uitgebreid op ingaan kunnen we vast wat onderdelen van de administratie, waar iedereen waarschijnlijk mee te maken krijgt, benoemen. Dat zijn verkoopfacturen, inkoopfacturen, bankafschriften, kasontvangsten en -uitgaven. Al deze gegevens moet je systematisch vastleggen in je administratie. Maar maak het daarbij ook niet moeilijker dan het moet zijn.

1.1 Inkoopfacturen

Zonder inkopen kun je over het algemeen niets verkopen, dus laten we bij de inkoopfacturen beginnen. Het eerste onderscheid wat je daar kunt maken is het verschil tussen facturen die je hebt betaald en facturen die je nog moet betalen. Om dat onderscheid duidelijk te maken is het handig twee losse ordners te gebruiken. Op het moment dat je de facturen binnenkrijgt, en nog niet hebt betaald, gaan de facturen in de map ‘Onbetaalde inkopen’. Niet alleen facturen van goederen die je gaat verkopen, maar ook facturen voor je telefoonrekening bijvoorbeeld, ALLE facturen dus. Later komen we daar nog op terug. Het is echter ook handig de facturen eerst te verwerken in je administratie, voordat je ze in de map stopt, dan zijn ze maar vast geregistreerd.

Op het moment dat je een factuur betaalt, dan verhuis je de factuur naar een andere ordner die je ‘Betaalde inkoopfacturen’ noemt. Het voordeel van dit onderscheid is dat je altijd een map hebt die facturen bevat die je nog moet betalen. Anderzijds betekent dat ook dat een factuur die niet in die map zit al betaald moet zijn. Het kan voorkomen dat een leverancier belt over de betaling van zijn factuur. Als dan uit je administratie blijkt dat die factuur als is betaald, dan pak je de map ‘Betaalde inkoopfacturen’ om de gegevens te raadplegen. Om snel informatie aan die leverancier te kunnen geven is het ook handig de facturen alfabetisch te ordenen en binnen de reeks facturen van één leverancier te archiveren op datum. Vul op de factuur ook in op welk moment je de betaling hebt verricht. Je kunt dan altijd snel achterhalen wanneer je hebt betaald en het probleem terugleggen bij je leverancier.

Alle inkomende facturen behandel je op deze zelfde manier en archiveer je dus in de betreffende ordners. Na afloop van een boekjaar, waarover later ook meer, maak je alleen een nieuwe ordner aan voor de betaalde facturen. Per boekjaar houd je de uiteindelijk betaalde facturen dus bij elkaar. Met alle inkomende facturen bedoelen we dan ook facturen die negatief zijn, de zogeheten creditnota’s. Dit zijn dezelfde soort documenten met als enige verschil dat het te betalen bedrag negatief is.

1.2 Verkoopfacturen

Van alle verkoopfacturen die je naar je klanten stuurt, is het gebruikelijk een kopie achter te houden. Je drukt dus altijd twee exemplaren af, één stuur je op en één bewaar je. De kopie stop je in een ordner, waarbij het net als bij de inkoopfacturen handig is om twee ordners te gebruiken. Zolang je het totale bedrag nog niet van je klant hebt ontvangen, bewaar je de kopie in een map ‘Debiteuren te ontvangen’. Bij volledige betaling door je klant verhuis je de factuur naar een map ‘Debiteuren’ en sorteer je de facturen op alfabetische volgorde. Op die manier heb je net als bij de inkoopfacturen snel overzicht over de stand van zaken per debiteur.

De belangrijkste ordner is nu de ordner met de nog niet ontvangen facturen. Je kunt die regelmatig raadplegen om te gebruiken bij het aanmanen van je debiteuren.

1.3 Bank- en giroafschriften

Hoewel girorekeningen al jaren bij de Postbank zijn ondergebracht en de Postbank inmiddels is samengegaan met de ING zullen we nog jaren blijven spreken over girorekeningen en de bijbehorende giroafschriften. In feite bestaat er weinig verschil tussen giro en bank, behalve dat nog steeds voor girorekeningen een andere nummering wordt gebruikt. Bankrekeningnummers moeten altijd voldoen aan een bepaalde regel. Voor girorekeningnummers is die regel niet van toepassing. Voor zowel de bank als de giro krijg je periodiek afschriften toegestuurd, soms elke werkdag en soms eens per maand. De verwerking van de afschriften gaat op precies dezelfde wijze. Qua archivering maak je voor iedere bankrekening, dus ook voor spaarrekeningen, een aparte ordner. De banken hebben de goede gewoonte alle afschriften te voorzien van een afschriftnummer. Het is dan ook het eenvoudigst de afschriften op deze nummervolgorde in de ordner te stoppen. Op die manier kun je altijd gemakkelijk de afschriften terugzoeken.

1.4 De kas

De kasadministratie is een apart verhaal. Van de kasontvangsten en kasuitgaven krijg je geen totaaloverzicht, dat moet je zelf maken. Wel krijg je kassabonnen van de winkels waar je kasuitgaven doet en bij ontvangsten per kas zou je een ontvangstbon moeten maken. Deze gegevens sorteer je op datum en berg je op in een ordner ‘Kas’. Al deze bonnen verwerk je in de administratie, waarna je beschikt over een totaaloverzicht. Bij het verwerken van de bonnen is het belangrijk dat je alle bonnen later kunt afstemmen met de gegevens in de administratie. Daarom moet je elke bon handmatig doorlopend nummeren. Je kunt aan de hand van dit nummer in je administratie terugvinden welke bon daarbij hoort. Het komt vaak voor dat je een bon krijgt op thermisch papier, dat na verloop van tijd verbleekt en daardoor onleesbaar wordt. Om problemen met de belastingdienst te voorkomen kun je het beste een kopie van de bon maken en die samen met de originele bon in de ordner opslaan. Het lijkt dubbelop, maar de administratie moet immers leesbaar blijven en je moet ook aan kunnen tonen dat je beschikt over de originele kassabon.

Je moet ook af en toe een kastelling doen. De hoeveelheid kasgeld die je op zak hebt moet je tellen en op een formulier vastleggen. De vastlegging sla je op in de ordner en als je daar toch mee bezig bent controleer je gelijk even of het saldo overeenkomt met het saldo dat je in de administratie hebt vastgelegd.

Hoe meer kasontvangsten en -uitgaven je hebt, hoe meer werk je hebt aan de kasadministratie. De kas is eigenlijk ook de meest bewerkelijke administratie.

1.5 Totaal

Het voorgaande leidt minimaal tot de volgende ordners:

• Onbetaalde inkoopfacturen
• Betaalde inkoopfacturen
• Debiteuren te ontvangen
• Debiteuren
• Bank
• Kas
• Memoriaal

Over het memoriaal hebben we nog niets verteld, dat komt later. Een memoriaal gebruik je eigenlijk in alle overige situaties dan hiervoor beschreven. Het kan nodig zijn om van een transactie in de administratie die je via het memoriaal boekt documentatie te bewaren. Deze documentatie bewaar je dus in de laatste ordner.

Voor veel ondernemers is de administratie absoluut een noodzakelijk kwaad. Zij willen niet boekhouden of denken dat ze niet kunnen boekhouden. Dit heeft vaak tot gevolg dat de administratie niet wordt bijgehouden en leidt tot een grote stapel papierwerk die aan het einde van het jaar in een grote doos aan de accountant wordt overhandigd. Gedurende het jaar hebben deze ondernemers dus totaal geen idee van de stand van zaken, en zolang zij een positief saldo op de bank hebben denken ze dat alles in orde is. Helaas kunnen zij achteraf bedrogen uitkomen, wat tot allerlei problemen kan leiden.

De truc is om niet uit te stellen, maar regelmatig wat tijd aan de administratie te besteden zodat er een zekere routine ontstaat. Daarbij moet je het vooral ook niet moeilijker maken dan het is. Hoe regelmatiger je tijd aan de administratie besteedt hoe duidelijker het wordt en hoe eenvoudiger het wordt. Met de software van Osirius proberen we in ieder geval te zorgen voor een makkelijke manier van werken.

Hoe dan ook, als ondernemer ben je verplicht een administratie bij te houden. De belastingdienst moet bijvoorbeeld in staat kunnen zijn om je opbrengsten en kosten te controleren. Daarom, maar vooral ook voor jezelf moet je een jaarrekening maken en belangrijk overzichten tussendoor. Met behulp van deze periodieke overzichten, maandelijks of per kwartaal, kun je beoordelen hoe je onderneming presteert.

Uiteindelijk beëindig je de administratie na afloop van een boekjaar met het opstellen van een jaarrekening. In die jaarrekening laat je zien wat je vermogenspositie is en hoe je onderneming in de afgelopen periode heeft gedraaid. Over de jaarrekening later meer, maar in de jaarrekening vind je in ieder geval een balans en een resultatenrekening.

2.1 De balans

Op de balans geef je de vermogenspositie van je onderneming weer. Je laat met andere woorden zien wat je bezit en hoe je dat hebt gefinancierd. Schematisch ziet dat er als volgt uit:

Aan de linkerkant van de balans vind je de bezittingen en doordat het totaal van beide zijden van de balans in evenwicht moet zijn, in balans dus, laat je zien hoe je deze bezittingen financiert. Dat doe je met eigen geld, eigen vermogen, of met geleend geld, vreemd vermogen. Lenen van geld moet je daarbij wel wat breder zien dan alleen lenen bij een bank. Ook wanneer je op rekening geleverd krijgt, leen je geld tot het moment dat je de schuld afbetaalt. Dat geldt ook voor bezittingen, dit zijn niet alleen je voorraden en het kantoormeubilair, maar bijvoorbeeld ook de vorderingen die je hebt op afnemers en je voorraad geld, kas of op de bank.

Stel dat je op 1 januari met je eigen spaargeld van totaal € 100.000 een onderneming begint en dit geld zet je op een nieuw opgerichte zakelijke bankrekening, dan is je bezit de bankrekening en heb je dat met je eigen vermogen gefinancierd. Dit noem je overigens je kapitaal. Je balans is dan als volgt:

Duidelijk is dat de balans in evenwicht is en dat moet te allen tijde zo blijven. Bezittingen en financiering kunnen wel veranderen, maar het evenwicht MOET in tact blijven.

Een verandering van de bezittingen ontstaat bijvoorbeeld als je goederen aanschaft om te gaan verkopen. De goederen die je dan bezit horen tot je voorraad en laat je aan de debetzijde op de balans zien. Bij directe betaling vanaf je bankrekening neemt de waarde van een ander bezit, je bankrekening, af. Je krijgt dan een toename aan de debetzijde en gelijk een afname aan de debetzijde. Wanneer je op 5 januari via een pinbetaling voor € 25.000 goederen aanschaft om te verkopen, dan heb je daarna de volgende balans:

Zoals je ziet, is de voorraadwaarde toegenomen en de bankrekening afgenomen. De manier van financiering van je bezittingen is niet veranderd dus je ziet geen verandering aan de creditzijde van je balans.

Bij aanschaf van voorraad, dus goederen om te verkopen, op rekening krijg je wel een verandering in de manier van financieren. Je hebt op het moment dat je de goederen aanschaft een schuld aan je leverancier. Die schuld is een manier van financiering, dus verandert je creditzijde. Schulden aan leveranciers noem je op de balans overigens crediteuren.

Op 7 januari koop je voor € 30.000 goederen, die je pas op 21 januari hoeft te betalen aan je leverancier. Je krijgt op 7 januari dan de volgende balans:

Je had al voor € 25.000 voorraad op 5 januari en daar komt op 7 januari dus € 30.000 bij, zodat je totale voorraad € 55.000 bedraagt. Het totaal van je bezittingen neemt toe naar € 130.000 omdat je nog niet hoeft te betalen. Daar staat de schuld natuurlijk wel tegenover, je financiert de bezittingen nu met € 100.000 eigen geld en € 30.000 met geld van anderen, ofwel vreemd vermogen.

Op 14 januari kun je de gehele voorraad al verkopen tegen een prijs van € 90.000, zodat je een totale winst behaalt van € 35.000 (€ 90.000 verkoopwaarde minus € 55.000 inkoopwaarde). De verkoop vindt plaats op rekening en je bent overeengekomen dat je de betaling zult ontvangen op 28 januari. Door de levering van je voorraad verdwijnt de voorraad van je balans en krijg je daar een vordering op je afnemer voor terug. Die vordering noem je op de balans debiteuren. De winst op de verkoop steek je natuurlijk in eigen zak, zodat de waarde van je kapitaal toeneemt. Je eigen vermogen wordt door de verkoop hoger. De balans op 14 januari is dan:

Met een winst van € 35.000 in een paar dagen doe je de rest van de maand niet zo veel, dus verandert je balans ook niet, totdat je de crediteur gaat betalen. Zoals afgesproken doe je dat op 21 januari, waardoor je balans als volgt wordt:

Je schuld aan de crediteuren betaal je helemaal, zodat die waarde afneemt tot nul. Het na nadeel daarvan is wel dat het saldo op je bankrekening ook met € 30.000 afneemt tot € 45.000. Maar zoals afgesproken met je afnemer krijg je op 28 januari je geld binnen en verandert je balans alweer naar:

De laatste dagen van januari heb je geen verdere activiteiten dus de balans per 31 januari is dan:

Aan de hand van de voorbeelden zouden in ieder geval de volgende punten op moeten vallen:

• de balans is altijd in evenwicht;
• op de balans zie je altijd de stand van zaken van één bepaald moment.

Daarnaast kun je ook zien dat het kapitaal dat je aan het begin hebt geïnvesteerd is toegenomen van € 100.000 tot € 135.000. De toename is veroorzaakt door de winst die je hebt behaald op de verkoop van je voorraad. Je kunt met andere woorden aan de verandering van het eigen vermogen zien wat het resultaat is dat je hebt behaald over een bepaalde periode. Dit doe je met de volgende vergelijking:

Door middel van vermogensvergelijking kun je altijd het resultaat over een bepaalde periode bepalen. Zo kun je om de winst over een heel kalenderjaar te bepalen een balans opmaken per 1 januari en een balans per 31 december. Voor de bepaling van het resultaat maakt de fiscus ook gebruik van vermogensvergelijking.

Zoals gezegd bestaat de balans uit bezittingen en schulden en het verschil tussen deze twee is het eigen vermogen. Daarbij is ook sprake van een momentopname. Wanneer je de stand van je bezittingen op een bepaald moment weet, dan kun je dus een balans opmaken.

De standen van je bezittingen kun je bepalen door te inventariseren of te tellen. Pak bijvoorbeeld al je bankafschriften bij elkaar en je weet wat de stand van je bankrekening is op een bepaald moment. Op 1 januari is de hoogte van je bankrekening bij de ABN Amro bijvoorbeeld € 12.450 en van de ING bank € 3.780. De waarde van je bedrijfspand is € 184.000 en van je auto € 13.870. Je voorraad heb je geteld en daarbij kom je op een waarde van € 34.825. De vordering op je debiteuren ten slotte is € 25.413. Al deze bezittingen heb je gefinancierd met een schuld aan crediteuren van € 8.980, een schuld aan de belastingdienst van € 5.468 en verder met eigen vermogen. Aan de hand van deze tellingen kun je dan de volgende balans opmaken per 1 januari:

Door het totaal van je bezittingen (aan de linkerkant of debetzijde van de balans) te verminderen met het totaal van de schulden (crediteuren en belastingdienst) bepaal je de hoogte van je eigen vermogen, het kapitaal.

Het resultaat van je berekening vul je in bij kapitaal op je balans en daardoor is je balans weer in evenwicht.

Op dezelfde manier ga je aan de slag om de balans per 31 december op te stellen. Stel dat je tot de volgende resultaten komt:

Door vermogensvergelijking te doen tussen de beide balansen kun je het resultaat over het jaar bepalen:

Het enkel opstellen van een balans op basis van de tellingen die je doet en vervolgens het resultaat bepalen door middel van vermogensvergelijking heet enkel boekhouden en wordt eigenlijk niet meer toegepast. Het kan ook nogal tegenvallen, je zal maar een heel jaar aan het werk zijn en aan het einde van het jaar tot de ontdekking komen dat je maar € 3.667 verdiend hebt. Bovendien blijkt geheel niet waaruit de toename van je kapitaal bestaat. Op deze manier heb je geen flauw idee waaraan je geld opgaat. Daarvoor maak je gebruik van een resultatenrekening, waarop je de verandering van het eigen vermogen specificeert. Bovendien maak je gebruik van dubbel boekhouden wat inhoudt dat je altijd een verandering van minimaal twee onderdelen van de balans of resultatenrekening bijwerkt.

