oplossingen voor MKB en ZZP

Infolijn 088-1122288 ma-vr 09:00 - 17:00u

 

Inhoudsopgave Handleiding

Inhoudsopgave

Ondanks alle aan de samenstelling van deze handleiding bestede zorg kan noch de redactie, noch de auteur, noch de uitgever aansprakelijkheid aanvaarden voor schade die het gevolg is van enige fout in deze uitgave. Er wordt dagelijks aan deze Handleiding gewerkt en we hopen de laatste onderdelen binnen enkele weken af te ronden. Heeft u vragen, mail dan naar helpdesk@osirius.nl.

Over de auteur
Inleiding

Deel 1 - Boekhouden voor iedereen

1            Administratie organiseren

1.1        Inkoopfacturen
1.2        Verkoopfacturen
1.3        Bank- en giroafschriften
1.4        De kas
1.5        Totaal

2            De administratie

2.1        De balans
2.2        De resultatenrekening
2.3        Grootboekrekeningen en -kaarten
2.4        Journaalposten
2.5        Dagboeken
2.6        De kolommenbalans

Deel 2 - Boekhouden met Osirius software

3 Installatie van de software

3.1        Handleiding
3.2        Herinstallatie
3.3        Inrichten van de eigen administratie
3.3.1     Wel of niet factureren
3.3.2     De administratie inrichten
3.3.3     Internet
 

4 Algemene werking van het programma

4.1        Inleiding
4.1.1    Titelscherm
4.1.2    Menubalk
4.1.3    Werkvensters

4.2       Menu's
4.2.1    Menu Algemeen

Over de auteur

Marco Steenwinkel (1969) is registeraccountant (RA en lid van het Koninklijk NIVRA) en werkte onder andere voor CMG en Deloitte en Touche. Hij was tien jaar lang als docent verbonden aan de Haagse Hogeschool, waar hij zich vooral richtte op de financiële administratie en bedrijfseconomie. Naast cijfers is Marco ook goed thuis in diverse computertoepassingen, waaronder bijvoorbeeld administratieve pakketten (onder andere Boekhouden Totaal van Osirius, Multivers van Unit4 Agresso, King van Quadrant), maar ook Microsoft Excel, databasetoepassingen en ERP (onder andere Peoplesoft van Oracle). Sinds augustus 2006 heeft hij zijn eigen financieel advieskantoor in Gouda. Marco schreef eerder ook Bedrijfsadministratie (2005, een studieboek bedoeld voor gebruik op hogescholen) en Boekhouden voor Dummies
(2007).

Naar Inhoudsopgave

 

Inleiding

Als ondernemer ben je verplicht van je activiteiten een administratie bij te houden. De verplichting wordt opgelegd door de belastingdienst, maar je zult zelf toch ook willen weten hoe je onderneming draait. Veel ondernemers geven de schoenendoos van hun administratie aan de boekhouder of accountant en kijken daar verder niet naar om. Dat kan natuurlijk prima werken, maar het kost ook geld. Je kunt ook zelf een groot deel van je administratie verzorgen en aan het einde van het jaar pas de hulp van je boekhouder of accountant inroepen voor de wat ingewikkelder zaken. Het grote voordeel daarbij is dat je zelf voortdurend op de hoogte kunt blijven van de stand van zaken en je dus niet altijd achter de feiten aan loopt. 

Deze handleiding is bedoeld voor ondernemers die zelf hun administratie willen verzorgen, maar nog geen of weinig ervaring hebben met boekhouden.

De Handleiding is uit drie delen samengesteld:

  • In deel 1 behandelen we de theorie achter het boekhouden. Eerst besteden we aandacht aan hoe je de hele papierwinkel het beste kunt archiveren en vervolgens laten we zien hoe je een administratie moet voeren. We beginnen met een eindresultaat uit de administratie, je balans, en gaan dan steeds dieper de administratie in. Aan de hand van deze theorie leer je hoe iedere boekhouding opgezet kan worden. 
  • In deel 2 laten we zien hoe je de administratie met een boekhoudpakket kunt voeren. Daarbij maken we gebruik van het soft warepakket Boekhouden Totaal van Osirius. Je kunt dit deel ook als handleiding gebruiken bij gebruik van het pakket. Een starterseditie van dit programma staat op de dvd die bij dit boek is geleverd. Deze versie is niet beperkt door een datum, maar wel is het aantal boekingen dat je kwijt kunt gelimiteerd. 
  • In deel 3 blijven we gebruik maken van Boekhouden Totaal. We beschrijven verschillende situaties, die je in de dagelijkse praktijk kunt tegenkomen. Eerst krijg je een algemene toelichting, vervolgens laten we zien hoe je dat moet verwerken in een administratie, zoals je dat hebt kunnen leren in deel 1. Tenslotte laten we zien hoe je in dergelijke gevallen te werk moet gaan bij gebruik van Boekhouden Totaal.

Ben je al een ervaren boekhouder, maar wil je gaan starten met Boekhouden Totaal, dan kun je deel 1 wel overslaan. Deel 2 kun je gebruiken om snel aan de slag te gaan, in dit deel komt de verwerking van verschillende onderdelen in je administratie en het pakket stapsgewijs op een logische volgorde aan bod. Deel 3 tenslotte is goed te gebruiken om even na te kijken hoe je in een bepaalde situatie ook weer te werk moest gaan. 

We hopen dat het boek een goede leidraad kan zijn voor de dagelijkse verwerking van je administratie.

Naar Inhoudsopgave

1            Administratie organiseren

Een belangrijke theorie voor iedere administratie is de theorie van de administratieve organisatie en interne controle. Deze theorie kun je echter eigenlijk alleen goed toepassen bij grotere organisaties, in ieder geval met meer dan een werknemer. De basisdefi nitie van administratieve organisatie geldt wel voor elke organisatie:


Het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens met het doel gerichte informatie te verstrekken aan besturen van organisaties, het doen functioneren en beheersen van organisaties en het afleggen van verantwoording.


