Een belangrijke theorie voor iedere administratie is de theorie van de administratieve organisatie en interne controle. Deze theorie kun je echter eigenlijk alleen goed toepassen bij grotere organisaties, in ieder geval met meer dan een werknemer. De basisdefinitie van administratieve organisatie geldt wel voor elke organisatie:
Het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens met het doel gerichte informatie te verstrekken aan besturen van organisaties, het doen functioneren en beheersen van organisaties en het afleggen van verantwoording.
Kortweg zou je kunnen zeggen dat je een administratie moet bijhouden om je organisatie te kunnen voeren. In sommige gevallen heb je die administratie ook nodig om verantwoording af te leggen aan anderen. Dat kunnen andere eigenaars van de onderneming zijn, maar in ieder geval ben je verplicht je te verantwoorden aan de belastingdienst.
De theorie van de administratieve organisatie is gericht op het vlekkeloos laten verlopen van alle processen in de organisatie, maar voor gebruikers van het boekhoudpakket van Osirius gaat dat veelal te ver. Voor veel gebruikers zal er sprake zijn van een kleine organisatie met vaak maar één bestuurder, die dan ook nog zelf verantwoordelijk is voor de administratie. Ofwel iemand die zelf de administratie moet uitvoeren. Dit hoofdstuk heet daarom ook geen administratieve organisatie, maar administratie organiseren. Dat is voor elke organisatie van belang.
Hoewel we daar later uitgebreid op ingaan kunnen we vast wat onderdelen van de administratie, waar iedereen waarschijnlijk mee te maken krijgt, benoemen. Dat zijn verkoopfacturen, inkoopfacturen, bankafschriften, kasontvangsten en -uitgaven. Al deze gegevens moet je systematisch vastleggen in je administratie. Maar maak het daarbij ook niet moeilijker dan het moet zijn.
1.1 Inkoopfacturen
Zonder inkopen kun je over het algemeen niets verkopen, dus laten we bij de inkoopfacturen beginnen. Het eerste onderscheid wat je daar kunt maken is het verschil tussen facturen die je hebt betaald en facturen die je nog moet betalen. Om dat onderscheid duidelijk te maken is het handig twee losse ordners te gebruiken. Op het moment dat je de facturen binnenkrijgt, en nog niet hebt betaald, gaan de facturen in de map ‘Onbetaalde inkopen’. Niet alleen facturen van goederen die je gaat verkopen, maar ook facturen voor je telefoonrekening bijvoorbeeld, ALLE facturen dus. Later komen we daar nog op terug. Het is echter ook handig de facturen eerst te verwerken in je administratie, voordat je ze in de map stopt, dan zijn ze maar vast geregistreerd.
Op het moment dat je een factuur betaalt, dan verhuis je de factuur naar een andere ordner die je ‘Betaalde inkoopfacturen’ noemt. Het voordeel van dit onderscheid is dat je altijd een map hebt die facturen bevat die je nog moet betalen. Anderzijds betekent dat ook dat een factuur die niet in die map zit al betaald moet zijn. Het kan voorkomen dat een leverancier belt over de betaling van zijn factuur. Als dan uit je administratie blijkt dat die factuur als is betaald, dan pak je de map ‘Betaalde inkoopfacturen’ om de gegevens te raadplegen. Om snel informatie aan die leverancier te kunnen geven is het ook handig de facturen alfabetisch te ordenen en binnen de reeks facturen van één leverancier te archiveren op datum. Vul op de factuur ook in op welk moment je de betaling hebt verricht. Je kunt dan altijd snel achterhalen wanneer je hebt betaald en het probleem terugleggen bij je leverancier.
Alle inkomende facturen behandel je op deze zelfde manier en archiveer je dus in de betreffende ordners. Na afloop van een boekjaar, waarover later ook meer, maak je alleen een nieuwe ordner aan voor de betaalde facturen. Per boekjaar houd je de uiteindelijk betaalde facturen dus bij elkaar. Met alle inkomende facturen bedoelen we dan ook facturen die negatief zijn, de zogeheten creditnota’s. Dit zijn dezelfde soort documenten met als enige verschil dat het te betalen bedrag negatief is.