Bij de aanschaf van voorraad geef je onmiddellijk aan dat niet alleen de voorraad toeneemt maar ook de schuld aan je leverancier, de crediteur. Of bij directe betaling boek je de voorraad op en boek je de bank of kas af. Je hebt eigenlijk de volgende mogelijkheden:

Het eigen vermogen verandert eigenlijk alleen direct bij een storting van geld in je onderneming of een onttrekking van geld aan je onderneming. Andere wijzigingen in het eigen vermogen worden veroorzaakt door veranderingen als onderdeel van het resultaat, de winst of het verlies.

Die wijzigingen geef je weer door een specificatie op de resultatenrekening, waarover meer in de volgende paragraaf.

2.2 De resultatenrekening

De resultatenrekening is eigenlijk een specificatie van het resultaat dat je op de balans toevoegt aan het eigen vermogen. Dit resultaat kan positief zijn (winst) of negatief (verlies). Je kunt ook spreken van de winst- en verliesrekening, maar het blijft hetzelfde.

Op de resultatenrekening laat je de kosten en opbrengsten zien en het verschil tussen die twee. Hogere opbrengsten dan kosten betekent natuurlijk winst en hogere kosten dan opbrengsten betekent verlies. In de vorige paragraaf is aangegeven dat een opbrengst toename van het eigen vermogen met zich meebrengt. Door verkoop van de voorraad goederen met een winstopslag van € 35.000 nam het eigen vermogen immers toe met € 35.000. Daarom staan opbrengsten op de resultatenrekening zoals het eigen vermogen aan de creditzijde (de rechterkant). Door het maken van kosten verlaag je het eigen vermogen en daarom geef je de kosten aan de debetzijde (links) van de resultatenrekening weer. Ook voor de resultatenrekening geldt dat deze altijd in evenwicht moet zijn. Dit evenwicht bereik je door het resultaat ook te vermelden. Een winst (hogere opbrengsten credit dan kosten debet) komt daardoor aan de debetzijde van de resultatenrekening. Verlies vermeldt je dan dus aan de creditzijde. Schematisch kun je dat als volgt weergeven:

Winst en verlies staan tussen haakjes omdat je altijd een keuze moet maken. Na afsluiting van de resultatenrekening kun je het resultaat toevoegen aan het eigen vermogen. Die toevoeging zorgt dan ook weer voor evenwicht op de balans. De winst leidt tot een verhoging van het eigen vermogen aan de creditzijde.

Hier volgt een toelichting met een eenvoudig voorbeeld. We beginnen op 1 januari met het gebruik van eigen spaargeld van totaal € 100.000, zodat de beginbalans als volgt is:

In januari vinden de volgende gebeurtenissen plaats:

De € 100.000 gebruik je voor de aanschaf van € 50.000 voorraad tegen directe betaling, zodat het banksaldo € 50.000 wordt. De totale voorraad verkoop je voor € 75.000 eveneens tegen directe betaling, waarna het banksaldo weer stijgt tot € 125.000. Deze actie betekent dat je € 50.000 kosten hebt gemaakt, de inkoopkosten van je voorraad, en je hebt € 75.000 opbrengst behaald.

Daarnaast geef je € 5.000 uit voor huur van je winkelpand (huurkosten), € 2.000 voor verzendkosten en € 7.500 besteed je aan reclame. Alle kosten betaal je direct per bank, zodat het saldo van de bankrekening weer daalt tot € 110.500.

Deze gegevens plaats je op de resultatenrekening om te bepaen hoeveel winst of verlies je hebt gemaakt:

De bijbehorende balans is op dit moment:

Nu zijn balans en resultatenrekening niet in evenwicht omdat je het resultaat nog niet hebt bepaald. Je ziet dat de creditzijde op de resultatenrekening hoger is dan de debetzijde, oftewel de opbrengsten zijn hoger dan de kosten en dus hebben we een winst. Het lijkt natuurlijk vreemd om een winst aan de kostenkant van de resultatenrekening weer te geven, maar zoals je ziet is dat de enige manier om evenwicht te krijgen. De winst bedraagt:

De winst vul je in op de resultatenrekening en voeg je toe aan het eigen vermogen (dus aan de creditzijde van de balans). Het eigen vermogen neemt toe tot:

Na bijwerking krijgen we dan de volgende overzichten:

Dus alleen door de bepaling van het resultaat en vervolgens de toevoeging aan het eigen vermogen krijg je zowel de resultatenrekening als de balans weer in evenwicht.

Een groot verschil met de balans is dat de resultatenrekening het verloop van de posten over een bepaalde periode weergeeft. De balans geeft altijd de positie van één bepaald moment weer.

2.3 Grootboekrekeningen en -kaarten

Op de balans en resultatenrekening komen afzonderlijk posten voor die je kunt onderverdelen in de volgende groepen:

• Bezittingen (balans)
• Schulden (balans)
• Eigen vermogen (balans)
• Opbrengsten (resultatenrekening)
• Kosten (resultatenrekening)

In de verschillende groepen kun je verder specificeren. Als onderdeel van de bezittingen bijvoorbeeld zijn al gebouwen, vervoermiddelen, debiteuren, voorraden en bankrekeningen aan bod gekomen. Bij de schulden de crediteuren en schuld aan de belastingdienst en voor het eigen vermogen het kapitaal. Bij opbrengsten is de opbrengst verkopen op de resultatenrekening gezien en voor de kosten huur, verzendkosten en reclame.

Voor elke post afzonderlijk houd je ook een specificatie bij door gebruik te maken van grootboekrekeningen. Voor elke post die je wilt specificeren gebruik je een aparte rekening die als grootboekkaart ook lijkt op de vorm van de balans en resultatenrekening.

Het totale saldo van de resultatenrekening komt tot uitdrukking in de winst of het verlies, waarna je dat bedrag toevoegt aan het eigen vermogen. Daardoor verschillen de grootboekrekeningen van de resultatenrekening van de grootboekrekeningen van de balans. De balansrekeningen specificeren telkens van de positie op een bepaald moment tot een volgende positie op een bepaald moment. Het saldo van kosten- of opbrengstrekeningen verdwijnt via winst of verlies altijd naar de balans. Grootboekrekeningen van de balans open je altijd met een beginsaldo en sluit je af met een eindsaldo.

Als voorbeeld volgt hier de grootboekkaart van een bankrekening voor de maand januari. Op 1 januari is het saldo van de bank € 15.000 positief. Op 15 januari ontvang je € 30.000 van debiteuren (afnemers), op 18 januari betaal je € 17.500 aan crediteuren (leveranciers). Daarnaast betaal je op 28 januari € 3.500 voor huur en € 50 aan bankkosten op 30 januari. Voor januari kun je de grootboekkaart opstellen, die je dan kunt afsluiten met het saldo dat je uiteindelijk op de balans plaatst. Je begint met opening van de kaart:

Omdat je een balansrekening uitwerkt ‘haal’ je het saldo van de balans. De rekening is een bezitting en het saldo op de rekening is positief. Dit betekent dat het banksaldo debet op de balans staat en daarom open je de grootboekkaart ook aan de debetzijde. Vervolgens plaatsen we de verschillende ontvangsten en betalingen op de grootboekkaart. Door een ontvangst op de bankrekening neemt het saldo toe en met je boeken op de debetzijde van de kaart. Door betalingen neemt het saldo af, die plaats je dus aan de creditzijde van de kaart. Na invulling krijg je het volgende overzicht:

Op 31 januari reken je het saldo van de rekening uit om op de balans te kunnen weergeven. Het saldo breng je over naar de balans, zodat je in tegenstelling tot de opening van de kaart afsluit met de omschrijving naar balans. Op 1 februari begin je daarna weer opnieuw met het saldo van balans. Je bepaalt het saldo door het verschil te bepalen tussen de debet- en creditzijde:

Na afsluiting krijg je het volgende overzicht:

Net als balans en resultatenrekening is de grootboekkaart altijd in evenwicht. Hoewel het saldo aan de creditzijde van de kaart staat, heb je een debetsaldo op de rekening. Je ziet ook wel dat het beginsaldo plus ontvangst hoger is dan het totaal van de uitgaven. Op de balans komt het saldo dus wel aan de debetzijde te staan.

In februari begin je weer gewoon opnieuw met de grootboekkaart door te openen met het saldo per 1 februari:

Grootboekkaarten van de resultatenrekening open je niet met een saldo, de werking is verder hetzelfde. De in januari betaalde huurkosten komen als volgt op de grootboekkaart voor januari:

De afsluiting van de kaart gaat ook hetzelfde als de balansrekening. Je moet de kaart in evenwicht brengen en het saldo overbrengen naar de resultatenrekening. Na afsluiting krijg je:

Het verschil met een balansrekening is dat je in de volgende maand weer met een nieuwe lege kaart begint.

Alle handelingen die je verwerkt in je administratie verwerk je op de grootboekkaarten. In het boekhoudprogramma Boekhouden Totaal gaat dat automatisch. Uitgaande van het eerdere voorbeeld van handelingen in januari geven we hier aan wat de uitwerking is op de grootboekkaarten. Altijd als je een rekening debiteert moet je een andere rekening crediteren om in balans te blijven. Dit verwerk je ook altijd op de grootboekrekeningen.

Per 1 januari begin je met eigen spaargeld van totaal € 100.000 een onderneming, dit je stort op een zakelijke bankrekening. Daarvoor moet je de volgende grootboekrekeningen bijwerken:

Op 7 januari koop je tegen directe betaling een voorraad om te verkopen voor totaal € 50.000.

Op 14 januari verkoop je de goederen voor totaal € 75.000, waarvoor je het geld direct op de bank ontvangt. Daarvoor moet je wat meer grootboekrekeningen bijwerken. De afname van de voorraad door verkoop betekent dat je kosten maakt, die je op de resultatenrekening wilt weergeven. Deze kosten noem je inkoopwaarde van de verkoop, de totale kosten bedragen € 50.000. Daar staat tegenover dat je een opbrengst hebt behaald van € 75.000. Dit geld ontvang je op de bankrekening en geef je weer in de resultatenrekening.

15 januari betaal je € 2.000 voor verzendkosten van de goederen.

Vervolgens betaal je op 20 januari de huur van € 5.000:

Ten slotte betaal je op 30 januari de reclamekosten van € 7.500:

Na het bijwerken van alle grootboekkaarten kun je aan het einde van de maand beginnen met de afsluiting. Je begint dan met de rekeningen voor de resultatenrekening:

Daar waar je de resultatenrekening aan de debetzijde zet, verschijnt het saldo op de resultatenrekening aan de creditzijde en natuurlijk andersom. De voorgaande rekeningen komen dus als volgt op de resultatenrekening:

Om het resultaat te bepalen kijk je naar het totaal van de creditzijde en het totaal van de debetzijde. In dit geval is credit hoger dan debet, wat betekent dat de opbrengsten hoger zijn dan de kosten en dus is een winst behaald. De winst bedraagt:

De winst vul je in aan debetzijde van de resultatenrekening om die in evenwicht te brengen. Bovendien voeg je dit resultaat toe aan het eigen vermogen, de rekening kapitaal.

Door het toevoegen van de winst verandert de rekening kapitaal, die je gelijk afsluit.

Door het toevoegen van de winst aan de creditzijde van de rekening kapitaal neemt het eigen vermogen toe. Eigenlijk debiteer je de resultatenrekening en crediteer je de rekening kapitaal.

De andere rekening op de balans, bank, sluit je vervolgens ook af:

Van beide rekeningen komt het saldo vervolgens op de balans, zodat de balans per 31 januari er als volgt uitziet:

Daarmee is de balans ook weer in evenwicht.

Eigenlijk is het voorgaande alleen van toepassing voor een volledig met de hand bijgehouden administratie. Iemand zonder administratiepakket zal zelfs niet op deze wijze te werk gaan. Het is duidelijk dat het nogal veel werk is om telkens een grootboekkaart bij te moeten werken, hoewel je natuurlijk niet telkens de hele kaart opnieuw hoeft te schrijven.

Het gebruik van grootboekkaarten is echter geenszins achterhaald. Ieder administratiepakket maakt uiteindelijk op een of andere manier wel gebruik van grootboekkaarten maar dat is niet altijd even goed zichtbaar. In ieder geval zullen grootboekkaarten niet als hiervoor worden weergegeven en bovendien bevatten de grootboekkaarten tegenwoordig veel meer informatie.

Om op een snellere manier grootboekkaarten bij te werken maken we gebruik van journaalposten, waarover meer in de volgende paragraaf.

Grootboekrekeningen worden voorzien van een nummer om makkelijk mee te kunnen werken. Het is eenvoudiger om een nummer te onthouden dan de hele omschrijving van een rekening. In administratiepakketten, die veelal gebaseerd zijn op databasetechniek, is het sneller werken met genummerde rekeningen. De nummering die gebruikt wordt bestaat vaak uit vier cijfers waarbij een rangschikking plaatsvindt volgens het in Nederland veelgebruikte stelsel Bakker. Voor elke rubriek beginnen de grootboekrekeningen met hetzelfde nummer, volgens de volgende indeling:

0 Rekeningen van vaste activa, eigen vermogen en lang vreemd vermogen.
Vaste activa zijn bedrijfsmiddelen, waarin je investeert die langer meegaan dan een jaar en waarop je afschrijft. De kosten van de investering plaats je op de balans en daarvoor gebruik je rekeningen in de 0-rubriek. Lang vreemd vermogen zijn de schulden die je afsluit met een langere looptijd dan één jaar.

1 Financiële rekeningen, kortlopende vorderingen en kortlopende schulden.
Onder financiële rekeningen vallen kas, bankrekeningen en girorekeningen. Kortlopende vorderingen zijn vorderingen met een looptijd korter dan een jaar.

2 Tussenrekeningen. Dit zijn rekeningen die je gebruikt tussen verschillende grootboekrekeningen zoals kruisposten, waarover later meer.

3 Voorraadrekeningen voor grondstof, hulpstof en halffabricaten. Rekeningen in de 3-rubriek komen eigenlijk alleen voor in fabricagebedrijven. De grondstoffen zet je om in goederen die je zelf weer verkoopt.

4 Directe kosten. Dit zijn kosten in een fabricageboekhouding die je direct kunt toewijzen aan het product dat je fabriceert. In overige boekhoudingen gebruik je de 4-rubriek eigenlijk voor alle kosten die je maakt.

5 Indirecte kosten. Dit zijn kosten die je niet direct kunt toewijzen aan het product dat je fabriceert, bijvoorbeeld de kosten voor je briefpapier, waarop je facturen afdrukt. Buiten fabricageboekhoudingen gebruik je deze rubriek niet echt.

6 Fabricagerekeningen. Dit is nog een rubriek die je alleen gebruikt in een fabricageboekhouding. Op deze rekeningen komen de kosten die je maakt tijdens het fabricageproces.

7 Voorraad gereed product en handelsgoederen. Dit is de rubriek die je gebruikt voor de goederen die je gaat verkopen. Goederen die je zelf hebt gefabriceerd, voorraad gereed product, en goederen die je inkoopt om door te verkopen.

8 Verkooprekeningen en kosten voor verkopen. Dit zijn alle opbrengstrekeningen, maar ook kortingen die je verleent bij de verkoop en overige kosten die je maakt bij het verkopen van je goederen of diensten.

9 Overige resultaten. Deze rubriek gebruik je voor rekeningen op de resultatenrekening die je in de eerdere rubrieken niet kwijt kunt. Rekeningen voor financieringskosten komen voor in rubriek 9, bijzondere baten en lasten en rekeningen voor afwikkeling van de winst of het verlies. Vennootschapsbelasting is onderdeel van deze afwikkeling. Als laatste nummer gebruik je een rekeningnummer om over te boeken naar het eigen vermogen, meestal een rekening met de omschrijving Winst boekjaar.

De verzameling van alle grootboekrekeningen noem je het grootboekrekeningschema, of kort rekeningschema.

In de standaardadministratie van het boekhoudprogramma Boekhouden Totaal is al een rekeningschema opgenomen, dit is ingericht volgens de voorgaande rubrieken. Het schema is als volgt, waarbij de 0 overigens wel wegvalt:

Afwijkend ten opzichte van de rubrieken is de serie Privé, deze rekeningen zijn onderdeel van het eigen vermogen en horen dus eigenlijk in de 0-rubriek thuis.