Kortweg zou je kunnen zeggen dat je een administratie moet bijhouden om je organisatie te kunnen voeren. In sommige gevallen heb je die administratie ook nodig om verantwoording af te leggen aan anderen. Dat kunnen andere eigenaars van de onderneming zijn, maar in ieder geval ben je verplicht je te verantwoorden aan de belastingdienst. De theorie van de administratieve organisatie is gericht op het vlekkeloos laten verlopen van alle processen in de organisatie, maar voor gebruikers van het boekhoudpakket van Osirius gaat dat veelal te ver. Voor veel gebruikers zal er sprake zijn van een kleine organisatie met vaak maar één bestuurder, die dan ook nog zelf verantwoordelijk is voor de administratie. Ofwel iemand die zelf de administratie moet uitvoeren. Dit hoofdstuk heet daarom ook geen administratieve organisatie, maar administratie organiseren. Dat is voor elke organisatie van belang. Hoewel we daar later uitgebreid op ingaan kunnen we vast wat onderdelen van de administratie, waar iedereen waarschijnlijk mee te maken krijgt, benoemen. Dat zijn verkoopfacturen, inkoopfacturen, bankafschrift en, kasontvangsten en -uitgaven. Al deze gegevens moet je systematisch vastleggen in je administratie. Maar maak het daarbij ook niet moeilijker dan het moet zijn.

Naar Inhoudsopgave


1.1 Inkoopfacturen

Zonder inkopen kun je over het algemeen niets verkopen, dus laten we bij de inkoopfacturen beginnen. Het eerste onderscheid wat je daar kunt maken is het verschil tussen facturen die je hebt betaald en facturen die je nog moet betalen. Om dat onderscheid duidelijk te maken is het handig twee losse ordners te gebruiken. Op het moment dat je de facturen
binnenkrijgt, en nog niet hebt betaald, gaan de facturen in de map ‘Onbetaalde inkopen’. Niet alleen facturen van goederen die je gaat verkopen, maar ook facturen voor je telefoonrekening bijvoorbeeld, ALLE facturen dus. Later komen we daar nog op terug. Het is echter ook handig de facturen eerst te verwerken in je administratie, voordat je ze in de map stopt, dan zijn ze maar vast geregistreerd. 

Op het moment dat je een factuur betaalt, dan verhuis je de factuur naar een andere ordner die je ‘Betaalde inkoopfacturen’ noemt. Het voordeel van dit onderscheid is dat je altijd een map hebt die facturen bevat die je nog moet betalen. Anderzijds betekent dat ook dat een factuur die niet in die map zit al betaald moet zijn. Het kan voorkomen dat een leverancier belt over de betaling van zijn factuur. Als dan uit je administratie blijkt dat die factuur als is betaald, dan pak je de map ‘Betaalde inkoopfacturen’ om de gegevens te raadplegen. Om snel informatie aan die leverancier te kunnen geven is het ook handig de facturen alfabetisch te ordenen en binnen de reeks facturen van één leverancier te archiveren op datum. Vul op de factuur ook in op welk moment je de betaling hebt verricht. Je kunt dan altijd snel achterhalen wanneer je hebt betaald en het probleem terugleggen bij je leverancier.

Alle inkomende facturen behandel je op deze zelfde manier en archiveer je dus in de betreff ende ordners. Na afloop van een boekjaar, waarover later ook meer, maak je alleen een nieuwe ordner aan voor de betaalde facturen. Per boekjaar houd je de uiteindelijk betaalde facturen dus bij elkaar. Met alle inkomende facturen bedoelen we dan ook facturen die negatief zijn, de zogeheten creditnota’s. Dit zijn dezelfde soort documenten met als enige verschil dat het te betalen bedrag negatief is.

Naar Inhoudsopgave

1.2 Verkoopfacturen

Van alle verkoopfacturen die je naar je klanten stuurt, is het gebruikelijk een kopie achter te houden. Je drukt dus altijd twee exemplaren af, één stuur je op en één bewaar je. De kopie stop je in een ordner, waarbij het net als bij de inkoopfacturen handig is om twee ordners te gebruiken. Zolang je het totale bedrag nog niet van je klant hebt ontvangen, bewaar je de kopie in een map ‘Debiteuren te ontvangen’. Bij volledige betaling door je klant verhuis je de factuur naar een map ‘Debiteuren’ en sorteer je de facturen op alfabetische volgorde. Op die manier heb je net als bij de inkoopfacturen snel overzicht over de stand van zaken per debiteur.

De belangrijkste ordner is nu de ordner met de nog niet ontvangen facturen. Je kunt die regelmatig raadplegen om te gebruiken bij het aanmanen van je debiteuren.

Naar Inhoudsopgave

1.3 Bank- en giroafschriften

Hoewel girorekeningen al jaren bij de Postbank zijn ondergebracht en de Postbank inmiddels is samengegaan met de ING zullen we nog jaren blijven spreken over girorekeningen en de bijbehorende giroafschrift en. In feite bestaat er weinig verschil tussen giro en bank, behalve dat nog steeds voor girorekeningen een andere nummering wordt gebruikt. Bankrekeningnummers moeten altijd voldoen aan een bepaalde regel. Voor girorekeningnummers is die regel niet van toepassing. Voor zowel de bank als de giro krijg je periodiek afschrift en toegestuurd, soms elke werkdag en soms eens per maand. De verwerking van de afschrift en gaat op precies dezelfde wijze. Qua archivering maak je voor iedere  bankrekening, dus ook voor spaarrekeningen, een aparte ordner. De banken hebben de goede gewoonte alle afschrift en te voorzien van een afschrift -nummer. Het is dan ook het eenvoudigst de afschrift en op deze nummervolgorde in de ordner te stoppen. Op die manier kun je altijd gemakkelijk de afschrift en terugzoeken.

Naar Inhoudsopgave

1.4  De kas

De kasadministratie is een apart verhaal. Van de kasontvangsten en kasuitgaven krijg je geen totaaloverzicht, dat moet je zelf maken. Wel krijg je kassabonnen van de winkels waar je kasuitgaven doet en bij ontvangsten per kas zou je een ontvangstbon moeten maken. Deze gegevens sorteer je op datum en berg je op in een ordner ‘Kas’. Al deze bonnen verwerk
je in de administratie, waarna je beschikt over een totaaloverzicht. Bij het verwerken van de bonnen is het belangrijk dat je alle bonnen later kunt afstemmen met de gegevens in de administratie. Daarom moet je elke bon handmatig doorlopend nummeren. Je kunt aan de hand van dit nummer in je administratie terugvinden welke bon daarbij hoort. Het komt vaak voor dat je een bon krijgt op thermisch papier, dat na verloop van tijd verbleekt en daardoor onleesbaar wordt. Om problemen
met de belastingdienst te voorkomen kun je het beste een kopie van de bon maken en die samen met de originele bon in de ordner opslaan. Het lijkt dubbelop, maar de administratie moet immers leesbaar blijven en je moet ook aan kunnen tonen dat je beschikt over de originele kassabon. 