1.2 Verkoopfacturen
Van alle verkoopfacturen die je naar je klanten stuurt, is het gebruikelijk een kopie achter te houden. Je drukt dus altijd twee exemplaren af, één stuur je op en één bewaar je. De kopie stop je in een ordner, waarbij het net als bij de inkoopfacturen handig is om twee ordners te gebruiken. Zolang je het totale bedrag nog niet van je klant hebt ontvangen, bewaar je de kopie in een map ‘Debiteuren te ontvangen’. Bij volledige betaling door je klant verhuis je de factuur naar een map ‘Debiteuren’ en sorteer je de facturen op alfabetische volgorde. Op die manier heb je net als bij de inkoopfacturen snel overzicht over de stand van zaken per debiteur.
De belangrijkste ordner is nu de ordner met de nog niet ontvangen facturen. Je kunt die regelmatig raadplegen om te gebruiken bij het aanmanen van je debiteuren.
1.3 Bank- en giroafschriften
Hoewel girorekeningen al jaren bij de Postbank zijn ondergebracht en de Postbank inmiddels is samengegaan met de ING zullen we nog jaren blijven spreken over girorekeningen en de bijbehorende giroafschriften. In feite bestaat er weinig verschil tussen giro en bank, behalve dat nog steeds voor girorekeningen een andere nummering wordt gebruikt. Bankrekeningnummers moeten altijd voldoen aan een bepaalde regel. Voor girorekeningnummers is die regel niet van toepassing. Voor zowel de bank als de giro krijg je periodiek afschriften toegestuurd, soms elke werkdag en soms eens per maand. De verwerking van de afschriften gaat op precies dezelfde wijze. Qua archivering maak je voor iedere bankrekening, dus ook voor spaarrekeningen, een aparte ordner. De banken hebben de goede gewoonte alle afschriften te voorzien van een afschriftnummer. Het is dan ook het eenvoudigst de afschriften op deze nummervolgorde in de ordner te stoppen. Op die manier kun je altijd gemakkelijk de afschriften terugzoeken.
1.4 De kas
De kasadministratie is een apart verhaal. Van de kasontvangsten en kasuitgaven krijg je geen totaaloverzicht, dat moet je zelf maken. Wel krijg je kassabonnen van de winkels waar je kasuitgaven doet en bij ontvangsten per kas zou je een ontvangstbon moeten maken. Deze gegevens sorteer je op datum en berg je op in een ordner ‘Kas’. Al deze bonnen verwerk je in de administratie, waarna je beschikt over een totaaloverzicht. Bij het verwerken van de bonnen is het belangrijk dat je alle bonnen later kunt afstemmen met de gegevens in de administratie. Daarom moet je elke bon handmatig doorlopend nummeren. Je kunt aan de hand van dit nummer in je administratie terugvinden welke bon daarbij hoort. Het komt vaak voor dat je een bon krijgt op thermisch papier, dat na verloop van tijd verbleekt en daardoor onleesbaar wordt. Om problemen met de belastingdienst te voorkomen kun je het beste een kopie van de bon maken en die samen met de originele bon in de ordner opslaan. Het lijkt dubbelop, maar de administratie moet immers leesbaar blijven en je moet ook aan kunnen tonen dat je beschikt over de originele kassabon.
Je moet ook af en toe een kastelling doen. De hoeveelheid kasgeld die je op zak hebt moet je tellen en op een formulier vastleggen. De vastlegging sla je op in de ordner en als je daar toch mee bezig bent controleer je gelijk even of het saldo overeenkomt met het saldo dat je in de administratie hebt vastgelegd.
Hoe meer kasontvangsten en -uitgaven je hebt, hoe meer werk je hebt aan de kasadministratie. De kas is eigenlijk ook de meest bewerkelijke administratie.
1.5 Totaal
Het voorgaande leidt minimaal tot de volgende ordners:
- Onbetaalde inkoopfacturen
- Betaalde inkoopfacturen
- Debiteuren te ontvangen
- Debiteuren
- Bank
- Kas
- Memoriaal
Over het memoriaal hebben we nog niets verteld, dat komt later. Een memoriaal gebruik je eigenlijk in alle overige situaties dan hiervoor beschreven. Het kan nodig zijn om van een transactie in de administratie die je via het memoriaal boekt documentatie te bewaren. Deze documentatie bewaar je dus in de laatste ordner.