2.4 Journaalposten

We gebruiken journaalposten om aan te geven hoe een grootboekkaart moet worden bijgewerkt, eigenlijk combineer je de regels van de verschillende grootboekkaarten in één journaalpost. Je laat zien op welke grootboekrekening je aan de debetzijde boekt (links) en welke rekening aan de creditzijde (rechts). Overigens hoeft dat niet één rekening debet en één rekening credit te zijn, het kan ook een combinatie van meerdere rekeningen zijn. In ieder geval geldt ook hier de boekhoudwet dat je altijd in evenwicht moet zijn. Het totaal bedrag debet MOET dus gelijk zijn aan het totaalbedrag credit. Zo niet dan weet je zeker dat het niet goed gaat in je administratie. In het boekhoudprogramma Boekhouden Totaal is het niet mogelijk om te journaliseren zonder dat je in evenwicht bent. Journaliseren is overigens het boeken in je administratie met behulp van journaalposten.

De volgorde van een journaalpost is traditioneel eerst debet en vervolgens credit, waarbij je voor de creditregel het woord ‘aan’ plaatst. Je boekt dus debet ‘aan’ credit. Wil je per se andersom boeken, dan is er ook niets aan de hand maar het klinkt minder soepel. Debet aan credit loopt als zin beter dan: aan credit debet.

En hoe ziet zo’n journaalpost er dan uit? Stel dat je een voorraad goederen aanschaft tegen directe betaling. In de vorige paragrafen heb je gezien dat de grootboekrekening voorraad goederen daardoor aan de debetzijde toeneemt. Die rekening is een rekening van bezit, een rekening van bezit staat aan de debetzijde van de balans en een toename van bezit betekent verhoging van de debetzijde. Daarnaast heb je een afname van de bankrekening, ook een rekening van bezit. Afname van bezit betekent boeken aan de creditzijde. Als de aanschaf € 20.000 groot is, dan is de journaalpost als volgt:

De journaalpost bestaat uit vijf kolommen:

In kolom 1 plaats je het woord aan als je wilt crediteren. In kolom 2 geef je het nummer van de grootboekrekening waarop je wilt boeken met in kolom 3 de bijbehorende omschrijving. In kolom 4 zet je het bedrag dat je debiteert en in kolom 5 het bedrag dat je crediteert.

Door deze schrijfwijze te hanteren weet je precies hoe je wilt boeken, bovendien begrijp je de accountant voortaan als hij zegt: ‘Bank aan debiteuren voor € 15.000’. Daarmee zegt hij:

en bedoelt hij dat je € 15.000,00 ontvangt van debiteuren zodat je de bank moet debiteren en de rekening debiteuren moet crediteren. Het saldo op je bankrekening neemt toe en de vordering op je afnemers neemt af.

Een journaalpost is al snel uitgebreider dan twee regels. Bij het boeken van een verkoopfactuur heb je bijvoorbeeld meestal ook te maken met omzetbelasting, die je dan ook moet verwerken op de grootboekrekening, in dit geval 1510 Af te dragen BTW hoog tarief. Een verkoop op rekening aan een afnemer, je debiteur, voor € 1.190,00 inclusief 19% boek je als volgt:

Het bedrag exclusief omzetbelasting is € 1.000,00, die je boekt op de opbrengst verkopen. Dat is de opbrengst die in je resultatenrekening terechtkomt. Het gedeelte omzetbelasting moet je afdragen aan de belastingdienst. Dit bedrag komt dan als schuld op de balans. Beide bedragen aan de creditzijde. De vordering op je debiteur plaats je aan de debetzijde op de balans.

Naast de gewone journaalposten om de administratie bij te werken zul je de accountant weleens horen spreken over voorafgaande journaalposten of vjp’s. Dit zijn journaalposten die de accountant maakt om correcties in je administratie te verwerken voordat hij de jaarrekening kan opstellen. Uiteindelijk verwerk je die ook in je eigen administratie om aansluiting met de jaarrekening te krijgen.

2.5 Dagboeken

Om een volgende ordening te maken in de administratie verzamel je de verschillende soorten journaalposten in een dagboek. Alle journaalposten met betrekking tot inkopen verzamel je in het dagboek inkoop. Journaalposten met betrekking tot de verstuurde verkoopfacturen in het verkoopboek. Naast deze twee dagboeken maak je gebruik van een bankboek per bankrekening, een giroboek per postbankrekening, zolang die blijven bestaan en een kasboek voor alle journaalposten met betrekking tot kas. Ook in het boekhoudprogramma Boekhouden Totaal zie je deze dagboeken terugkomen. Nu kan het nog voorkomen dat je journaalposten moet maken die je niet in deze dagboeken kwijt kunt. Daarvoor bestaat het dagboek memoriaal, dat ook wel diverse postenboek genoemd kan worden.

Onder inkopen moet je overigens niet alleen het inkopen van goederen om door te verkopen verstaan. Ook alle kosten die je uitgeeft, zoals bijvoorbeeld je telefoonkosten, verwerk je in dit dagboek.

Resumerend kom je dan aan de volgende dagboeken:

• inkoopboek, voor de verwerking van alle inkoopfacturen, zowel goederen voor verkoop als ook grondstoffen en andere kosten die je maakt;
• verkoopboek, voor de verwerking van iedere verkoopfactuur die je verstuurt. Dat zijn zowel de positieve facturen als ook de negatieve facturen of creditnota’s;
• bankboek, voor de verwerking van alle bankontvangsten en -uitgaven;
• giroboek, voor de verwerking van de ontvangsten en uitgaven op de postbankrekening, nu van ING bank en nog eerder Giro;
• kasboek, voor de verwerking van alle kasontvangsten en -uitgaven;
• memoriaal, voor de verwerking van alle journaalposten die je in de bovenstaande dagboeken niet kwijt kunt.

Theoretisch is het gewenst deze scheiding volledig in je administratie aan te brengen. Bij volledige boeking van alle te betalen kosten in het inkoopboek en alle te ontvangen verkopen in het verkoopboek krijg je in het bankboek alleen betalingen aan leveranciers en ontvangsten van afnemers. In de praktijk is dat niet haalbaar. De bank brengt bijvoorbeeld kosten in rekening zonder daarvoor een factuur te sturen die je eerst inboekt. In dit geval boek je de kosten dus rechtstreeks zonder eerst te boeken in een inkoopboek.

2.6 De kolommenbalans

Voor het opstellen van de balans en resultatenrekening maak je gebruik van een kolommenbalans. Dit is een overzicht van alle grootboekrekeningen en bestaat uit de volgende kolommen van links naar rechts:

1. de grootboekrekeningen met nummer en omschrijving;

2. de proefbalans met een debet- en creditkolom;

3. de saldibalans met een debet- en creditkolom;

4. de resultatenrekening met een debet- en creditkolom, en;

5. de balans met debet- en creditkolom.

Je begint met het invullen van de grootboekrekeningen en proefbalans. Per grootboekrekening tel je het totaal van de mutaties aan de debetzijde en het totaal van de creditzijde zonder rekening te houden met afsluiting van de rekening.

De grootboekrekening is hier in evenwicht gebracht met de afsluiting ‘31/01 naar balans 110.500’. Bij invulling van de proefbalans laat je die afsluiting buiten je telling. Je krijgt dan:

Vanuit de proefbalans stel je vervolgens de saldibalans op door het saldo van de rekeningen te bepalen. Bij het bepalen van het saldo is debet plus en credit min. In dit geval krijg je dus:

€ 175.000 -/- € 64.500 = € 110.500. De uitkomst is positief en dat betekent een debetsaldo.

De volgende stap is het invullen van de resultatenrekening of balans. Het saldo breng je over naar de juiste kolom. Een debetsaldo blijft in de debetkolom, maar je maakt een keuze tussen resultatenrekening of balans. In dit geval is de rekening bank een balansrekening. Het saldo komt dus aan de debetzijde van de balans.

Nadat je alle rekeningen uit je administratie hebt ingevuld bepaal je het resultaat voor de periode door het verschil uit te rekenen tussen de debet- en creditkolom van de resultatenrekening. Met dat resultaat breng je de resultatenrekening in evenwicht. Vervolgens plaats je dit resultaat ook op de balans om de balans in evenwicht te brengen. Een debetsaldo op de resultatenrekening betekent winst, dat je op de balans aan de creditzijde moet plaatsen. Het eigen vermogen neemt immers toe door een winst.

Hier volgt een voorbeeld van een hele kolommenbalans met de volgende gegevens:

Het totaal van debet en credit moet in de proefbalans altijd in evenwicht zijn, zo niet dan heb je iets fout geboekt of verkeerd overgenomen. Overigens betekent evenwicht in de proefbalans nog niet dat je alles goed hebt gedaan. Je kunt nog wel op de verkeerde rekening geboekt hebben.

Na de proefbalans volgt de saldibalans:

Ook de saldibalans moet in evenwicht zijn. Dat is alleen niet het geval als je ergens een telfout hebt gemaakt. De volgende stap is verdeling van de posten uit de saldibalans naar resultatenrekening en balans.

Door de verdeling van de grootboekrekeningen over resultatenrekening en balans zijn de laatste waarden aan debet- en creditzijde niet gelijk. Op de resultatenrekening bepaal je uit het verschil het resultaat, verlies of winst. In dit geval is er sprake van winst omdat de creditzijde hoger is dan de debetzijde. Evenwicht bereik je door aan de debetzijde de winst te plaatsen. Een winst betekent een toename van het eigen vermogen, dat toeneemt door boeking aan de creditzijde. De behaalde winst neem je in de balans dus op aan de creditzijde.

Na de verwerking van het resultaat moeten debet- en creditzijde aan elkaar gelijk zijn op zowel de resultatenrekening als op de balans. Als dat niet het geval is, dan maak je ergens een fout.

Wanneer je niet in evenwicht bent op de kolommenbalans, dan moet je gericht zoeken naar de fout. Een afwijking kan bijvoorbeeld veroorzaakt worden doordat je een waarde in de verkeerde kolom hebt ingevuld, debet in plaats van credit of andersom. Het verschil tussen debet en credit moet je eerst door twee delen en kijken of je die uitkomst als bedrag ergens vermeld vindt. Dat is dan waarschijnlijk de post die aan de verkeerde zijde staat.

Een ander trucje om een fout op te sporen is te kijken of het verschil deelbaar is door 9. Een dergelijk verschil duidt op een schrijffout in de volgorde van je cijfers. Je hebt bijvoorbeeld 2.700 ingevuld in plaats van 7.200. Het verschil is 4.500 en dat is deelbaar door 9. Voor een verkeerde volgorde van getallen gaat dat altijd op. 1.735.904 in plaats van 1.753.904 is een verschil van 18.000, duidelijk ook deelbaar door 9.

Belangrijke mededeling

De procedures en programma’s die in deze handleiding worden genoemd, worden meegedeeld zonder inachtneming van enige patenten en zijn bedoeld voor leerdoeleinden. Alle gegevens, technische aanwijzingen en programma’s in deze handleiding zijn, evenals de meegeleverde cd-rom, door de auteurs met grote zorg bijeengebracht. De uitgever kan echter geen garantie, juridische verantwoordelijkheid of andere aansprakelijkheid dragen voor de gevolgen van foutieve informatie. De product- en bedrijfsnamen die in dit document worden genoemd, kunnen handelsmerken zijn van de respectievelijke eigenaren. De teksten in dit document zijn suggesties en voorbeelden. Daarbij gaat het om een selectie, zonder aanspraak te maken op volledigheid. De uitgever en de auteurs dragen, ondanks de zorgvuldige samenstelling, geen enkele verantwoordelijkheid voor de volledigheid en de juistheid van de inhoud van deze handleiding en geven geen garantie dat de gebruiker aan de hand van de tekst daadwerkelijk het gestelde doel bereikt. Het gebruik van de handleiding is volledig voor risico van de gebruiker. Op dit product wordt uitsluitend technische (dus géén boekhoudkundige) ondersteuning verleend. Teneinde het programma volwaardig te kunnen gebruiken moet je de nodige boekhoudkundige kennis hebben. Raadpleeg bij twijfel altijd je boekhouder of accountant. Deze handleiding is met de grootste zorg samengesteld. Het is mogelijk dat het programma na een update anders werkt of er anders uitziet dan hier staat beschreven. Bij iedere update zal een elektronische versie van de handleiding worden bijgewerkt en samen met de update op je systeem worden geïnstalleerd. Je vindt deze elektronische versie onder de Help-knop van het programma. Raadpleeg bij twijfel deze elektronische versie omdat die altijd de recentste informatie bevat.

In principe gaat de installatie van de software geheel automatisch. Doe de cd-rom in de cd-romspeler en volg verder alle instructies op het scherm. Wanneer het installatieprogramma niet automatisch opstart, doe je het volgende:

Ga naar Start/Start > Uitvoeren/Run > Bladeren/Browse en kies daar voor X:\setup.exe (wanneer X je cd-romspeler is). Vervolgens volg je alle instructies op het scherm.

3.1 Handleiding

Bij nagenoeg al onze producten is een digitale handleiding meegeleverd in PDF-formaat; in de meeste gevallen vind je die onder Start >Programma’s > Osirius > [naam pakket]. In andere gevallen is een ‘Online Help’ beschikbaar.

3.1.1 Adobe Reader

De elektronische versie van de handleiding en de voorbeelden en migratiehandleiding staan in het PDF-formaat. Hiervoor heb je een speciaal programma nodig dat Adobe Reader heet. Vaak staat dit programma al op je computer. Mocht dit niet het geval zijn, dan kun je Adobe Reader zelf installeren. Het programma staat op de cd-rom in de map Adobe.

3.2 Herinstallatie

Mocht je van mening zijn dat het programma niet goed functioneert dan kun je het beste contact opnemen met de helpdesk. Herinstallatie van het programma is zelden zinvol. Mocht je toch willen herinstalleren, bewaar dan wel het licentiebestand omdat je dit maar één keer kunt aanvragen! Het licentiebestand is te vinden in de gegevensmap van het programma dat weer in de map Mijn documenten staat.

3.3 Inrichten van de eigen administratie

Voor je aan de slag gaat met Boekhouden, Boekhouden Pro of Boekhouden Totaal willen we je op een aantal belangrijke punten wijzen die belangrijk zijn voor het inrichten van je eigen administratie.

3.3.1 Wel of niet factureren

Bij Boekhouden Totaal krijg je de keuze of je het pakket wel of niet gaat gebruiken voor het maken van facturen. Met de facturatiemodule kun je niet alleen snel en eenvoudig facturen maken en aan de klanten versturen maar deze ook met één handeling in het dagboek verkopen verwerken.

Gebruik je de facturatiemodule niet omdat je bijvoorbeeld al een ander programma gebruikt voor het maken van facturen – dan moeten de verkoopfacturen handmatig in het dagboek verkopen worden ingevoerd.

3.3.2 De administratie inrichten

Het inrichten van een administratie bestaat voornamelijk uit het maken van grootboekrekeningen en koppelingen van die rekeningen naar BTW-typen en balansgroepen.

Heb je weinig of geen ervaring met (computer)boekhouden laat het ingebouwde rekeningschema dan voor wat het is. Het is absoluut niet nodig om het rekeningschema te wijzigen of aan te vullen. Alleen indien de accountant of boekhouder je aanraadt een rekening te wijzigen of een nieuwe rekening aan te maken, kun je dat doen. De boekhoudversies voorzien in een rekeningschema en alle andere zaken die nodig zijn voor de meeste boekhoudingen van kleine en middelgrote bedrijven. Het enige dat je moet doen om met Boekhouden of Boekhouden Pro aan de slag te gaan, is het invullen van de eigen bedrijfsgegevens en het invoeren (of importeren) van relaties (klanten en leveranciers) en als je met Boekhouden Totaal wilt factureren het invoeren of importeren van je artikelen- en/of dienstendatabase.

Ben je een ervaren (computer-)boekhouder dan zul je misschien een eigen rekeningschema willen hanteren. Boekhouden en Boekhouden Pro en Boekhouden Totaal bieden de mogelijkheid om het rekeningschema helemaal zelf samen te stellen.

Bekijk ook regelmatig onze website http://boekhouden.osirius.nl voor de veelgestelde vragen & antwoorden en extra tips.