Je moet ook af en toe een kastelling doen. De hoeveelheid kasgeld die je op zak hebt moet je tellen en op een formulier vastleggen. De vastlegging sla je op in de ordner en als je daar toch mee bezig bent controleer je gelijk even of het saldo overeenkomt met het saldo dat je in de administratie hebt vastgelegd.

Hoe meer kasontvangsten en -uitgaven je hebt, hoe meer werk je hebt aan de kasadministratie. De kas is eigenlijk ook de meest bewerkelijke administratie.

Naar Inhoudsopgave

1.5 Totaal

Het bovenstaand leidt minimaal tot de volgende orders:

  • Onbetaalde inkoopfacturen
  • Betaalde inkoopfacturen
  • Debiteuren te ontvangen
  • Debiteuren
  • Bank
  • Kas
  • Memoriaal

Over het memoriaal hebben we nog niets verteld, dat komt later. Een memoriaal gebruik je eigenlijk in alle overige situaties dan hiervoor beschreven. Het kan nodig zijn van een transactie in de administratie die je via het memoriaal boekt documentatie te bewaren. Deze documentatie bewaar je dus in de laatste ordner.

Naar Inhoudsopgave

 

2  De administratie

Voor veel ondernemers is de administratie absoluut een noodzakelijk kwaad. Zij willen niet boekhouden of denken dat ze niet kunnen boekhouden. Dat heeft vaak tot gevolg dat de administratie niet wordt bijgehouden en leidt tot een grote stapel papierwerk die aan het einde van het jaar in een grote doos aan de accountant wordt overhandigd. Gedurende het jaar hebben deze ondernemers dus totaal geen idee van de stand van zaken, en zolang zij een positief saldo op de bank hebben denken ze dat alles in orde is. Helaas kunnen zij achteraf bedrogen uitkomen, wat tot allerlei problemen kan leiden.

De truc is eerder niet uit te stellen, maar regelmatig wat tijd aan de administratie te besteden zodat een zekere routine ontstaat. Daarbij moet je het vooral ook niet moeilijker maken dan het is. Hoe regelmatiger je tijd aan de administratie besteed hoe duidelijker het wordt en hoe eenvoudiger het wordt. Met behulp van onze software proberen we in ieder geval te zorgen voor een makkelijke manier van werken.

Hoe dan ook, als ondernemer ben je verplicht een administratie bij te houden. De belastingdienst moet bijvoorbeeld in staat kunnen zijn om je opbrengsten en kosten te controleren. Daarom, maar vooral ook voor jezelf moet je een jaarrekening maken en belangrijk overzichten tussendoor. Met behulp van deze periodieke overzichten, maandelijks of per kwartaal, kun je beoordelen hoe je onderneming draait.

Uiteindelijk beëindig je de administratie na afloop van een boekjaar met het opstellen van een jaarrekening. In die jaarrekening laat je zien wat je vermogenspositie is en hoe je onderneming in de afgelopen periode heeft gedraaid. Over de jaarrekening later meer, maar in de jaarrekening vind je in ieder geval een balans en een resultatenrekening.

Naar Inhoudsopgave

2.1 De balans

Op de balans geef je de vermogenspositie van je onderneming weer. Je laat met andere woorden zien wat je bezit en hoe je dat hebt gefinancierd. Schematisch:

Balans per ……….

 

 

 

EIGEN VERMOGEN

BEZITTINGEN

 

 

VREEMD VERMOGEN

 

Aan de linkerkant van de balans vind je de bezittingen en doordat het totaal van beide zijden van de balans in evenwicht moet zijn, in balans dus, laat je zien hoe je deze bezittingen financiert. Dat doe je met eigen geld, eigen vermogen, of met geleend geld, vreemd vermogen. Lenen van geld moet je daarbij wel wat breder zien dan alleen lenen bij een bank. Ook wanneer je op rekening geleverd krijgt leen je geld tot het moment dat je de schuld afbetaalt. Dat geldt ook voor bezittingen, dat zijn niet alleen je voorraden en het kantoormeubilair, maar bijvoorbeeld ook de vorderingen die je hebt op afnemers en je voorraad geld, kas of op de bank.

Stel dat je op 1 januari met je eigen spaargeld van totaal € 100.000 een onderneming begint en dat geld zet je op een nieuw opgerichte zakelijke bankrekening, dan is je bezit de bankrekening en heb je dat met je eigen vermogen gefinancierd. Dat noem je overigens je kapitaal. Je balans is dan als volgt:

Balans per 1 januari

 

 

 

 

 

Bankrekening

100.000

 

Kapitaal

100.000

 

 

 

 

 

 

100.000

 

 

100.000

 

Duidelijk is dat de balans in evenwicht is en dat moet te allen tijde zo blijven. Bezittingen en financiering kunnen wel veranderen, maar het evenwicht MOET in tact blijven.

Een verandering van de bezittingen ontstaat bijvoorbeeld als je goederen aanschaft om te gaan verkopen. De goederen die je dan bezit horen tot je voorraad en laat je aan de debetzijde op de balans zien. Bij directe betaling vanaf je bankrekening neemt de waarde van een ander bezit, je bankrekening, af. Je krijgt dan een toename aan de debetzijde en gelijk een afname aan de debetzijde. Wanneer je op 5 januari via een pinbetaling voor € 25.000 goederen aanschaft om te verkopen, dan heb je daarna de volgende balans:

Balans per 5 januari

 

 

 

 

 

Voorraad goederen

25.000

 

Kapitaal

100.000

Bankrekening

75.000

 

 

 

 

 

 

 

 

 

100.000

 

 

100.000

 

Zoals je kunt zien, is de voorraadwaarde toegenomen en de bankrekening afgenomen. De manier van financiering van je bezittingen is niet veranderd dus je ziet geen verandering aan de creditzijde van je balans.

Bij aanschaf van voorraad, dus goederen om te verkopen, op rekening krijg je wel een verandering in de manier van financieren. Je hebt op het moment dat je de goederen aanschaft een schuld aan je leverancier. Die schuld is een manier van financiering, dus verandert je creditzijde. Schulden aan leveranciers noem je op de balans overigens crediteuren.