3.3.3 Internet

De programmatuur uit de Osirius Business Software-lijn maakt volop gebruik van de mogelijkheden die internet biedt. Zo zal het openingsscherm een speciale webpagina tonen met tips, veel gestelde vragen en programma-updates. Ook zullen we regelmatig handige en vaak gratis uitbreidingen publiceren. Het is daarom beter dat je een computer gebuikt die is voorzien van een internetverbinding.

Indien de computer met internet is verbonden, kan het programma automatisch updates installeren. Zonder internetverbinding is dit natuurlijk niet mogelijk. Kijk dan regelmatig op http://boekhouden.osirius.nl om handmatig updates te downloaden en die op de boekhoudcomputer te installeren.

Bij gebruik van internet, raden wij sterk aan om er zeker voor zorgen dat je de service packs hebt geïnstalleerd, een goede firewall gebruikt (bijvoorbeeld die is ingebouwd in Service Pack 2 van Windows XP) en goede antivirussoftware hebt.

3.3.4 Elektronische versie van handleiding

Deze handleiding is met de grootste zorg samengesteld. Het is mogelijk dat het programma na een update anders werkt of er anders uitziet dan hier staat beschreven. Bij iedere update zal een elektronische versie van de handleiding worden bijgewerkt en samen met de update op het systeem worden geïnstalleerd. Deze elektronische versie vind je onder de Help-knop van het programma. Raadpleeg bij twijfel deze elektronische versie omdat die altijd de recentste informatie bevat.

De programma’s van Osirius Business Software maken gebruik van een gebruikersinterface, die veel lijkt op de interface van de Office-programma’s van Microsoft. Met deze interface kan veel informatie op overzichtelijke wijze gepresenteerd. Voor het gemak is het mogelijk om de interface op je eigen wensen aan te passen. In dit boek gebruiken we verschillende modules als voorbeeld. Niet alle pakketen bevatten alle modules, dus het kan een enkele keer voorkomen dat een module in de geïnstalleerde versie niet beschikbaar is. We proberen zo veel mogelijk gebruik te maken van modules die in alle pakketten beschikbaar zijn.

Op de dvd bij het boek vind je diverse instructiefilmpjes waarin je kunt zien hoe een en ander in het progamma Boekhouden Totaal in z’n werk gaat.

4.1 Onderdelen van het scherm

In de volgende paragrafen bespreken we de onderdelen van het programmascherm.

4.1.1 Titelscherm

Bovenin het scherm staat de titelbalk, met daarin de programmanaam en -versie en de naam van de database die je geopend hebt. Heb je nog geen database geopend dan zie je [Geen administratie open].

Rechts in de titelbalk staan drie symbooltjes:

• liggend streepje, om het scherm te minimaliseren;
• half open vierkantje, om het scherm te maximaliseren, of in maximaal venster te verkleinen;
• kruisje, om het programma te beëindigen.

In de gemaximaliseerde versie van het programma verdwijnen de symbooltjes. Door met de muis rechtsboven over de titelbalk te bewegen verschijnen er tekens in de balk waarop je kunt klikken. Bovendien staat in de tekst de functie van het teken als je de muis even op het teken houdt.

Na je keuze van een administratie in het startscherm, staat de naam van de database in de titelbalk.

4.1.2 Menubalk

Direct onder de titelbalk staat de menubalk met onder de geselecteerde menukeuze de beschikbare onderdelen.

Grijze pictogrammen zijn niet actief, zonder geopende database zijn de meeste pictogrammen grijs en de meeste functies dus niet actief. De werking van de menubalk is gelijk aan de 2007-versies van MS-Office. De menubalk past zich automatisch aan de breedte van het scherm aan. Indien mogelijk zijn de pictogrammen groot met een toelichtende tekst daaronder. Bij een smaller scherm worden de pictogrammen eerst kleiner, vervolgens nog smaller en de tekst verdwijnt en daarna nog smaller en je houdt alleen een menukeuze over.

Om een database te openen gebruik je eerst de startknop.

In het volgende scherm staan de administraties waar je mee werkt en je ziet dat de knoppen in het menu actief worden.

4.1.3 Werkvensters

Afhankelijk van de menukeuze verandert de inhoud van het werkscherm. Zo zie je in het eerste werkscherm een overzicht van de beschikbare administraties. Boven aan ieder werkscherm, net onder de menubalk staat de titel van het scherm en aan de rechterkant staat altijd een kruisje, waarmee je het werkscherm kunt afsluiten. Na de keuze van de startknop krijg je het werkscherm ‘open administratie’.

In dit scherm kies je met welke database je aan het werk wilt gaan. De inhoud van de overige schermen behandelen we bij de verschillende menuonderdelen.

Per administratie zie je de datum waarop je de database hebt aangemaakt, de datum waarop je voor het laatst een check hebt uitgevoerd en de locatie van de database op je computer.

Veel werkvensters hebben een gelijksoortige opbouw. Aan de linkerkant staat een lijst met rijen en kolommen en aan de rechterkant een of meer deelvensters waarin gegevens kunnen worden ingevuld. In sommige werkvensters staat alleen maar een lijst. Tussen lijst en invuldeelvenster staat een splitter; een dikke lijn die – wanneer je daar met de muis overheen beweegt – naar links of rechts kan schuiven. Hiermee kun je meer ruimte maken voor de lijst of voor het invulscherm.

Wanneer een scherm bestaat uit een lijst en een invulscherm, dan staat in het menu een knop Lijst uitklappen.

De lijst kun je naar eigen wens aanpassen en je kunt de lijst gebruiken voor verschillende soorten rapportages. Door op de knop Lijst uitklappen te klikken komt de lijst in het gehele scherm te staan, waarna je die gemakkelijk kunt bewerken. De overige knoppen om de lijst te bewerken worden na het uitklappen ook actief.

Alle kolommen zijn te verplaatsen naar de gewenste positie. Klik met de linkermuisknop op de kolomkop en houd de muisknop ingedrukt. Vervolgens kun je de kolom daar zetten, waar je die hebben wilt. Laat de muisknop los en klaar. Nieuwe kolommen toevoegen doe je door te kiezen voor Lijst aanpassen. Je krijgt dan een overzicht van beschikbare velden.

Op dezelfde manier als het verplaatsen van kolommen selecteer je een veld in het keuzescherm en verplaats je dat naar de kolommenbalk. Kolommen die al in het scherm staan, maar die je wilt verwijderen sleep je naar het veldenoverzicht. Laat de muisknop daar los en de kolom verdwijnt uit beeld.

Wanneer je op een kolomkop klikt met de muis dan verschijnen een driehoekje en trechter aan de rechterkant van de kolom.

Door op het driehoekje te klikken of dubbelklikken op de kolomkop sorteer je de kolom oplopend of aflopend. Aan het driehoekje kun je zien hoe je gesorteerd hebt. Met de trechter kun je gegevens in de kolom filteren. Met filteren kun je aangeven welke gegevens je wilt zien op basis van een voorwaarde die je meegeeft. Of je selecteert één specifiek veld uit de lijst die je te zien krijgt door op de trechter te klikken met de muis. Door te kiezen voor ‘aangepast’ in het filterscherm kun je een voorwaarde meegeven waaraan de gegevens moeten voldoen.

Filter je bijvoorbeeld in de namen van je relaties, dan kies je voor de optie ‘bevat’ en geef je in het rechtervak de voorwaarde, bijvoorbeeld %kantoor%. De procenttekens voor en achter kantoor betekenen dat alle tekens voor en na kantoor kunnen voorkomen, dus de tekst ‘kantoor’ moet ergens voorkomen in de naam. Met de filteroptie krijg je bijvoorbeeld zowel accountantskantoor als kantoormeubelen. Vul je %kantoor in dan krijg je wel accountantskantoor, maar niet kantoormeubelen, omdat de naam moet eindigen op kantoor. Vul je kantoor% in, dan krijg je juist wel kantoormeubelen maar niet accountantskantoor. In dat geval moet de naam beginnen met kantoor.

Gegevens uit een lijst kun je ook groeperen. Je kunt bijvoorbeeld een groep maken van alle relaties die dezelfde betalingstermijn hebben. Dit kan alleen als die kolom ook in de lijst voorkomt. Klik met de rechtermuisknop op de kolom Termijn en kies voor ‘groepeer op dit veld’. Je krijgt dan het volgende scherm.

De relaties staan per betalingstermijn gegroepeerd. Door met de muis op het plusteken te klikken klapt de groep open en zie je welke relaties binnen de groep horen. Kies je voor het plusteken van Termijn: 14 - Betaling binnen 14 dagen, dan krijg je te zien welke relaties binnen 14 dagen moeten betalen.

Wanneer je de lijst naar behoefte hebt ingericht, kun je deze opslaan via de knop Lijst opslaan. Geef een naam voor de lijst zonder extensie, dan slaat het programma de lijst op als .xml. Je kunt ook kiezen voor de optie Maak dit de standaard lijst zodat de lijst automatisch de bestandsnaam default.xml krijgt. Elke keer dat je het scherm opent, waarvoor de lijst van toepassing is, gebruikt het programma deze standaardlijst.

Rechts in beeld zie je een wit invoervlak met een blauw vierkantje aan de rechterkant. Door op het vierkantje te klikken met de muis krijg je een overzicht van de lijsten en rapporten die je hebt opgeslagen. In deze lijst kun je een keuze maken om een eerder bewaarde lijst op te halen.

Met Lijst afdrukken kun je de gegevens uit een lijst afdrukken. Je krijgt altijd eerst een voorbeeld van de afdruk op het scherm, waarna je van daaruit een afdrukopdracht kunt geven.

Met de rapportgenerator kun je zelf rapporten opmaken, die je op dezelfde wijze als een lijst kunt selecteren. Rapporten hebben altijd de extensie .repx. Het werken met de rapportgenerator komt aan bod bij het aanpassen van factuursjablonen, maar kijk voor een uitgebreide werking van de rapportgenerator in de handleiding sjablonen, die je vindt via de documentatie knop in het menu algemeen.

4.2 Menu’s

Per menubalk bespreken we de mogelijkheden van de schermen. Alle werkschermen komen daarbij aan bod in de volgorde waarin je die waarschijnlijk zult gaan gebruiken.

4.2.1 Menu Algemeen

• Start! opent het werkscherm, waarin de administraties staan vermeld die je hebt aangemaakt.
• Openen opent de administratie die je met de muis hebt geselecteerd. De geselecteerde administratie staat in de blauwe balk.
• Nieuw opent een scherm, waarin je de naam van de nieuwe database opgeeft. Daarna maakt het programma automatisch een nieuwe database aan.

De nieuwe database is na het aanmaken direct geopend.

• Sluit gebruik je om de administratie waarmee je aan het werk bent af te sluiten. Met openen wordt de administratie die je gebruikt overigens ook afgesloten en de nieuwe database geopend.
• Kopieer gebruik je om van een met de muis geselecteerde database een kopie te maken. Na het kopiëren opent het programma de kopie direct.
• Wis gebruik je om een geselecteerde database te verwijderen. Een geopende database kun je niet verwijderen.
• Backup moet je regelmatig gebruiken om een back-up van de database te maken. Van een geopende database kun je geen back-up maken. Sluit eerst de database en selecteer de administratie waarvan je een back-up wilt maken. De knop Backup plaatst een kopie van de database in de directory Backups. De extensie van de back-up is osb.
• Restore gebruik je om een back-up terug te halen. Na de selectie kom je in het scherm met de beschikbare back-ups.

Boven aan het werkscherm zie je de keuzemogelijkheid Standaard backup of Systeem backup. Bij keuze van Standaard backup krijg je een overzicht van de back-ups die je handmatig hebt gemaakt en de back-ups die je automatisch krijgt voor check van de database. De keuze Systeem Backup laat een overzicht zien van de databases waarvan het systeem automatisch een back-up heeft gemaakt. Aan de hand van datum en tijd kun je een database selecteren die je opnieuw wilt gebruiken. Selecteer de gewenste database en druk op de knop Restore. Het systeem plaatst de database terug en je kunt weer verder met de juiste database.

• Check moet je regelmatig gebruiken om de database te controleren op consistentie. Bij het openen van de database zie je wanneer je voor het laatst een check hebt uitgevoerd. Als de controle fouten constateert, dan krijg je een overzicht van de geconstateerde problemen. Aan de hand daarvan kun je proberen die problemen op te lossen. Lukt dat niet, dan kun je het beste contact opnemen met de helpdesk. Na een check opent het programma de database ook direct.
• Thuis-pagina laat de pagina met algemene informatie zien, waarop je ook makkelijk door kunt klikken naar de internetpagina’s van ­Osirius.
• Documentatie is een knop waar een pijltje onder staat. Dit houdt in dat het een keuzemenu is. Door te klikken met de muis krijg je de keuze uit de handleiding en de handleiding voor het veranderen van sjablonen.
• Helpdesk laat je zien op welke manieren je in contact kunt komen met de helpdesk. Dat kan telefonisch of via mail.
• Info geeft informatie over de versie van het softwarepakket, de copyrights en ontwikkelaar.
• Licentie laat zien hoe je het pakket geregistreerd hebt. Daar kun je ook zien tot wanneer je het pakket kunt blijven gebruiken, je kunt upgraden. Je kunt hier de sleutel voor een abonnement invoeren.
• Updates controleert automatisch op updates via internet. Je moet dan uiteraard wel een actieve internetverbinding hebben. Vervolgens verschijnt het updatewerkscherm.

Linksboven in het werkscherm kun je aangeven dat het pakket bij het starten automatisch moet controleren of er updates beschikbaar zijn. Bij het opstarten voert het pakket bij elke start die controle uit en laat hetzelfde scherm zien als er updates beschikbaar zijn.

Ondanks dat de controle al automatisch is uitgevoerd, kun je toch nog op de knop Controleer nu op updates drukken. Zijn er wel updates beschikbaar, dan kun je die ophalen met de knop Downloaden updates en vervolgens na download kiezen voor Installeer update. Na installatie sluit het pakket zichzelf af en moet je even opnieuw starten. Ben je om wat voor reden dan ook niet tevreden met de nieuwste versie, dan kun je terug naar een oudere versie via het onderste gedeelte van het updatescherm. Met de muis kun je de beschikbare oudere versie selecteren en met de knop Zet oude versie terug ga je terug naar de geselecteerde versie. Het programma sluit zich in dat geval ook af en start vanzelf weer op. De nieuwe versie staat vervolgens als oude versie beschikbaar in het updatescherm.

4.2.2 Menu Instellingen

Hoewel het menu Instellingen als laatste staat vermeld is dit het menu dat je nodig hebt direct nadat je een nieuwe database hebt aangemaakt. De nieuwe database is al ingericht zodat je daarmee gelijk aan de slag kunt, maar je moet nog het een en ander naar je eigen wensen aanpassen.

Programmainstellingen

Na de keuze van de programmainstellingen krijg je het volgende werkvenster.

Bij Gegevensmap kun je aangeven waar de database wordt opgeslagen. Via het blauwe vak met puntjes daarin kun je de directory voor opslag eenvoudig selecteren. Je krijgt dan het standaard Windows selectiescherm in beeld.

Door de optie Heropen laatst geopende administratie te selecteren start het programma altijd met de laatst geopende database. Vooral handig als je maar met één administratie werkt, dan hoef je niet via Start elke keer de administratie te openen.

Bij Backup locatie kun je een afwijkende locatie opgeven voor opslag van back-ups. Standaard worden back-ups opgeslagen in de map Backups die je vindt als subdirectory van de gegevensmap.

Selectie van de optie Auto backup bij starten programma zorgt voor een automatische back-up elke keer dat je het programma start. Je vindt deze back-ups bij Restore terug als je kiest voor de optie Systeem backup.

Met het selecteren van Log Events wordt een logbestand gemaakt, waarin je kunt aflezen welke handelingen zijn uitgevoerd. De bestanden vind je terug in de directory Logs in de gegevensmap.

Uitgebreide foutmeldingen zorgt voor extra toelichting bij fouten die je maakt.

Met Kleurpalet kun je de kleurinstellingen van het programma aanpassen. Na de installatie staat de kleur standaard op Black, maar je kunt uit diverse mogelijkheden kiezen welke je het mooiste vindt. Na de selectie zijn de kleuren gelijk gewijzigd.