Op 7 januari koop je voor € 30.000 goederen, die je pas op 21 januari hoeft te betalen aan je leverancier. Je krijgt op 7 januari dan de volgende balans:

Balans per 7 januari

 

 

 

 

 

Voorraad goederen

55.000

 

Kapitaal

100.000

Bankrekening

75.000

 

Crediteuren

30.000

 

 

 

 

 

 

130.000

 

 

130.000

 

Je had al voor € 25.000 voorraad op 5 januari en daar komt op 7 januari dus € 30.000 bij, zodat je totale voorraad € 55.000 bedraagt. Het totaal van je bezittingen neemt toe naar € 130.000 omdat je nog niet hoeft te betalen. Daar staat de schuld natuurlijk wel tegenover, je financiert de bezittingen nu met € 100.000 eigen geld en € 30.000 geld van anderen, ofwel vreemd vermogen.

Op 14 januari kun je de gehele voorraad al verkopen tegen een prijs van € 90.000, zodat je een totale winst behaalt van € 35.000 (€ 90.000 verkoopwaarde minus € 55.000 inkoopwaarde). De verkoop vindt plaats op rekening en je bent overeengekomen dat je de betaling zult ontvangen op 28 januari. Door de levering van je voorraad verdwijnt de voorraad van je balans en krijg je daar een vordering op je afnemer voor terug. Die vordering noem je op de balans debiteuren. De winst op de verkoop steek je natuurlijk in eigen zak, zodat de waarde van je kapitaal toeneemt. Je eigen vermogen wordt door de verkoop hoger. De balans op 14 januari is dan:

Balans per 14 januari

 

 

 

 

 

Voorraad goederen

0

 

Kapitaal

135.000

Debiteuren

90.000

 

Crediteuren

30.000

Bankrekening

75.000

 

 

 

 

 

 

 

 

 

165.000

 

 

165.000

 

 

Met een winst van € 35.000 in een paar dagen doe je de rest van de maand niet zo veel, dus verandert je balans ook niet, totdat je de crediteur gaat betalen. Zoals afgesproken doe je dat op 21 januari, waardoor je balans als volgt wordt:

Balans per 21 januari

 

 

 

 

 

Debiteuren

90.000

 

Kapitaal

135.000

Bankrekening

45.000

 

Crediteuren

0

 

 

 

 

 

 

135.000

 

 

135.000

 

Je schuld aan de crediteuren betaal je helemaal, zodat die waarde afneemt tot nul, nadeel daarvan is wel dat het saldo op je bankrekening ook met € 30.000 afneemt tot € 45.000. Maar zoals afgesproken met je afnemer krijg je op 28 januari je geld binnen en verandert je balans alweer naar:

Balans per 28 januari

 

 

 

 

 

Debiteuren

0

 

Kapitaal

135.000

Bankrekening

135.000

 

 

 

 

 

 

 

 

 

135.000

 

 

135.000

 

De laatste dagen van januari heb je geen verdere activiteiten dus de balans per 31 januari is dan:

Balans per 31 januari

 

 

 

 

 

Bankrekening

135.000

 

Kapitaal

135.000

 

 

 

 

 

 

135.000

 

 

135.000

 

Aan de hand van de voorbeelden zouden in ieder geval de volgende punten op moeten vallen:

  • de balans is altijd in evenwicht;
  • op de balans zie je altijd de stand van zaken van één bepaald moment.

 

Daarnaast kun je ook zien dat het kapitaal dat je aan het begin hebt geïnvesteerd is toegenomen van € 100.000 tot € 135.000. De toename is veroorzaakt door de winst die je hebt behaald op de verkoop van je voorraad. Je kunt met andere woorden aan de verandering van het eigen vermogen zien wat het resultaat is dat je hebt behaald over een bepaalde periode, door de volgende vergelijking:

Eigen vermogen einde periode (hier kapitaal per 31 januari)            €  135.000
Af: eigen vermogen begin periode (kapitaal per 5 januari)               -   100.000
Behaald resultaat over de maand januari                                       €    35.000

Door middel van vermogensvergelijking kun je altijd het resultaat over een bepaalde periode bepalen. Daardoor kun je om de winst over een heel kalenderjaar te bepalen een balans opmaken per 1 januari en een balans per 31 december. Voor bepaling van het resultaat maakt de fiscus ook gebruik van vermogensvergelijking.

Zoals gezegd bestaat de balans uit bezittingen en schulden en het verschil tussen deze twee is het eigen vermogen. Daarbij is ook sprake van een momentopname. Wanneer je de stand van je bezittingen op een bepaald moment weet, dan kun je dus een balans opmaken.

De standen van je bezittingen kun je bepalen door te inventariseren of te tellen. Pak bijvoorbeeld al je bankafschriften bij elkaar en je weet wat de stand van je bankrekening is op een bepaald moment. Op 1 januari is de hoogte van je bankrekening bij de ABN Amro bijvoorbeeld € 12.450 en van de ING bank € 3.780. De waarde van je bedrijfspand is € 184.000 en van je auto € 13.870. Je voorraad heb je geteld en daarbij kom je op een waarde van € 34.825. De vordering op je debiteuren tenslotte is €25.413. Al deze bezittingen heb je gefinancierd met een schuld aan crediteuren van € 8.980, een schuld aan de belastingdienst van € 5.468 en verder met eigen vermogen. Aan de hand van deze tellingen kun je dan de volgende balans opmaken per 1 januari:

Balans per 1 januari

 

 

 

 

 

Gebouwen

184.000

 

Kapitaal

259.890

Vervoermiddelen

13.870

 

 

 

Voorraad goederen

34.825

 

Crediteuren

8.980

Debiteuren

25.413

 

Belastingdienst

5.468

ABN Amro bank

12.450

 

 

 

ING bank

3.780

 

 

 

 

 

 

 

 

 

274.338

 

 

274.338

Door het totaal van je bezittingen (aan de linkerkant of debetzijde van de balans) te verminderen met het totaal van de schulden (crediteuren en belastingdienst) bepaal je de hoogte van je eigen vermogen, het kapitaal.

Bezittingen                                          274.338
Schulden                                               14.448     -/-
Eigen vermogen                                   259.890

Het resultaat van je berekening vul je in bij kapitaal op je balans en daardoor is je balans weer in evenwicht.