De optie Bewaar layout-wijzigingen dagboeken ten slotte kun je gebruiken om aanpassingen die je maakt in de lijst van de dagboeken automatisch op te slaan. Zonder een vinkje bij deze optie zal bijvoorbeeld de aanpassing van een kolom na afsluiting weer ongedaan gemaakt worden.

Stamgegevens

Bij Stamgegevens kunnen algemene bedrijfsgegevens, behorend bij de geopende database, worden ingevoerd en gewijzigd.

Het werkvenster bestaat uit twee delen. Het scherm begint met algemene gegevens en midden op het scherm zie je extra tabs, waar specifieke gegevens veranderd kunnen worden. Onder aan het scherm staat een regel Promotietekst, die op facturen en orderformulieren standaard kan worden afgedrukt, deze is per database en blijft bij een andere tabkeuze hetzelfde.

Het scherm opent eerst met gegevens over het factuuradres.

In dit scherm vul je de algemene adresgegevens in voor je eigen bedrijf, of het bedrijf waarvoor je de administratie bijhoudt. Bij de tab Verzendadres krijg je soortgelijke velden, die je kunt gebruiken als verzendadres en factuuradres niet overeenkomen.

Bij de tab Sjablonen geef je aan welke sjablonen je wilt gebruiken bij welke situatie.

Rechts van ieder invulveld staat een driehoekje. Door op het driehoekje te klikken met de muis krijg je een vervolgkeuzelijst in beeld, waaruit je het sjabloon kunt kiezen dat je wilt gebruiken. Bij e-mail sjabloon zijn nog geen standaardsjablonen beschikbaar. Bij de vervolgkeuzelijst staat alleen de optie Nieuw sjabloon. Na keuze van deze optie kom je in de sjablooneditor, waarin je een eigen sjabloon kunt ontwerpen. Sla het sjabloon op in de subdirectory Email. Sluit het scherm af en start opnieuw. De aangemaakte nieuwe sjablonen komen dan ook in devervolgkeuzelijsten in beeld. Voor het aanmaken van een nieuw sjabloon kun je ook gebruikmaken van de knop Aanpassen sjabloon.

In de delen Voorvoegsels en Aanvangsnummering kun je aangeven hoe je de nummering op verschillende onderdelen wilt gebruiken. Wil je bijvoorbeeld de facturen nummeren als FACT0001 en zo oplopend, dan vul je bij factuur in Voorvoegsels FACT in en geef je bij Aanvangsnummering in het veld factuur 0001.

Bij de tab Herinneringen kun je het herinneren van je debiteuren instellen.

Je hebt vier mogelijkheden voor sjablonen, waarbij je aangeeft na hoeveel dagen, weken of maanden over tijd je die wilt versturen. Voor het verzenden van herinneringen per e-mail kun je met de knop Email onderwerp voor de vier verschillende herinneringen aangeven welke tekst je wilt meegeven in de onderwerpregel van het bericht. Daarbij heb je ook de beschikking over variabele velden die je bij sjablonen ook kunt gebruiken.

Met de knop Herinneringsteksten kun je de tekst van de brieven onderhouden. Je moet de standaardsjablonen naar de eigen bedrijfsgegevens aanpassen.

Bij Email & afdrukken kun je aangeven dat je wilt herinneren per e-mail en daarbij krijg je twee variabele mogelijkheden. Een automatisch aangemaakt e-mailbericht kun je laten opslaan in de conceptenmap van je e-mailprogramma, zodat de berichten niet automatisch verstuurd worden. Daarnaast kun je indien gewenst een kopie van de factuur in het bericht bijsluiten.

Via Automatisering kun je het herinneringsproces automatiseren, door naar keuze vinkjes aan of uit te zetten. De mogelijkheden spreken verder voor zichzelf.

Het tabblad Bank gebruik je om de verschillende bankrekeningen die je gebruikt in te voeren en te koppelen aan een grootboekrekening.

Bij Naam geef je een omschrijving van de bankrekening die je wilt toevoegen. Bij Rekeningnummer het bankrekeningnummer en bij Grootboekrekeningde rekening die je gebruikt voor het bijhouden van de mutaties. Bij het ontbreken van de juiste grootboekrekening kun je die met Nieuwe rek. vanuit dit scherm aanmaken.

Zoals ook blijkt uit de toelichting op het scherm moet de bankrekening bestaan uit 10 cijfers, behalve de oude postbank- of girorekeningen. Die rekeningen moet je laten voorafgaan met een P. De meeste bankrekeningen in Nederland bestaan uit een combinatie van 9 cijfers, zodat je zelf een voorloop-0 moet toevoegen. Bovendien bestaat een controle op de bankrekening die elfproef heet en waaraan elke bankrekening moet voldoen. Druk op Elfproef om te kijken of de rekening voldoet, zo niet dan is het rekeningnummer fout ingevoerd. Het programma controleert niet automatisch, dus voer de controle even zelf uit om later problemen te voorkomen. Klik op de knop Opslaan om de gegevens op te slaan en je ziet de nieuwe bankrekening in het linkerscherm verschijnen. Het is niet mogelijk om eerder ingevulde gegevens te verwijderen, wel kun je deze aanpasssen.

Voor een elfproef ga je uit van de 9 cijfers van de rekening. Het eerste nummer vermenigvuldig je met 9, het tweede nummer met 8, het derde met 7 en zo verder. De uitkomsten van deze vermenigvuldigingen tel je bij elkaar op en dat getal moet geheel deelbaar zijn door 11. Dus deling door 11 moet een rond getal opleveren. Als dat niet het geval is, dan is er geen sprake van een bankrekeningnummer.

Bij het tabblad BTW vul je algemene gegevens in met betrekking tot de btw-aangifte.

Vul eerst je Fiscaal nummer in, dat bestaat uit 9 cijfers. Let op dat je het juiste nummer invult want het programma doet geen automatische controle. Ook voor het fiscaal nummer kun je een elfproef toepassen, bijna op dezelfde wijze als een bankrekeningnummer.

Vermenigvuldig het eerste cijfer met 9, het tweede met 8, het derde met 7 en zo verder. Het laatste cijfer gebruik je niet. Tel vervolgens de vermenigvuldigingen bij elkaar op (getal A) en deel dat getal door 11. Rond de uitkomst af op een heel getal naar beneden en vermenigvuldig dat weer met 11, (getal B). Het verschil tussen getal A en getal B moet gelijk zijn aan het laatste cijfer van het fiscaal nummer. Fiscaal nummer 7764.282.14 voldoet aan de test.

(7 * 9) + (7 * 8) + (6 * 7) + (4 * 6) + (2 * 5) + (8 * 4) + (2 * 3) + (1* 2)
= 235 (getal A)

235 / 11 = 21,4 en afgerond naar beneden 21

21 * 11 = 231 (getal B).

Het laatste cijfer van het fiscaal nummer moet dan gelijk zijn aan
235 -/- 231 = 4.

Dezelfde toets gaat ook op voor je eigen burgerservicenummer (BSN).

Het BTW-nummer is gelijk aan je fiscaal nummer gevolgd door de letter B en een volgnummer, dat door de belastingdienst wordt toegekend. Dit volgnummer is bijna altijd 01, maar kan bij meerdere ondernemingen verschillen. Het btw-nummer, dat hoort bij het fiscaal nummer uit de voorbeeldberekening is dan 776428214B01. Voor vermelding van je btw-nummer op je verkoopfacturen moet je daar nog NL voor zetten.

De contactpersoon, het e-mailadres en telefoonnummer zijn nodig voor de elektronische aangifte. Die gegevens worden meegestuurd naar de belastingdienst. De gegevens met betrekking tot de mailbox krijg je van de belastingdienst nadat je daarvoor een aanvraag hebt ingediend. Raadpleeg voor het aanvragen van die gegevens de internetsite van de belastingdienst.

Van de belastingdienst krijg je door over welke periode je de aangifte moet indienen, selecteer de juiste periode door op het juiste keuzerondje te klikken.

Verzendkosten

Bij Verzendkosten kun je de manier waarop je de kosten wilt toepassen inrichten. In het pakket zijn verschillende opties mogelijk om met de verzendkosten om te gaan.

Door Geen verzendkosten of Verzendkosten worden in de facturatie opgegeven te selecteren worden de onderstaande mogelijkheden uitgeschakeld. Bij de eerste optie worden geen verzendkosten berekend, bij de tweede optie kunnen de verzendkosten handmatig worden ingevoerd bij opstellen van de verkoopfactuur.

Wanneer je werkelijk gemaakte verzendkosten in rekening brengt, dan hoef je daarover geen btw te bereken. Je kunt het selectievakje Verzendkosten in de BTW leeglaten. In alle overige gevallen moet je over de verzendkosten wel btw berekenen, zodat je voor overige gevallen de optie moet selecteren. Over de kosten die je in rekening brengt berekent het programma dan automatisch ook de omzetbelasting.

De eerste mogelijkheid is het opgeven van vaste verzendkosten. Op iedere factuur breng je een gelijk bedrag aan verzendkosten in rekening ongeacht de aantallen of het gewicht dat je verzendt.

Optellen bij verzendkosten kun je selecteren als je standaard een bedrag optelt bij de verzendkosten als vergoeding voor administratiekosten of handlingskosten. De verzendkosten zullen dan veelal gebaseerd zijn op gewicht of aantal. Op dezelfde manier kun je Vermenigvuldigen met verzendkosten activeren. Voor een standaardverhoging van 10% vul je dan 1,1 in het veld in. De opties kunnen niet gecombineerd gebruikt worden. Kies je voor vermenigvuldigen dan wordt optellen automatisch uitgeschakeld.

Voor de optie Gebaseerd op gewicht kun je een bedrag invullen dat per gewicht berekend wordt. Bij een bedrag van € 2,50 en een gewicht van 3 kilo berekent het pakket € 7,50 aan verzendkosten, eventueel verhoogd met het vaste bedrag dat je optelt of de vaste vermenigvuldigingsfactor.

Voor Vaste lijst met verzendkosten moet je de onderstaande lijst invullen. Je kunt verschillende opties invoeren, die je bij facturatie kunt kiezen. De kosten zijn onafhankelijke van gewicht of aantal, maar kunnen wel worden vermenigvuldigd met de vaste factor of standaard kan er een extra bedrag worden opgeteld.

Voor Gebruik onderstaande tabel moet je de tabel invullen met de verschillende tarieven die je wilt gebruiken. Afhankelijk van het aantal of gewicht selecteert het programma het juiste tarief voor de verzendkosten. Je geeft de verzendkosten op per transporteur, de voorkeur van transporteur kun je in het volgende veld aangeven, maar kun je bij het opstellen van de factuur altijd nog overschrijven.

Onder aan het scherm staat een mogelijkheid om de verzendkosten te berekenen. Vul het gewenste aantal of gewicht in en kijk naar de uitkomst.

BTW-typen

De knop BTW-typen opent het menu BTW-instellingen.

Standaard staan de btw-codes ingevuld, die je ook op de btw-aangifte tegenkomt. Daarbij staan ook de juiste percentages al ingevuld. Bij enkele btw-codes zie je een percentage van 99,00 staan. Door dit tarief weet het programma dat sprake is van een variabel tarief, dat dan handmatig moet worden ingevoerd.

Per code, zie je een grootboekrekening staan. Die grootboekrekening gebruikt het programma om de btw op te boeken, wanneer je bij het verwerken van de mutaties kiest voor de btw-code. Kies je bijvoorbeeld voor code 1, 1a Leveringen/diensten belast met btw hoog, dan zie je dat daarbij grootboekrekening Af te dragen btw hoog tarief staat vermeld. Klik je op het omlaag wijzende driehoekje, dan zie je ook dat het grootboekrekeningnummer 1510 is. Standaard staat alles al juist ingevuld om goed te kunnen werken met het programma en eigenlijk kun je het beste ook maar niets veranderen aan de tabel.

Wel kun je gebruikmaken van de opties Dagboek verkopen inclusief BTW en Dagboek inkopen inclusief BTW. Door met een muisklik de optie te selecteren geeft je aan dat je bij boeken van verkopen of inkopen de bedragen invult inclusief btw. Het programma berekent de btw automatisch bij het inboeken van facturen. Vind je het makkelijk om het totale factuurbedrag in te voeren, dan moet je de optie hier selecteren.

Balansgroepen

De volgende stap is het scherm balansgroepen.

In dit scherm maak je groepen aan voor zowel de balans als de resultatenrekening. De hoofdgroepen zijn vast gedefinieerd, kunnen niet worden gewijzigd of gewist en hebben een rode kleur.

De groepen gebruik je om op een balans- en resultatenrekening de saldi van grootboekrekeningen bij elkaar op te tellen zodat je overzichten krijgt die makkelijker leesbaar zijn. Naast de hoofdgroepen moet je nieuwe balansgroepen aanmaken die je koppelt aan de hoofdgroepen. Aan die nieuwe balansgroepen kun je vervolgens grootboekrekeningen koppelen, zodat je per subgroep en uiteindelijk per hoofdgroep een saldo kunt laten zien.

Je kunt bijvoorbeeld het volgende schema creëren:

Op de balansgroep 110 Materiële vaste activa laat je het totaal zien van de saldi op de grootboekrekeningen 0200, 0210, 0300 en 0310. Op de balansgroep 120 Financiële vaste activa laat je het totaal van de saldi op de grootboekrekeningen 0500 en 0510 zien.

Balansgroep 1 Vaste activa vermeldt het totaal van 110 Materiële vaste activa en 120 Financiële vaste activa.

Je moet een opstelling van balansgroepen maken zodat je iedere grootboekrekening aan een groep kunt toewijzen. Met de standaardinstellingen kun je direct aan de slag, zodat je dat niet per se zelf allemaal hoeft in te stellen.

Grootboekrekeningen

De volgende stap is het aanmaken van grootboekrekeningen. Wanneer je het hele rekeningschema zelf wilt aanmaken, dan kun je dat pas doen nadat je de btw-typen hebt ingesteld en de balansgroepen, omdat die velden verplicht zijn bij het aanmaken van grootboekrekeningen. Het enige probleem daarbij is de grootboekrekeningen voor de btw, die moet je immers ook aangeven bij de btw-typen. Wil je dit allemaal zelf inrichten, maak dan eerst een btw-code 0 aan met als omschrijving niet van toepassing, maak vervolgens de grootboekrekeningen voor de btw aan en maak daarna de codes voor de btw-typen. Vervolgens kun je de overige grootboekrekeningen aanmaken.

Links van het werkvenster zie je de grootboekrekeningen die al zijn aangemaakt, rechts de gegevens van de geselecteerde grootboekrekening. Voor een nieuwe grootboekrekening klik je op de knop Nieuw om te beginnen.

Vul eerst het rekeningnummer in, dat uit maximaal 10 cijfers kan bestaan en niet kan beginnen met 0. Gebruik je toch een 0 als eerste cijfer, dan verdwijnt dit vanzelf. Geef vervolgens een omschrijving die je bij dat rekeningnummer wilt gebruiken. Kies daarna de balansgroep waaronder je de rekening wilt rubriceren en ten slotte kies je voor de standaard-btw-code die je wilt gebruiken bij boeken. De btw-code kan bij het boeken nog gewijzigd worden in specifieke gevallen.

Klik na invoer altijd eerst op de knop Opslaan, kies je voor een volgende rekening gelijk voor de knop Nieuw, dan slaat het programma de gegevens niet op en kun je opnieuw beginnen.

Wanneer je een rekening wilt verwijderen, dan moet je met de muis eerst de betreffende rekening of rekeningen in de linkerkolom selecteren. Vervolgens klik je op de knop Wis, waarna je een waarschuwing krijgt dat je één of meerdere rekeningen wilt wissen. De waarschuwing moet je bevestigen met Ja om door te gaan. Als je de rekening al gebruikt hebt dan krijg je een foutmelding dat je de rekening niet kunt verwijderen. De rekening wordt dan ook niet verwijderd.

Dagboeken

Na het opstellen van de grootboekrekeningen, moeten de dagboeken nog worden ingericht om aan de slag te kunnen met de administratie.

Per dagboek vul je een code in, die uniek moet zijn. Vervolgens geef je een korte omschrijving van het dagboek. Die omschrijving zie je ook terug bij het openen van de dagboeken. Geef vervolgens het type dagboek aan, waarbij je de keuze hebt tussen Verkoop, Inkoop, Bank, Kas en Memo. Voor oude girorekeningen gebruik je de optie Bank.