Op dezelfde manier ga je aan de slag om de balans per 31 december op te stellen. Stel dat je tot de volgende resultaten komt:

Balans per 31 december

 

 

 

 

 

Gebouwen

179.000

 

Kapitaal

263.557

Vervoermiddelen

8.340

 

 

 

Voorraad goederen

55.633

 

Crediteuren

24.718

Debiteuren

34.794

 

Belastingdienst

13.869

ABN Amro bank

8.665

 

 

 

ING bank

15.712

 

 

 

 

 

 

 

 

 

302.144

 

 

302.144

 

Door vermogensvergelijking te doen tussen de beide balansen kun je het resultaat over het jaar bepalen:

Kapitaal op 31 december                    €  263.557
Kapitaal op 1 januari                          -   259.890     -/-
Resultaat boekjaar                             €      3.667

Het enkel opstellen van een balans op basis van de tellingen die je doet en vervolgens het resultaat bepalen door middel van vermogensvergelijking heet enkel boekhouden en wordt eigenlijk niet meer toegepast. Het kan ook nogal tegenvallen, je zal maar een heel jaar aan het werk zijn en aan het einde van het jaar tot de ontdekking komen dat je maar € 3.667 verdiend hebt. Bovendien blijkt geheel niet waaruit de toename van je kapitaal bestaat. Op deze manier heb je geen flauw idee waaraan je geld opgaat. Daarvoor maak je gebruik van een resultatenrekening, waarop je de verandering van het eigen vermogen specificeert. Bovendien maak je gebruik van dubbel boekhouden wat inhoudt dat je altijd een verandering van minimaal twee onderdelen van balans of resultatenrekening bijwerkt.

Bij de aanschaf van voorraad geef je onmiddellijk aan dat niet alleen de voorraad toeneemt maar ook de schuld aan je leverancier, de crediteur. Of bij directe betaling boek je de voorraad op en boek je de bank of kas af. Je hebt eigenlijk de volgende mogelijkheden:

              Toename bezittingen                                     Afname bezittingen

              Toename bezittingen                                     Toename schuld (vreemd vermogen)

              Toename bezittingen                                     Toename eigen vermogen

              Afname bezittingen                                       Afname schulden

              Afname bezittingen                                       Afname eigen vermogen

              Afname bezittingen                                       Toename bezittingen

              Toename schulden                                        Toename bezittingen

              Toename schulden                                        Afname schulden

              Toename schulden                                        Afname eigen vermogen

              Afname schulden                                          Afname bezittingen

              Afname schulden                                          Toename eigen vermogen

              Afname schulden                                          Toename eigen vermogen

              Toename eigen vermogen                              Toename bezittingen

              Toename eigen vermogen                              Afname schulden

Het eigen vermogen verandert eigenlijk alleen direct bij een storting van geld in je onderneming of een onttrekking van geld aan je onderneming. Andere wijzigingen in het eigen vermogen worden veroorzaakt door veranderingen als onderdeel van het resultaat, de winst of het verlies.

Die wijzigingen geef je weer door specificatie op de resultatenrekening, waarover meer in de volgende paragraaf.

Naar Inhoudsopgave

2.2  De resultatenrekening

De resultatenrekening is eigenlijk een specificatie van het resultaat dat je op de balans toevoegt aan het eigen vermogen. Dat resultaat kan positief zijn (winst) of negatief (verlies). Je kunt ook spreken van de winst- en verliesrekening, maar het blijft hetzelfde.

Op de resultatenrekening laat je de kosten en opbrengsten zien en het verschil tussen die twee. Hogere opbrengsten dan kosten betekent natuurlijk winst en hogere kosten dan opbrengsten betekent verlies. In de vorige paragraaf is aangegeven dat een opbrengst toename van het eigen vermogen met zich meebrengt. Door verkoop van de voorraad goederen met een winstopslag van € 35.000 nam het eigen vermogen immers toe met € 35.000. Daarom staan opbrengsten op de resultatenrekening zoals het eigen vermogen aan de creditzijde (de rechterkant). Door het maken van kosten verlaag je het eigen vermogen en daarom geef je de kosten aan de debetzijde (links) van de resultatenrekening weer. Ook voor de resultatenrekening geldt dat deze altijd in evenwicht moet zijn. Dat evenwicht bereik je door het resultaat ook te vermelden. Een winst (hogere opbrengsten credit dan kosten debet) komt daardoor aan de debetzijde van de resultatenrekening. Verlies vermeldt je dan dus aan de creditzijde. Schematisch is dat als volgt weer te geven:

Resultatenrekening over ……….

 

 

KOSTEN

OPBRENGSTEN

 

 

(WINST)

(VERLIES)

 

Winst en verlies staan tussen haakjes omdat je altijd een keuze moet maken. Na afsluiting van de resultatenrekening kun je het resultaat toevoegen aan het eigen vermogen. Die toevoeging zorgt dan ook weer voor evenwicht op de balans. De winst leidt tot een verhoging van het eigen vermogen aan de creditzijde.

Een toelichting met een eenvoudig voorbeeld. We beginnen op 1 januari met gebruik van eigen spaargeld van totaal € 100.000, zodat de beginbalans als volgt is:

Balans per 1 januari

 

 

 

 

 

Bankrekening

100.000

 

Kapitaal

100.000

 

 

 

 

 

 

100.000

 

 

100.000

 

In januari vinden de volgende gebeurtenissen plaats:

De € 100.000 gebruik je voor de aanschaf van € 50.000 voorraad tegen directe betaling, zodat het banksaldo € 50.000 wordt. De totale voorraad verkoop je voor € 75.000 eveneens tegen directe betaling, waarna het banksaldo weer stijgt tot € 125.000. Deze actie betekent dat je € 50.000 kosten hebt gemaakt, de inkoopkosten van je voorraad, en je hebt € 75.000 opbrengst behaald.

Daarnaast geef je € 5.000 uit voor huur van je winkelpand (huurkosten), € 2.000 voor verzendkosten en € 7.500 besteed je aan reclame. Alle kosten betaal je direct per bank, zodat het saldo van de bankrekening weer daalt tot € 110.500.

Deze gegevens plaats je op de resultatenrekening om te bepalen hoeveel winst of verlies je hebt gemaakt:

Resultatenrekening over januari

 

 

 

 

 

Inkoopwaarde verkopen

50.000

 

Opbrengst verkopen

75.000

Huur

5.000

 

 

 

Verzendkosten

2.000

 

 

 

Reclame

7.500

 

 

 

 

 

 

 

 

 

64.500

 

 

75.000

 

De bijbehorende balans is op dit moment:

Balans per 31 januari

 

 

 

 

 

Bankrekening

110.500

 

Kapitaal

100.000

 

 

 

 

 

 

110.500

 

 

100.000

 

Nu zijn balans en resultatenrekening niet in evenwicht omdat je het resultaat nog niet hebt bepaald. Je ziet dat de creditzijde op de resultatenrekening hoger is dan de debetzijde, oftewel de opbrengsten zijn hoger dan de kosten en dus hebben we een winst. Het lijkt natuurlijk vreemd om een winst aan de kostenkant van de resultatenrekening weer te geven, maar zoals te zien is dat de enige manier om evenwicht te krijgen. De winst bedraagt:

Totaal opbrengsten                          €       75.000
Totaal kosten                                   -       64.500     -/-
Winst over januari                           €       10.500

De winst vul je in op de resultatenrekening en voeg je toe aan het eigen vermogen (dus aan de creditzijde van de balans). Het eigen vermogen neemt toe tot:

Kapitaal voor resultaatbepaling        €    100.000
Resultaat januari                            -       10.500     +
Kapitaal na resultaatbepaling           €     110.500

Na bijwerking krijgen we dan de volgende overzichten:

Resultatenrekening over januari

 

 

 

 

 

Inkoopwaarde verkopen

50.000

 

Opbrengst verkopen

75.000

Huur

5.000

 

 

 

Verzendkosten

2.000

 

 

 

Reclame

7.500

 

 

 

 

 

 

 

 

Winst

10.500

 

 

 

 

 

 

 

 

 

75.000

 

 

75.000

 

Balans per 31 januari

 

 

 

 

 

Bankrekening

110.500

 

Kapitaal

110.500

 

 

 

 

 

 

110.500

 

 

110.500

 

Dus alleen door bepaling van het resultaat en vervolgens toevoeging aan het eigen vermogen krijg je zowel de resultatenrekening als de balans weer in evenwicht.

Een groot verschil met de balans is dat de resultatenrekening het verloop van de posten over een bepaalde periode weergeeft. De balans geeft altijd de positie van één bepaald moment weer.

Naar Inhoudsopgave

2.3 Grootboekrekeningen en -kaarten

Op de balans en resultatenrekening komen afzonderlijk posten voor die zijn onder te verdelen in de volgende groepen:

  • Bezittingen (balans)
  • Schulden (balans)
  • Eigen vermogen (balans)
  • Opbrengsten (resultatenrekening)
  • Kosten (resultatenrekening)

In de verschillende groepen kun je verder specificeren. Als onderdeel van de bezittingen bijvoorbeeld zijn al gebouwen, vervoermiddelen, debiteuren, voorraden en bankrekeningen aan bod gekomen. Bij de schulden de crediteuren en schuld aan de belastingdienst en voor het eigen vermogen het kapitaal. Bij opbrengsten is de opbrengst verkopen op de resultatenrekening gezien en voor de kosten huur, verzendkosten en reclame.

Voor elke post afzonderlijk houd je ook een specificatie bij door gebruik te maken van grootboekrekeningen. Voor elke post die je wilt specificeren gebruik je een aparte rekening die als grootboekkaart ook lijkt op de vorm van de balans en resultatenrekening.

Het totale saldo van de resultatenrekening komt tot uitdrukking in de winst of het verlies, waarna je dat bedrag toevoegt aan het eigen vermogen. Daardoor verschillen de grootboekrekeningen van de resultatenrekening van de grootboekrekeningen van de balans. De balansrekeningen specificeren telkens van positie op een bepaald moment tot een volgende positie op een bepaald moment. Het saldo van kosten- of opbrengstrekeningen verdwijnt via winst of verlies altijd naar de balans. Grootboekrekeningen van de balans open je altijd met een beginsaldo en sluit je af met een eindsaldo.

Als voorbeeld de grootboekkaart van een bankrekening voor de maand januari. Op 1 januari is het saldo van de bank € 15.000 positief. Op 15 januari ontvang je € 30.000 van debiteuren (afnemers), op 18 januari betaal je € 17.500 aan crediteuren (leveranciers). Daarnaast betaal je op 28 januari € 3.500 voor huur en € 50 aan bankkosten op 30 januari. Voor januari kun je de grootboekkaart opstellen, die je dan kunt afsluiten met het saldo dat je uiteindelijke op de balans plaatst. Je begint met opening van de kaart:

Bank

 

 

 

 

 

01/01 van balans

15.000

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Omdat je een balansrekening uitwerkt ‘haal’ je het saldo van de balans. De rekening is een bezitting en het saldo op de rekening is positief. Dat betekent dat het banksaldo debet op de balans staat en daarom open je de grootboekkaart ook aan de debetzijde. Vervolgens plaatsen we de verschillende ontvangsten en betalingen op de grootboekkaart. Door een ontvangst op de bankrekening neemt het saldo toe en met je boeken op de debetzijde van de kaart. Door betalingen neemt het saldo af, die plaats je dus aan de creditzijde van de kaart. Na invulling krijg je het volgende overzicht:

Bank

 

 

 

 

 

01/01 van balans

15.000

 

18/01 crediteuren

17.500

15/01 debiteuren

30.000

 

28/01 huur

3.500

 

 

 

30/01 bankkosten

50

 

 

 

 

 

 

Op 31 januari reken je het saldo van de rekening uit om op de balans te kunnen weergeven. Het saldo breng je over naar de balans, zodat je in tegenstelling tot de opening van de kaart afsluit met de omschrijving naar balans. Op 1 februari begin je daarna weer opnieuw met het saldo van balans. Je bepaalt het saldo door het verschil te bepalen tussen de debet- en creditzijde:

Totaal debet                                     €    45.000
Totaal credit                                     -     21.050  -/-
Eindsaldo                                         €    23.950

Na afsluiting krijg je het volgende overzicht:

Bank

 

 

 

 

 

01/01 van balans

15.000

 

18/01 crediteuren

17.500

15/01 debiteuren

30.000

 

28/01 huur

3.500

 

 

 

30/01 bankkosten

50

 

 

 

31/01 naar balans

23.950

 

 

 

 

 

 

45.000

 

 

45.000

 

Net als balans en resultatenrekening is de grootboekkaart altijd in evenwicht. Hoewel het saldo aan de creditzijde van de kaart staat heb je een debetsaldo op de rekening. Je ziet ook wel dat het beginsaldo plus ontvangst hoger is dan het totaal van de uitgaven. Op de balans komt het saldo dus wel aan de debetzijde te staan.