Vul vervolgens de tegenrekening in, waarop het dagboek automatisch het totaal van de boeking moet verwerken. Voor een verkoopboek gebruik je dan de rekening debiteuren en voor een inkoopboek de rekening crediteuren. Bij Kas de grootboekrekenink kas en bij Bank de grootboekrekening bank. Wanneer je verschillende bankrekeningen gebruikt, dan moet je voor elke bankrekening een eigen grootboekrekening gebruiken en daarvoor ook een eigen dagboek aanmaken. Koppel de juiste bankrekening aan het juiste dagboek. Bij memodagboeken moet je altijd zelf een gehele journaalpost invoeren en hoef je dus geen tegenrekening op te geven.

Per dagboek kun je de automatische nummering aanzetten, zodat automatisch wordt doorgenummerd en je kunt aangeven dat je per boekjaar opnieuw wilt beginnen met tellen.

Termijnen

Dit is een eenvoudig scherm, waarin je de betalingstermijnen opneemt die je wilt hanteren. De knoppen Nieuw, Wis en Opslaan spreken daarbij voor zichzelf.

Voer het aantal dagen van de termijn in en een omschrijving die je daarbij vindt passen. Bij het boeken is de termijn een verplicht veld, zodat je minimaal één termijn zult moeten toevoegen om te kunnen administreren. Voor het aanmaken van herinneringen is de termijn ook belangrijk, je wilt immers niet te vroeg gaan aanmanen bij je afnemers.

Kostenplaatsen

Hoewel je geen gebruik hoeft te maken van kostenplaatsen is het veld bij Verwerken van inkoopfacturen wel verplicht. Je moet dus minimaal één kostenplaats aanmaken om te kunnen administreren. Standaard staat Kostenplaats algemeen ingevuld.

Je gebruikt kostenplaatsen om kosten op de juiste afdeling te plaatsen en meestal gaat het daarbij om indirecte kosten. Dit soort boekingen komen voor in fabricageboekhoudingen.

Ook in dit scherm spreken de knoppen Nieuw, Wis en Opslaan voor zichzelf. Je hoeft alleen een omschrijving van de kostenplaats in te voeren.

Eenheden

Het laatste scherm van het menu instellingen is Eenheden-instellingen.

Hierin kun je eenheden aangeven die je kunt gebruiken bij producten en facturatie. Het gaat dan alleen om de omschrijving van de verschillende eenheden.

4.2.3 Menu Relaties

Wanneer je kiest voor de menuoptie Relaties dan is alleen het pictogram Open relatie beschikbaar.

Klik met de muis op die knop om de overige iconen te activeren. Na het klikken verdwijnt de knop automatisch, je kunt het venster maar eenmaal openen. Zo lang je het scherm open houdt, blijft de knop buiten beeld.

Na opening van het scherm lichten de overige knoppen op.

De omschrijvingen spreken wel voor zichzelf. Bij Zoek relatie krijg je het volgende scherm te zien:

Klik met de muis op <geef een waarde op> en geef daar de naam van de relatie die je zoekt. Klik dan op OK of Toepassen en je krijgt de relatie die je zoekt in de lijst te zien. Bij Toepassen blijft het scherm van de filter in beeld, bij OK verdwijnt het scherm. Je kunt het scherm weer oproepen door links onderin het scherm te klikken op Bewerk filter.

Bij het openen van de functie relatie zoeken krijg je als filter in de database: [Naam] begint met <geef een waarde op>.
Door de waarde in te vullen filter je in de lijst op namen die beginnen met de opgegeven waarde. Geef je daar ‘Dijk’ op, dan krijg je wel Dijk Trading, maar niet Van Dijk banket. Dat kun je oplossen door op ‘begint met’ te klikken en daar voor ‘bevat’ te kiezen. Eventueel kun je ook op een ander veld in de lijst zoeken, door op ‘[naam]’ te klikken en daar een ander veld te zoeken.

Heb je gekozen voor ‘bevat’ in plaats van ‘begint met’, dan zie je links onderin dat het filter is aangepast naar Like %dijk%. Laat je ‘begint met’ staan, dan staat bij het filter Like dijk%.

Door onderin op het kruisje te klikken verdwijnt het filter en verschijnt de totale lijst. Haal je het vinkje naast het kruisje weg, dan krijg je ook weer de hele lijst in beeld, maar hou je het filterscherm onderin ook beschikbaar. Met het selectiedriehoekje kun je eerder gemaakte filters bekijken. Deze lijst wordt leeggemaakt als je het relatiescherm afsluit.

Nieuwe relatie

Klik voor het aanmaken van een nieuwe relatie op de knop, waarna het rechterscherm oplicht en de velden leeg zijn.

Het eerste veld dat je tegenkomt is ID, dit is een nummer wat uniek moet zijn. Je kunt bij 1 beginnen en vervolgens doorlopend nummeren, waarbij het nummer automatisch oploopt. In de voorbeelden hebben we een nummer van zes posities gebruikt, waarbij de eerste twee posities gelijk zijn aan de eerst letter van de naam van de relatie. De volgende twee posities voor de tweede letter en de laatste twee voor een doorlopende nummering. Relatie Osirius krijgt dan nummer 151901 (de O is de vijftiende letter in het alfabet, de S de negentiende). Voer je op een later moment ook relatie Osephius toe, dan krijgt die nummer 151902 omdat de combinatie O en S al eerder voorkomt. Wanneer je de lijst op ID sorteert, dan houd je ook enigszins een alfabetische volgorde in de namen.

Bij Bedrijf vul je de naam van de relatie in. Dit is een verplicht veld, wanneer je een persoon wilt toevoegen, dan kun je het beste de achternaam van de persoon in dit veld invullen en later ook bij het veld Achternaam. De persoonsnaamgegevens kun je gebruiken om de contactpersoon van het bedrijf in te vullen. Buiten ID en Bedrijfsnaam hoef je geen van de velden op het scherm verplicht in te vullen.

In het volgende deel van het scherm vul je de adresgegevens in. Je ziet een tab Factuuradres en een tab Verzendadres. Vul de adresgegevens in bij factuuradres, waarbij alleen voor het veld Land een keuzelijst beschikbaar is, de overige gegevens moet je zelf invullen. In het adresgedeelte zie je ook een knop Kopieer. Klik op deze knop om de factuuradres gegevens te kopiëren naar verzendadres. Als het verzendadres anders is, dan ga je naar de tab Verzendadres en pas je de velden die afwijken aan. Kijk uit met het gebruik van deze knop, want als je eerst de gegevens van het factuuradres hebt ingevuld en vervolgens kijkt op Verzendadres, dan staan geen gegevens in beeld. Druk je vervolgens op de knop Kopieer, dan kopieer je de lege gegevens van verzendadres naar factuuradres en kun je weer opnieuw beginnen. Met de knop Kopieer je de gegevens in beeld naar het andere scherm.

In het onderste gedeelte zie je weer twee tabmogelijkheden, Details en Aantekeningen. Door op de laatste tab te klikken krijg je een groot leeg scherm, waarin je opmerkingen of aanvullende gegevens over de relatie kwijt kunt. Bij Details staan relevante gegevens die handig zijn om in te vullen om sneller te kunnen boeken.

Eerst krijg je nog wat algemene gegevens over de bereikbaarheid van je relatie en vervolgens zie je Grootboekrekening. Bij dit veld geef je de grootboekrekening op, die je het meeste zult gebruiken als je een boeking doet met betrekking tot de relatie. Is de relatie een afnemer van je, dan zul je meestal een opbrengst willen boeken. Het is dan handig om de opbrengstrekening te selecteren met behulp van het omlaag wijzende driehoekje. Krijg je van de relatie altijd facturen voor het gebruik van je mobiele telefoon, dan kun je het beste kiezen voor de rekening telefoonkosten.

Bij Bank vul je de bankrekening van de relatie in. Gebruik daarbij 9 cijfers en geef vanaf het begin om de twee cijfers een punt, eindig met een combinatie van drie cijfers, dus: 12.34.56.789. Door op deze manier de bankrekening in te vullen herkent het pakket bij het inlezen van bankmutaties de relatie aan de hand van de bankrekening.

Vul bij BTW-nummer het btw-nummer van de relatie in, wat met name van belang is voor relaties uit het buitenland, binnen de EU. Voor deze relaties moet je het nummer ook via de belastingdienst controleren, waarvoor je de belastingtelefoon kunt bellen 0900-0543. De datum waarop je die controle doet, vul je in bij Verificatie.

Termijn gebruik je om de standaardbetalingstermijn aan te geven, die je wilt gebruiken voor de relatie die je invoert. Wil je bij het boeken opeens een andere termijn gebruiken, dan kun je dat op dat moment overschrijven.

Geef bij Kredietlimiet het maximale bedrag op dat je aan een afnemer beschikbaar wilt stellen. Je kunt een bedrag selecteren met de omlaag wijzende driehoekjes of zelf invullen. Wanneer de openstaande facturen hoger zijn dan de kredietlimiet, dan zul je bij het aanmaken van een nieuwe order daar een melding van krijgen. Je kunt op dat moment altijd nog beslissen of je de order wel of niet accepteert.

Bij Korting % geef je het percentage voor de korting op dat je standaard aan de relatie wilt geven. Wanneer je een order aanmaakt en je geeft relatiekorting aan, dan gebruikt het programma het percentage dat je hier opgeeft. Ook bij handmatige opstelling van een factuur kun je dit percentage kiezen. Het blijft altijd mogelijk om van het kortingspercentage af te wijken.

Omschrijving ten slotte is een vrij veld, waarin je een toelichting op de relatie kwijt kunt. Deze toelichting komt automatisch in beeld bij boeking van een factuur en selectie van de relatie.

Klik op Opslaan om de gegevens op te slaan of Annuleren om te stoppen zonder op te slaan.

Wijzig relatie

Gegevens van een relatie kun je wijzigen door de relatie te selecteren en op de knop Wijzigen te klikken. De inhoud van de velden wijzigt daarbij uiteraard niet. De knoppen Opslaan en Annuleren hebben echter geen invloed. Een wijziging die je invult is gelijk verwerkt in de database. Dus als je iets invult en vervolgens op Annuleren klikt, dan is de wijziging toch doorgevoerd, kijk dus uit met wijzigingen.

Wis relatie

Het wissen van een relatie met de knop Wis is alleen mogelijk als je de relatie nog nergens in de administratie hebt gebruikt. Je krijgt eerst een vraag om het wissen te bevestigen en nadat je die vraag met Ja beantwoordt is de relatie verwijderd. Voor definitieve verwijdering controleert het programma of je de relatie niet al gebruikt hebt. Indien dat het geval is gaat de verwijdering toch niet door.

Standaardbrief

Selecteer eerst een of meerdere relaties aan wie je een standaardbrief wilt versturen en klik daarna op de knop Standaardbrief. Je krijgt het volgende scherm:

Klik op het omlaag wijzende driehoekje om te kijken welke brieven je beschikbaar hebt en maak een keuze. Een voorbeeld van een standaardbrief is:

Kies je voor de optie Maak een nieuw mailmerge bestand dan kom je in de rapportgenerator, waarin je zelf een standaardbrief kunt samenstellen. Dit programma opent met een uitgebreid voorbeeldrapport dat je zelf naar eigen inzicht kunt aanpassen.

4.2.4 Menu Producten

Producten gebruik je alleen bij facturatie, dus als je daar geen gebruik van maakt, dan hoef je ook geen producten aan te maken. Met de knop Open producten activeer je de overige menukeuzes.

Standaard zie je één product ingevuld staan, vrije tekst met een prijs van 0,000. Daaraan zie je gelijk dat je met prijzen kunt werken tot op drie decimalen nauwkeurig.

Zoeken producten

Met de knop Zoek producten activeer je het filterscherm, dat op dezelfde manier gebruikt kan worden als bij relaties. Klik eerst in het veld Naam bij een product om het filterscherm te laten openen met het veld [naam]. Wil je liever zoeken op ID, dan kun je direct beginnen met zoeken.

Nieuw product

Klik op de knop om te beginnen en het rechtergedeelte van het scherm wordt geopend.

Begin bij Product ID waar je een unieke code moet invoeren. Voor de code kun je gebruikmaken van cijfers en letters. Het kan bijvoorbeeld handig zijn om producten in groepen in te delen die altijd met dezelfde letters beginnen. Vul vervolgens het veld Productnaam in. Deze twee velden zijn de enige verplichte velden per product. Om makkelijker met het pakket te kunnen werken is het handiger om de overige velden ook in te vullen.

Bij Verkoopprijs geef je de prijs op exclusief omzetbelasting. Dit is de prijs, waarmee je rekent bij het invoeren van een order of verkoopfactuur. De daarbij behorende Inkoopprijs moet je invullen om bij een verkoop automatisch de afboeking van de voorraad te kunnen verwerken. De inkoop van producten boek je op een voorraadrekening. Bij verkoop neemt de voorraad af en moet de inkoopprijs van die goederen in de resultatenrekening terechtkomen. Door hier de inkoopprijs in te vullen kan die afboeking automatisch plaatsvinden. Let dan wel op dat bij een wijziging van de inkoopprijs je dat bij het product moet opnemen.

Het Gewicht (kg) is nodig voor de berekening van verzendkosten. Daarbij moet je het gewicht altijd in kilo’s invullen. Is het product verpakt in een doos, die in totaal 750 gram weegt, dan moet je hier bij gewicht 0,750 invullen. Voor een verpakking van 10 gram vul je 0,010 in en voor een verpakking van 5 gram 0,005.

Bij Eenheid geef je de eenheid op, waarin je het product verkoopt. Dat kan doos, fles of krat zijn bijvoorbeeld. De eenheden kun je via instellingen zelf aanmaken. Voor berekeningen wordt van dit gegeven geen gebruikgemaakt. Je komt de eenheid wel tegen op de order of factuur.

Korting (%) is de korting die je koppelt aan het product. Bij het invoeren van een order of factuur kun je een keuze maken voor het verlenen van korting. Dat kan bijvoorbeeld over de gehele factuur, of afhankelijk van de relatie, maar ook per product. De eventuele standaardkorting, of maximale korting, die je wilt verlenen op het specifieke product kun je hier invullen.

Bij het gebruik van kostenplaatsen kun je bij het veld Kostenplaats met het omlaag wijzende driehoekje een keuze maken. Bij het gebruik van het product of de dienst boek je automatisch op de juiste kostenplaats. De keuze kun je op dat moment echter altijd nog veranderen. Het gebruik van kostenplaatsen is niet in alle modules beschikbaar. Maak je geen gebruik van de kostenplaatsen of is de optie niet aanwezig, kies dan voor algemeen of laat het veld leeg.

Bij Type maak je een keuze tussen Product en Dienst door op het keuzerondje te klikken. Diensten kun je ook als artikel behandelen. In dit geval zal er sprake zijn van de verkoop van uren, waarbij je onderscheid kunt maken tussen verschillende uurtarieven. Voor ieder tarief maak je een apart artikel aan. Bovendien zou je met dagdelen kunnen werken, waarbij je dagdeel als eenheid kunt aangeven voor de duidelijkheid. Voor uren zou je het product-id met een U kunnen laten beginnen, zodat je makkelijker in de lijst direct naar de uren kunt scrollen of via de filter snel kunt zoeken.

Sluit af door op Opslaan te klikken, of Annuleren als je de gegevens niet wilt bewaren.

Wijzigen product

Door een product te selecteren en vervolgens op de knop te klikken wordt het rechterscherm geactiveerd met de gewenste productgegevens. Het venster werkt uiteraard verder hetzelfde als bij invoer van een nieuw product. Het enige verschil is echter dat de knop Opslaan en Annuleren niet echt een functie hebben. Bij wijziging van een veld is de wijziging eigenlijk onmiddellijk in de database aangepast. Met Annuleren kun je die wijziging niet ongedaan maken. Het gebruik van de knop Opslaan is daardoor ook niet echt relevant meer.

Wis product

Selecteer in de lijst een product dat je uit de database wilt verwijderen en klik op de knop. Eerst vraagt het programma of je zeker weet dat je het product, of de producten, wilt verwijderen. Bevestig met Ja om akkoord te gaan. Alleen als je het product nog nergens in de administratie hebt gebruikt wordt het product verwijderd. Anders krijg je een melding dat het product niet verwijderd kan worden.