In februari begin je weer gewoon opnieuw met de grootboekkaart door te openen met het saldo per 1 februari:

Bank

 

 

 

 

 

01/02 van balans

23.950

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Grootboekkaarten van de resultatenrekening open je niet met een saldo, de werking is verder hetzelfde. De in januari betaalde huurkosten komen als volgt op de grootboekkaart voor januari:

Huur

 

 

 

 

 

28/01 bankbetaling januari

3.500

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Afsluiting van de kaart gaat ook hetzelfde als de balansrekening. Je moet de kaart in evenwicht brengen en het saldo overbrengen naar de resultatenrekening. Na afsluiting krijg je:

Huur

 

 

 

 

 

28/01 bankbetaling januari

3.500

 

31/01 naar resultatenrekening

3.500

 

 

 

 

 

 

3.500

 

 

3.500

 

Verschil met een balansrekening is dat je in de volgende maand weer met een nieuwe lege kaart begint.

Alle handelingen die je verwerkt in je administratie verwerk je op de grootboekkaarten. In Boekhouden totaal gaat dat automatisch. Uitgaande van het eerdere voorbeeld van handelingen in januari geven we hier aan wat de uitwerking is op de grootboekkaarten. Altijd als je een rekening debiteert moet je een andere rekening crediteren om in balans te blijven. Dat verwerk je ook altijd op de grootboekrekeningen.

Per 1 januari begin je met eigen spaargeld van totaal € 100.000 een onderneming, dat je stort op een zakelijke bankrekening. Daarvoor moet je de volgende grootboekrekeningen bijwerken:

 

Bank

 

 

 

 

 

01/01 Storting op rekening

100.000

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Kapitaal

 

 

 

 

 

 

 

 

01/01 Storting bankgeld

100.000

 

 

 

 

 

 

Op 7 januari koop je tegen directe betaling een voorraad om te verkopen voor totaal € 50.000.

Voorraad goederen

 

 

 

 

 

07/01 Aanschaf goederen

50.000

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bank

 

 

 

 

 

01/01 Storting op rekening

100.000

 

07/01 Voorraad

50.000

 

 

 

 

 

 

Op 14 januari verkoop je de goederen voor totaal € 75.000, waarvoor je het geld direct op de bank ontvangt. Daarvoor moet je wat meer grootboekrekeningen bijwerken. De afname van de voorraad door verkoop betekent dat je kosten maakt, die je op de resultatenrekening wilt weergeven. Deze kosten noem je inkoopwaarde van de verkoop, de totale kosten bedragen € 50.000. Daar staat tegenover dat je een opbrengst hebt behaald van € 75.000. Dat geld ontvang je op de bankrekening en geef je weer in de resultatenrekening.

 

 

Voorraad goederen

 

 

 

 

 

07/01 Aanschaf goederen

50.000

 

14/01 Verkoop voorraad

50.000

 

 

 

 

 

 

Inkoopwaarde verkopen

 

 

 

 

 

14/01 Verkoop voorraad

50.000

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bank

 

 

 

 

 

01/01 Storting op rekening

100.000

 

07/01 Voorraad

50.000

14/01 Verkoop voorraad

75.000

 

 

 

 

 

 

 

 

Opbrengst verkopen

 

 

 

 

 

 

 

 

14/01 Verkoop voorraad

75.000

 

 

 

 

 

 

 

 

15 januari betaal je € 2.000 voor verzendkosten van de goederen.

Verzendkosten

 

 

 

 

 

15/01 Kosten verkoop

2.000

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bank

 

 

 

 

 

01/01 Storting op rekening

100.000

 

07/01 Voorraad

50.000

14/01 Verkoop voorraad

75.000

 

15/01 Verzendkosten

2.000

 

 

 

 

 

 

Vervolgens op 20 januari de betaling van de huur van € 5.000:

Huur

 

 

 

 

 

20/01 januari

5.000

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bank

 

 

 

 

 

01/01 Storting op rekening

100.000

 

07/01 Voorraad

50.000

14/01 Verkoop voorraad

75.000

 

15/01 Verzendkosten

2.000

 

 

 

20/01 Huur januari

5.000

 

 

 

 

 

 

 

 

Tenslotte op 30 januari voor € 7.500 aan reclamekosten:

Reclamekosten

 

 

 

 

 

30/01 Advertenties

7.500

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bank

 

 

 

 

 

01/01 Storting op rekening

100.000

 

07/01 Voorraad

50.000

14/01 Verkoop voorraad

75.000

 

15/01 Verzendkosten

2.000

 

 

 

20/01 Huur januari

5.000

 

 

 

30/01 Reclame

7.500

 

 

 

 

 

 

Na bijwerking van alle grootboekkaarten kun je aan het einde van de maand beginnen met de afsluiting. Je begint dan met de rekeningen voor de resultatenrekening:

Inkoopwaarde verkopen

 

 

 

 

 

14/01 Verkoop voorraad

50.000

 

31/01 naar resultatenrekening

50.000

 

 

 

 

 

 

50.000

 

 

50.000

 

Opbrengst verkopen

 

 

 

 

 

31/01 naar resultatenrekening

75.000

 

14/01 Verkoop voorraad

75.000

 

 

 

 

 

 

75.000

 

 

75.000

 

 

Verzendkosten

 

 

 

 

 

15/01 Kosten verkoop

2.000

 

31/01 naar resultatenrekening

2.000

 

 

 

 

 

 

2.000

 

 

2.000

 

Huur

 

 

 

 

 

20/01 januari

5.000

 

31/01 naar resultatenrekening

5.000

 

 

 

 

 

 

5.000

 

 

5.000

 

Reclamekosten

 

 

 

 

 

30/01 Advertenties

7.500

 

31/01 naar resultatenrekening

7.500

 

 

 

 

 

 

7.500

 

 

7.500

 

Daar waar je naar resultatenrekening zet aan de debetzijde verschijnt het saldo op de resultatenrekening aan de creditzijde en natuurlijk andersom. Bovenstaande rekeningen komen dus als volgt op de resultatenrekening:

Resultatenrekening over januari

 

 

 

 

 

Inkoopwaarde verkopen

50.000

 

Opbrengst verkopen

75.000

Verzendkosten

2.000

 

 

 

Huur

5.000

 

 

 

Reclamekosten

7.500

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Om het resultaat te bepalen kijk je naar het totaal van de creditzijde en het totaal van de debetzijde. In dit geval is credit hoger dan debet, wat betekent dat de opbrengsten hoger zijn dan de kosten en dus is een winst behaald. De winst bedraagt:

Totaal credit           €        75.000
Totaal debet           -          64.500  -/-
Winst                     €        10.500

De winst vul je in aan debetzijde van de resultatenrekening om die in evenwicht te brengen. Bovendien voeg je dat resultaat toe aan het eigen vermogen, de rekening kapitaal.