Kopieer product

Deze knop kun je gebruiken om een product dat kleine afwijkingen vertoont te kopiëren. Selecteer het product dat je wilt kopiëren en klik op de knop. De gegevens van de kopie zijn overgenomen, met uitzondering van Product ID en Productnaam. Vul deze beide gegevens in en wijzig zo nodig de overige gegevens. Sluit af met Opslaan om het nieuwe product te bewaren of Annuleren om van de toevoeging af te zien.

4.2.5 Menu Boekhouding, dagboeken

Bij het klikken op het menu Boekhouding zijn meer knoppen actief dan gebruikelijk.

Om aan de administratie te gaan werken moeten we gebruikmaken van de dagboeken. De knop Open dagboeken is een menu op zichzelf. Door op de knop te klikken open je een lijst met de dagboeken die je bij instellingen hebt aangemaakt. Maak je keuze met de muis.

Dagboek inkopen

Links in het scherm zie je de inkoopfacturen die je eerder hebt geboekt. Rechts zie je het werkvenster dat niet direct actief is. Dat kun je activeren door een eerder geboekte factuur te selecteren en te klikken op Wijzig of te kiezen voor Nieuw.

Klik op Nieuw om te beginnen met de invoer van een nieuwe factuur. Het werkvenster opent en het invoegteken staat in het veld Datum met de datum waarop je bezig bent in het scherm.

Rechts van de datum zie je een omlaag wijzend driehoekje. Door daar op te klikken opent een kalender en kun je eenvoudig een andere datum selecteren. Je kunt ook zelf een andere datum invullen, klik daarvoor op de dag om die aan te passen, vervolgens op de maand en daarna op het jaar. Met het toetsenbord moet je de linker- of rechterpijltjestoets gebruiken om door het datumveld te bewegen. Met de tabtoets spring je naar het volgende invoerveld Factuurnr.

Bij Factuurnr vul je factuurnummer in dat de leverancier als factuurnummer op de factuur heeft vermeld. Ga met de tabtoets daarna door naar het veld Relatie. Geef de eerste letter van de relatie waar je een factuur hebt ontvangen, zodat het selectiescherm opent bij die letter. Maak met de muis vervolgens je keuze. Je kunt het selectiescherm ook openen door op het omlaag wijzende driehoekje te klikken.

De betalingstermijn die je bij de relatie hebt ingevuld komt automatisch in het veld Termijn te staan. Heb je bij relatie niets ingevuld, dan moet je het veld hier zelf invullen, omdat de betalingstermijn een verplicht veld is voor de boeking.

Ga met tab naar het veld Omschrijving waar automatisch de omschrijving is ingevuld die je bij Relatie hebt opgegeven. Als je wilt kun je die omschrijving handmatig aanpassen.

Hiermee heb je de gegevens ingevuld, die voor de gehele factuur van toepassing zijn. Een factuur kan meerdere artikelen bevatten die je op verschillende grootboekrekeningen zou willen boeken, of artikelen met verschillende btw-tarieven. Die verschillende boekingen verwerk je in het middelste scherm van het werkvenster.

Het totaal van het factuurbedrag boekt het programma automatisch op de crediteurenrekening, die je hebt ingesteld bij dagboekinstelling. De boeking van de btw gebeurt ook automatisch op basis van de btw-instellingen. Hierdoor hoef je alleen aan te geven op welke kostenrekeningen je wilt boeken of welke voorraadrekeningen.

Kies bij Grootboekrekening de juiste rekening, waarbij je het omlaag wijzende driehoekje kunt gebruiken of je vult het eerste cijfer van de rekening in om het selectiescherm te openen. Standaard krijg je de grootboekrekening in beeld die je bij Relatie hebt ingevuld.

Met tab spring je door naar Bedrag waarbij je BTW-type dus overslaat. Het btw-type wordt automatisch ingevuld aan de hand van de instellingen van de grootboekrekening. Meestal zal het juiste type in beeld staan, maar eventueel kun je het veld met de muis selecteren en zonodig aanpassen.

Afhankelijk van de instelling of je in- of exclusief btw wilt boeken staat in het scherm het veld Bedrag (incl.) of Bedrag (excl.). Bij meerdere factuurregels is het vaak handiger te werken met exclusieve bedragen. Vul het bedrag in, en de btw komt automatisch in beeld. Omdat de btw op de factuur af kan wijken, bijvoorbeeld door afronding, kun je in het inkoopboek de btw handmatig aanpassen. Daarvoor moet je met de muis op het veld klikken en het bedrag aanpassen. Na Bedrag ga je met tab naar Kostenplaats. Selecteer de juiste kostenplaats en ga met de tabtoets naar Omschrijving. Daar kun je een omschrijving van de kosten of aanschaf invullen, die je terugziet op de grootboekrekening.

Vergeet daarna niet op Opslaan te klikken voordat je op Nwe regel klikt. Die knop gebruik je na Opslaan om nog een factuurregel te boeken. De regel die je hebt opgeslagen zie je onderin het beeld verschijnen en kun je selecteren om eventueel aan te passen. Bovenin het werkvenster zie je het totaal van het factuurbedrag dat je aan het boeken bent. Controleer dat altijd voordat je aan een nieuwe factuur begint. Ga door totdat je het totale factuurbedrag hebt bereikt en dus alles hebt geboekt.

Onderin het scherm zie je drie tabs: Factuurregels, Journaal en Betalingen. Bij Factuurregels kun je de verschillende regels van de factuur selecteren. Per regel kun je vervolgens de journaalpost bekijken. Bij de tab Betalingen kun je bekijken welke betalingen op de factuur al zijn verricht. In de lijst van inkoopfacturen zie je altijd het factuursaldo staan en het openstaande saldo.

In de lijst aan de linkerkant van het scherm staan de al geboekte inkoopfacturen. Je kunt een factuur selecteren om die te wijzigen. Gebruik daarvoor de knop Wijzig. Het werkvenster wordt dan actief. Selecteer een factuurregel om te wijzigen. Eventueel is het mogelijk om een factuurregel te verwijderen. Kies dan na de selectie van de juiste regel de knop Wis in het werkvenster.

In het inkoopboek is het niet mogelijk een factuur geheel te verwijderen met de knop Wis. Voor het verwijderen van de gegevens moet je elke factuurregel afzonderlijk verwijderen. Kies dan eerste voor Wijzig en selecteer de factuurregels. Klik op de knop Wis regel die je direct boven de factuurregels ziet staan. De gegevens worden daardoor verwijderd en de factuur staat verder op nul. In de lijst zie je een streep door de factuur verschijnen, wat inhoudt dat de regels leeg zijn.

Een bijzondere functie is de knop Credit. Die kun je gebruiken om een geboekte factuur in zijn geheel te crediteren. Selecteer de juiste factuur en klik op de knop. Je krijgt dan de vraag of je de factuur zeker geheel wilt crediteren. Door met Ja te bevestigen krijg je automatisch een creditnota met precies dezelfde bedragen als je geboekt had, maar allemaal tegengesteld. Elk positief bedrag in de factuur wordt dus negatief en andersom.

Als je een factuur krijgt die bijna gelijk is aan een eerder geboekte factuur, dan kun je eerst die factuur opzoeken en klikken op de knop Kopieer. De gegevens van de eerdere boeking worden overgenomen en je hoeft dan alleen hier en daar wat aan te passen.

Dagboek verkopen

De inrichting van het dagboek verkopen is identiek aan het dagboek inkopen. Je moet op dezelfde wijze de velden doorlopen en aanpassen.

Het verschil met de inkopen is wel dat de knop Wis actief is. Door een factuur in de lijst te selecteren en op de knop te klikken verwijder je de factuur geheel uit je administratie. Let overigens wel op dat je voor de fiscus verplicht bent de facturen doorlopend te nummeren. Het verwijderen van de factuur kan dus een gat veroorzaken in die nummering.

Dagboek bank

Na je keuze voor Dagboek bank en klikken op de knop Nieuw verschijnt het werkvenster voor het bankboek.

Je kunt de bankafschriften met dit dagboek handmatig verwerken. Vul eerst de datum en het nummer van het afschrift in. De velden Vorig saldo en Nieuw saldo kun je niet zelf aanpassen. Dit zijn automatische velden die je moet gebruiken om je boeking te controleren. Als je denkt dat je klaar bent met een afschrift controleer je het saldo van het afschrift met het saldo dat in het dagboek staat. Wanneer dat niet overeenkomt heb je ergens in de afschriftregels een fout gemaakt, of in een eerder afschrift als Vorig saldo niet overeenkomt met het oude saldo op je bankafschrift.

In het middengedeelte van het werkvenster verwerk je de verschillende regels van het bankafschrift. De Valutadatum kun je aanpassen overeenkomstig de rentedatum op je afschrift, maar je kunt ook de datum gebruiken die op het afschrift staat. In dat geval hoef je deze datum niet aan te passen. Bij Referentie kun je een extra opmerking plaatsen of geef je het nummer van het afschrift. Je kunt het veld ook leeg laten.

Ga met de tabtoets naar het veld Relatie en kies de relatie aan wie je iets betaald hebt of van wie je geld ontvangen hebt. Ga daarna met tab naar het veld Factuur(en) om te selecteren welke facturen je wilt afboeken. Je kunt meerdere facturen tegelijk selecteren. Na selectie verschijnt in het veld hoeveel facturen je hebt geselecteerd en het totale bedrag van die selectie.

Na de factuurselectie kun je geen grootboekrekening invullen en ook de velden met betrekking tot de btw kun je niet invullen. Het invoegteken verspringt naar Bedrag incl BTW waar je eventueel een afwijkend totaalbedrag kunt invullen. Het verschil komt dan automatisch in het veld Betalingskorting. Accepteer die aanpassing als inderdaad sprake is van betalingskorting. Overschrijf het bedrag met nul als dat niet het geval is. Het niet ontvangen of niet betaalde bedrag blijft dan als saldo staan op de geselecteerde factuur. Ga met tab naar Omschrijving waar je eventueel nog een aanvullende toelichting kwijt kunt.

Kies je niet voor een relatie en bijbehorende facturen, dan moet je kiezen voor een Grootboekrekening in het gelijknamige veld. Je kunt op dezelfde wijze als bij het in- en verkoopboek een selectie maken. Je boekt daarmee vanuit de bank rechtstreeks op een grootboekrekening. Mogelijk is er dan sprake van een kostenboeking, waaruit je de btw apart moet wegboeken. Alle velden blijven dan ook beschikbaar. Ga met tab naar het veld BTW-type en selecteer het juiste bijbehorende btw-type. Ga daarna met tab naar het veld Bedrag incl BTW om het bedrag in te vullen. De btw wordt daarna automatisch uitgerekend op basis van het gekozen btw-type, het verschil verschijnt in het veld Bedrag ex BTW. Dit laatste veld kun je niet aanpassen, het bedrag van de btw wel. Dus bij een afwijkend btw-bedrag moet je dat handmatig aanpassen.

Vervolgens ga je met de tabtoets naar Omschrijving om een toelichting in te vullen op de bankboeking. Bij het gebruik van kostenplaatsen kun je in het laatste veld de juiste kostenplaats selecteren.

Klik aan het einde van de regel op Opslaan en daarna op Nwe regel, vergeet je eerst Opslaan dan kun je weer opnieuw beginnen.

Iedere afschriftregel kun je wissen door de regel te selecteren en op Wis regel te klikken, de knop direct boven de afschriftregels.

Vergeet niet na afloop het nieuwe saldo af te stemmen met je bankafschrift.

Dagboek kas

Het Dagboek kas, werkt op dezelfde wijze als het Dagboek bank. Je kunt alleen het saldo niet afstemmen met een afschrift. Tel het kasgeld om het saldo te kunnen afstemmen.

Het tellen van de kas zul je misschien niet na elke boeking doen, maar tel wel regelmatig als je veel kasverkeer hebt.

Dagboek memoriaal

Open het Dagboek memoriaal en klik opnieuw om het werkvenster te activeren.

In dit dagboek moet je altijd zelf de hele journaalpost maken. Je ben dan ook pas klaar als je aan de debet- en creditzijde het gelijke bedrag hebt geboekt. Ter controle zie je bovenaan het werkscherm het totaal van de debetzijde en het totaal van de creditzijde. Je boekt altijd minimaal twee regels.

Vul na de datum en het nummer een omschrijving in van de boeking. Die omschrijving zie je daarna ook bovenaan het werkvenster, voor de totale saldi. Ga met de tabtoets dan door naar de eerste regel.

Wanneer je wilt boeken op debiteuren of crediteuren, dan moet je kiezen voor de relatie waar het om gaat en je moet de betreffende factuur selecteren. Je zou bijvoorbeeld een inkoopnota willen wegboeken ten opzichte van een creditnota. Gebruik daarvoor dan de velden Relatie en Factuur(en). Zoals in het bankboek kun je in één keer meerder facturen tegelijk selecteren. Na de selectie staat het totale aantal en het totaalbedrag in het veld. Pas indien nodig de valutadatum aan; dit is de datum waarop de transactie in de administratie tot uitdrukking komt.

Bij de keuze van je relatie en facturen kun je geen grootboekrekening meer kiezen. In andere gevallen uiteraard wel. Vul de grootboekrekening van je keuze in met behulp van het selectiescherm en tab naar Bedrag incl. BTW om het bedrag in te vullen. In het memoriaal kun je niet met automatische btw-berekening werken. Meestal is van btw in het memoriaal ook geen sprake. Geef ten slotte indien nodig de kostenplaats op en kies eerst voor Opslaan en daarna voor Nwe regel. Ook hier geldt dat eerst kiezen van Nwe regel leidt tot het wissen van de net ingevulde regel.

Door een regel te selecteren in het onderste gedeelte van het scherm en te klikken op Wis regel kun je een geboekte regel verwijderen.

4.2.6 Menu Boekhouding, Vaste activa

In hetzelfde menu Boekhouding bestaat de mogelijkheid te kiezen voor vaste activa.

Deze module kun je gebruiken voor de verwerking van de afschrijving op investeringen. Je spreekt over investeren als je aanschaffingen doet, die je gedurende langer dan een jaar kunt gebruiken en waarvan de aanschafwaarde boven de € 450 ligt. De aanschaf boek je op de balans en vervolgens schrijf je daarop af ten laste van de resultatenrekening. Voor de investering krijg je een inkoopfactuur, die je met behulp van het dagboek inkopen op de juiste rekening moet boeken. Bij de aanschaf van een auto bijvoorbeeld, boek je de aanschafwaarde op balansrekening 300 Vervoermiddelen. Voor de verwerking van de afschrijving kun je vervolgens de module vaste activa gebruiken. Nadat je klikt op de knop Open activeer je de overige knoppen.

Bij Nieuw kun je de investering die je via het inkoopboek hebt geboekt opnemen. Het werkvenster wordt door te klikken op de knop geactiveerd.

Vervolgens kun je de investering toevoegen. Begin met het ID, dat voor iedere investering uniek moet zijn. Je kunt automatisch doornummeren of een eigen code gebruiken. Geef vervolgens een omschrijving van de investering in het volgende veld. Voor een auto kan dat bijvoorbeeld merk, type en kenteken zijn.

Kies bij Balansrekening met het omlaag wijzende driehoekje de juiste grootboekrekening voor de aanschaf, dit is de rekening die je bij boeken van de inkoopfactuur ook hebt gebruikt. En kies met de tabtoets vervolgens bij Afschrijvingsrekening op dezelfde manier de juiste grootboekrekening voor de afschrijvingskosten in de resultatenrekening.

Daarna moet je de gegevens invullen die nodig zijn om de afschrijvingen te berekenen. De afschrijving wordt berekend op basis van de aanschafwaarde, een eventuele restwaarde en de tijd dat je gebruikmaakt van je investering. Fiscaal moet je tegenwoordig in minimaal 5 jaar afschrijven, dus maximaal tegen een percentage van 20%. Het is wellicht handig om daar gelijk rekening mee te houden. Koop je dus een auto van € 40.000 en denk je dat die na verloop van 5 jaar nog een restwaarde heeft van € 4.000, dan schrijf je over 5 jaar totaal € 36.000 af ten laste van de resultatenrekening. Per jaar dus € 7.200 en per maand € 600.

De eerste afschrijving is afhankelijke van het veld In gebruikname, waar je de datum invult van het moment waarop je de investering voor het eerst gaat gebruiken. Dat kan dus een andere datum zijn dan de Aanschafdatum, die je in het veld daarvoor invult. Vul vervolgens de Aanschafprijs en Restwaarde in en het aantal maanden dat je wilt afschrijven bij Afschrijvingsperiode. Op basis van deze gegevens kan het programma de afschrijving per periode berekenen en verwerken in het dagboek van je keuze, dat je selecteert bij Dagboek voor afschrijving. Daarvoor kun je een afzonderlijk dagboek aanmaken dat van het type memoriaal moet zijn. De eerste afschrijving is gedateerd op precies 1 maand na de datum van ingebruikname. Bevestig de ingevulde gegevens met Opslaan of verwijder die met Annuleren.

Voor het berekenen van de afschrijving selecteer je de investering waarvoor je die wilt berekenen en druk je op de knop Afschrijvingen.

Vervolgens berekent het programma de afschrijving en plaatst die in het dagboek van je keuze. Daar kun je de boeking controleren, aanpassen of eventueel verwijderen. Nadat je de boeking hebt verwijderd kun je via de module vaste activa opnieuw een berekening en boeking uitvoeren.

De auto is aangeschaft op 28 juli en in gebruik genomen op 5 augustus. De eerste afschrijvingsboeking is een maand na ingebruikname, dus op 5 september en vervolgens iedere volgende maand, totdat de auto geheel is afgeschreven. Aan het boekingstotaal boven aan het werkvenster kun je ook zien dat totaal € 36.000 wordt afgeschreven.

Verkoop je de auto eerder, dan moet je de rest van de afschrijvingen handmatig verwijderen. Vul daarna bij de vaste activa ook de desinvesteringsdatum in, dat is de datum waarop je het actief hebt verkocht.

4.2.7 Menu Facturatie

Klik op Facturatie en bij facturen vervolgens op Open, zodat je de facturatiemodule activeert.

Met Nieuw opent het werkvenster.

Kies met de omlaag wijzende driehoek de relatie aan wie je een factuur wilt versturen en geef bij Referentie het factuurnummer. Het beste kun je van automatische nummering gebruikmaken, zodat je altijd doorlopend nummert, een eis van de belastingdienst. Bij Datum zie je de datum waarop je het programma start en geef je aan of je over de verzendkosten btw in rekening brengt. Deze optie kun je alleen selecteren als je bij de instelling van verzendkosten niet hebt aangegeven dat de verzendkosten bij facturatie worden ingevuld. Incasso kun je selecteren om een verkoopfactuur bij incasso via de bank mee te kunnen nemen. Daarvoor moet je bij Relatie wel een juist bankrekeningnummer hebben ingevuld en je moet zaken doen met een bank die Clieop03-bestanden kan verwerken. Bij Omschrijving krijg je automatisch de vaste omschrijving die je bij de relatie hebt ingevuld en bij Termijn de betalingstermijn die je aan de relatie gekoppeld hebt. Krijg je niet vanzelf een omschrijving en termijn, dan moet je de velden handmatig aanpassen.

Indien het veld Verzendkosten actief is, dan kun je hier de werkelijke verzendkosten invullen, waarover op de factuur geen btw in rekening wordt gebracht.

Na invulling van de algemene factuurgegevens kun je verschillende factuurregels verwerken. Na invulling kies je voor Regel opslaan en ga je verder met Nieuwe regel. Om regels te verwijderen selecteer je de desbetreffende regel onder in het scherm en druk je op Wis regel. Door de regel te selecteren kun je ook wijzigingen in die regel aanbrengen. Wanneer je met de hele factuur klaar bent klik je op Factuur opslaan.

Per regel selecteer je het artikel dat je wilt verkopen met het omlaag wijzende driehoekje, waarna veel gegevens automatisch worden ingevuld. Pas het aantal aan door dat in te vullen of door op het driehoekje te klikken en met de tabtoets naar ‘Prijs’ te gaan. Daar staat de verkoopprijs, die je bij het artikel hebt ingevuld, maar die prijs kun je hier indien nodig handmatig aanpassen. Eventueel kun je hier kiezen voor een prijs inclusief btw. Je geeft dan het totaalbedrag op inclusief btw, waarna de hierin begrepen btw wordt uitgerekend en afzonderlijk op de factuur wordt vermeld.

Ga met de tabtoets door naar ‘Kortingstype’ en maak een selectie met het omlaag wijzende driehoekje. Je kunt een korting voor de factuur selecteren, waarbij je het kortingspercentage zelf moet opgeven. Een andere mogelijkheid is de relatiekorting, waarbij je rekent met het kortingspercentage dat je bij de relatiegegevens hebt vermeld. De volgende mogelijkheid is productkorting, het kortingspercentage dat je bij de productgegevens hebt ingevuld, of je maakt een keuze uit de staffel. De staffel moet je hebben opgegeven bij de instellingen. Het totaal van de verschillende kortingen dat je hebt geselecteerd zie je verschijnen bij Kortings %. Je kunt tegelijk meerdere kortingstypen selecteren.

Kies bij BTW-type het juiste soort levering en pas indien gewenst het Kortings % aan. Bij aanpassing daarvan zie je bij Kortingtype vanzelf handmatig ingevuld worden. Geef ten slotte een omschrijving voor aanvullende informatie op de factuur en kies de juiste kostenplaats als je daar gebruik van maakt. Sla de regel op, maak eventueel een nieuwe regel en sla uiteindelijk de factuur op.

Om de factuur te verzenden druk je op Afdrukken.

Met Kloon kun je een geselecteerde factuur klonen. Eigenlijk krijg je een exacte kopie van de factuur die je op bepaalde punten kunt aanpassen. Heb je een identieke factuur nodig voor een andere relatie en op een andere dag, dan klik je op Kloon en vervolgens op Wijzig om de relatie en datum aan te passen.

Voor een factuur die je bijvoorbeeld elke maand moet versturen kun je de knop Periodiek gebruiken. In de agenda maakt het programma een afspraak, zodat je een herinnering krijgt op het moment dat je de nieuwe factuur moet aanmaken.

Heb je een factuur geheel fout opgesteld en moet je de gehele factuur crediteren, dan kan dat heel eenvoudig met de knop Credit.

Selecteer de factuur die je wilt crediteren en klik op de knop. Automatisch krijg je een kopie van de factuur met alle bedragen negatief. Je kunt de factuur vervolgens direct wegsturen.

De knoppen Duplikaat kun je gebruiken om een kopie van de factuur af te drukken. De factuur is geheel hetzelfde als de oorspronkelijke factuur maar op de factuur wordt groot Duplikaat afgedrukt om te voorkomen dat de debiteur de factuur dubbel in zijn administratie verwerkt. De knop Pdf gebruik je om van de factuur een pdf-bestand te maken, dat je makelijk per e-mail kunt versturen.

Nadat je de factuur hebt verstuurd wil je die ook verwerken in je administratie. Gelukkig hoef je de factuur niet zelf over te typen in het dagboek Verkopen. Selecteer de factuur of facturen die je wilt doorboeken en klik op de knop Dagboek Verkopen.

De factuur wordt vervolgens automatisch verwerkt in het dagboek, waar je de boeking ook niet meer kunt aanpassen of verwijderen. Na doorboeking kun je de factuur ook niet meer aanpassen in de facturatiemodule. Wel kun je natuurlijk een creditnota maken en een geheel nieuwe.

Orders

Zoals hiervoor is beschreven hoe je een factuur moet opstellen kun je op dezelfde wijze te werk gaan voor het opstellen van een order. Je beschikt daarbij min of meer over dezelfde menuknoppen. De enige afwijkende knop is de paarse dubbele pijl.

Door op die knop te drukken kopieer je de gegevens van een order naar de factuur. Je hoeft de factuur dan niet nogmaals op te stellen met dezelfde gegevens zoals je die bij de order hebt ingevuld.

Offertes

Ook voor offertes geldt dat je die op dezelfde wijze kunt invoeren als bij facturen. Met de groene dubbele pijl kun je de gegevens doorsturen naar de orders.

En met de paarse dubbele pijl kun je de gegevens direct doorzetten naar de facturen.

4.2.8 Menu Boekhouding, Aanmaningen

Klik op de knop voor het overzicht van aanmaningen.

Je zult vooral geïnteresseerd zijn in verkoopfacturen die nog niet zijn voldaan of alleen verkoopfacturen waarvan de vervaldatum al is verstreken.

Maak een keuze voor Overtijd of Onbetaald door op het keuzerondje te klikken. Na verandering van de keuze wordt de lijst ververst en krijg je de facturen die van toepassing zijn in beeld. Wil je ook inkoopfacturen die over tijd zijn bekijken, dan moet je Dagboek(en) verkoop veranderen naar Dagboek(en) inkoop of Alle verkoop- en inkoop dagboek(en). Kies dit op de gebruikelijke wijze met het omlaag wijzende driehoekje.

Selecteer de verkoopfactuur, waarvoor je een herinnering wilt aanmaken en klik op Maak herinneringen. Afhankelijk van je instellingen bij de stamgegevens wordt de juiste herinnering afgedrukt op basis van het aantal dagen dat de factuur over tijd is. Klik op Afdruk voorvertoning om eerst een afdruk op het scherm te bekijken voordat je definitief afdrukt op de printer.

Nadat je een herinnering hebt verstuurd, zie je achter de factuur vermeld worden welke herinnering je als laatste hebt gemaakt. De herinnering kan niet nogmaals worden aangemaakt.

4.2.9 Menu Boekhouding, E-banking

In dit menu heb je twee mogelijkheden, Incasso en E-banking.

Voor beide keuzes moet je bankgegevens hebben ingesteld bij de stamgegevens. Voor incasso moet je ook bij de relaties de juiste bankrekeningen hebben ingevuld. Bij incasso van je verkoopfacturen is het overigens wel noodzakelijk dat je beschikt over een machtiging die de afnemer heeft afgegeven. Zonder die machtiging mag je geen incasso-opdrachten aanbieden.

Incasso

Druk op de knop om het venster te activeren.

Je komt automatisch in het scherm Maak Clieop03 bestanden, waar je het dagboek van je keuze moet selecteren en de bankrekening die je wilt gebruiken voor het aanmaken van de opdracht. Verander de keuzes zo nodig en vul een omschrijving in voor de opdracht. Klik op de knop Maak Clieop03 transacties en je krijgt het totaal van de transacties en het aantal transacties dat in het bestand is opgenomen in beeld. Alleen facturen waarvoor je incasso hebt geselecteerd en waarvoor bij relatie een bankrekening is ingevuld worden in het bestand opgenomen.

Bij de tab Clieop03 transacties staat welk bestand je hebt aangemaakt. Je kunt die transacties in dat scherm alleen afdrukken of verwijderen.

Het bestand moet je vervolgens doorsturen naar de bank, die dat automatisch kan verwerken.

E-banking

Kies voor deze optie voor het inlezen van elektronische bankafschriften. Bij de bank moet je een mutatiebestand downloaden en dat gebruik je om in te lezen. Kies eerst het juiste importformaat en zoek in het volgende scherm het bestand dat je wilt inlezen. Selecteer vervolgens het juiste dagboek om de bankregels in te verwerken en klik op de knop Importeer om de bankregels in te lezen. Per regel zie je in de kolom Status of het programma al weet waarop de regel moet worden afgeboekt. Herkenning kan plaatsvinden aan een bankrekeningnummer of een factuurnummer wat in de omschrijving staat vermeld. Indien geen match mogelijk is moet je handmatig matchen. Door dubbel te klikken op een regel verschijnt er een nieuw scherm, waarin je alle openstaande facturen kunt bekijken. Dat zijn zowel de inkoop- als verkoopfacturen. Door in de kolom Select op de regel van je keuze te klikken selecteer je een factuur om af te boeken. Wil je niet op een factuur afboeken dan ga je naar de tab Directe banktransacties om direct op een grootboekrekening te kunnen boeken. Vul de benodigde gegevens in en klik op OK. Wanneer je alle regels hebt afgehandeld dan klik je op Verwerk om de boeking in het dagboek te verwerken.

In het dagboek, dat je had geselecteerd, kun je de boekingen nog raadplegen en eventueel aanpassen. Het is ook mogelijk om de regels daar te verwijderen.

4.2.10 Menu Boekhouding, Aangifte

Deze optie gebruik je voor het opstellen van de aangifte omzetbelasting. De instellingen daarvoor heb je bij Instellingen al geregeld, zodat de aangifte niet veel werk in beslag neemt. Je komt na te klikken in het volgende scherm:

Vul de velden indien van toepassing in en maak een keuze voor de periode bij Aangiftejaar/-tijdvak en Boekjaar.

Kies dan voor de tab BTW Controle of klik op de knop BTW controle rapport. Je krijgt per aangifterubriek te zien welke bedragen opgegeven zullen worden en door op het plusteken vooraan de regel te klikken, kun je zien in welke dagboeken die gegevens zijn geboekt. In de aangifte kun je verder handmatig geen aanpassingen doen.

Klik dan op de tab Aangiften om de aangifte te bekijken. Daarvoor moet je nog wel op de knop Bekijk aangifte klikken. Je krijgt dan een overzicht van de aangifte die je kunt gebruiken om via internet bij de belastingdienst aan te geven.

4.2.11 Menu Boekhouding, Beginbalans

Deze knop hoef je maar éénmaal te gebruiken per administratie. Wanneer je met nul bent begonnen en vanaf het begin met het pakket werkt, dan hoef je de knop zelfs nooit te gebruiken.

Heb je al een administratie voordat je begint te werken met Boekhouden Totaal dan moet je een keer een beginbalans invullen. De handigste datum is toch altijd aan het begin van het boekjaar. Als je al boekingen hebt gedaan, dan zoekt het pakket naar de oudste transacties die je hebt gedaan. De beginbalans zal dan worden opgesteld aan het begin van het oudste kalenderjaar dat het pakket vindt. Je krijgt dan het volgende scherm:

Je moet op de plustekens klikken in het rechtergedeelte van het scherm om te bekijken welke grootboekrekeningen daar beschikbaar zijn. Per grootboekrekening vul je vervolgens de waarde van de beginbalans in. Links in het scherm zie je of de balans in evenwicht is. Zo niet, dan ben je nog niet klaar.

Voor openstaande in- en verkoopfacturen moet je respectievelijk op de tab Crediteuren of Debiteuren klikken om elke factuur afzonderlijk toe te voegen. Daarbij moet je de factuurdatum invullen, de juiste relatie en het totale factuurbedrag.

Nadat de balans volledig is ingevuld, klik je op Opslaan en hoef je dit scherm nooit meer te gebruiken. Voor nieuwe jaren stel je de beginbalans voortaan automatisch samen.

4.2.12 Menu Boekhouding, Afsluiting

Je hebt twee mogelijkheden om af te sluiten. Een periode of een geheel boekjaar.

Periode

Klik op periode voor het volgende scherm:

Maak een keuze met het omlaag wijzende driehoekje voor het boekjaar en de pijltjes voor de juiste periode en klik op Periode sluiten. Daarna is het niet meer mogelijk om boekingen in die periodes te doen. Wil je dat toch, dan moet je de periode selecteren en kiezen voor Periode heropenen. Daarna is de periode weer beschikbaar en zul je opnieuw moeten sluiten nadat je een eventuele aanpassing hebt gedaan.

Het is aan te bevelen om de periodes te sluiten nadat je de aangifte omzetbelasting hebt ingediend. Alle overige transacties komen dan vanzelf in de volgende aangifte tot uitdrukking.

Boekjaar

Klik op Boekjaar voor het volgende scherm:

Nadat je de jaarrekening hebt opgesteld kun je het boekjaar definitief afsluiten, zodat je niet meer in dat jaar kunt boeken. Selecteer het jaar dat je wilt afsluiten en controleer de grootboekrekeningen voor Resultaat vorig boekjaar en Eigen vermogen. Klik daarna op Jaar afsluiten. Bij de afsluiting berekent het programma het totale resultaat voor het gehele boekjaar en zet dat resultaat op de rekening die je opgeeft bij Resultaat vorig boekjaar. De eindbalans is gelijk aan de beginbalans van het volgende boekjaar, die automatisch wordt geboekt. De boeking vind je terug in het dagboek memoriaal.

Het blijft mogelijk om een boekjaar opnieuw te openen. Kies dan voor het boekjaar waar het om gaat en klik op Heropenen. Het is dan weer mogelijk om mutaties in dat boekjaar te verwerken.