Resultatenrekening over januari

 

 

 

 

 

Inkoopwaarde verkopen

50.000

 

Opbrengst verkopen

75.000

Verzendkosten

2.000

 

 

 

Huur

5.000

 

 

 

Reclamekosten

7.500

 

 

 

 

 

 

 

 

Winst januari

10.500

 

 

 

 

 

 

 

 

 

75.000

 

 

75.000

 

Door toevoeging van de winst verandert de rekening kapitaal, die je gelijk afsluit.

Kapitaal

 

 

 

 

 

31/01 naar balans

110.500

 

01/01 Storting bankgeld

100.000

 

 

 

31/01 Winst januari

10.500

 

 

 

 

 

 

110.500

 

 

110.500

 

Door toevoeging van de winst aan de creditzijde van de rekening kapitaal neemt het eigen vermogen toe. Eigenlijk debiteer je de resultatenrekening en crediteer je de rekening kapitaal.

De andere rekening op de balans, bank, sluit je vervolgens ook af:

Bank

 

 

 

 

 

01/01 Storting op rekening

100.000

 

07/01 Voorraad

50.000

14/01 Verkoop voorraad

75.000

 

15/01 Verzendkosten

2.000

 

 

 

20/01 Huur januari

5.000

 

 

 

30/01 Reclame

7.500

 

 

 

31/01 naar balans

110.500

 

 

 

 

 

 

175.000

 

 

175.000

 

Van beide rekeningen komt het saldo vervolgens op de balans, zodat de balans per 31 januari als volgt is:

Balans per 31 januari

 

 

 

 

 

Bank

110.500

 

Kapitaal

110.500

 

 

 

 

 

 

110.500

 

 

110.500

 

Daarmee is de balans ook weer in evenwicht.

Eigenlijk is het bovenstaande alleen van toepassing voor een volledig met de hand bijgehouden administratie. Iemand die zonder administratiepakket zal zelfs geeneens op deze wijze te werk gaan. Het is duidelijk dat het nogal veel werk is om telkens een grootboekkaart bij te moeten werken, hoewel je natuurlijk niet telkens de hele kaart opnieuw hoeft te schrijven.

Het gebruik van grootboekkaarten is echter geenszins achterhaald. Ieder administratiepakket maakt uiteindelijk op een of andere manier wel gebruik van grootboekkaarten maar dat is niet altijd even goed zichtbaar. In ieder geval zullen grootboekkaarten niet als hierboven worden weergegeven en bovendien bevatten de grootboekkaarten tegenwoordig veel meer informatie.

Om op een snellere manier grootboekkaarten bij te werken maken we gebruik van journaalposten, waarover meer in de volgende paragraaf.

Grootboekrekeningen worden voorzien van een nummer om makkelijk mee te kunnen werken. Het is eenvoudiger om een nummer te onthouden dan de hele omschrijving van een rekening. In administratiepakketten, die veelal gebaseerd zijn op databasetechniek, is het sneller werken met genummerde rekeningen. De nummering die gebruikt wordt bestaat vaak uit vier cijfers waarbij een rangschikking plaatsvindt volgens het in Nederland veel gebruikte stelsel Bakker. Voor elke rubriek beginnen de grootboekrekeningen met hetzelfde nummer, volgens de volgende indeling:

0    Rekeningen van vaste activa, eigen vermogen en lang vreemd vermogen.
Vaste activa zijn bedrijfsmiddelen, waarin je investeert die langer meegaan dan een jaar en waarop je afschrijft. De kosten van de investering plaats je op de balans en daarvoor gebruik je rekeningen in de 0-rubriek. Lang vreemd vermogen zijn de schulden die je afsluit met een langere looptijd dan één jaar.

1    Financiële rekeningen, kortlopende vorderingen en kortlopende schulden.
Onder financiële rekeningen vallen kas, bankrekeningen en girorekeningen. Kortlopende vorderingen zijn vorderingen met een looptijd korter dan een jaar.

2    Tussenrekeningen. Rekeningen die je gebruikt tussen verschillende grootboekrekeningen zoals kruisposten, waarover later meer.

3    Voorraadrekeningen voor grondstof, hulpstof en halffabricaten. Rekeningen in de 3-rubriek komen eigenlijk alleen voor in fabricagebedrijven. De grondstoffen zet je om in goederen die je zelf weer verkoopt.

4    Directe kosten. Kosten in een fabricageboekhouding die je direct kunt toewijzen aan het product dat je fabriceert. In overige boekhoudingen gebruik je de 4-rubriek eigenlijk voor alle kosten die je maakt.

5    Indirecte kosten. Kosten die je niet direct kunt toewijzen aan het product dat je fabriceert, bijvoorbeeld de kosten voor je briefpapier, waarop je facturen afdrukt. Buiten fabricageboekhoudingen gebruik je deze rubriek niet echt.

6    Fabricagerekeningen. Nog een rubriek die je alleen gebruikt in een fabricageboekhouding. Op deze rekeningen komen de kosten die je maakt tijdens het fabricageproces.

7    Voorraad gereed product en handelsgoederen. De rubriek die je gebruikt voor de goederen die je gaat verkopen. Goederen die je zelf hebt gefabriceerd, voorraad gereed product, en goederen die je inkoopt om door te verkopen.

8    Verkooprekeningen en kosten voor verkopen. Alle opbrengstrekeningen, maar ook kortingen die je verleent bij de verkoop en overige kosten die je maakt bij het verkopen van je goederen of diensten.

9    Overige resultaten. Deze rubriek gebruik je voor rekeningen op de resultatenrekening die je in de eerdere rubrieken niet kwijt kunt. Rekeningen voor financieringskosten komen voor in rubriek 9, bijzondere baten en lasten en rekeningen voor afwikkeling van de winst of het verlies. Vennootschapsbelasting is onderdeel van deze afwikkeling. Als laatste nummer gebruik je een rekeningnummer om over te boeken naar het eigen vermogen, meestal een rekening met omschrijving Winst boekjaar.

De verzameling van alle grootboekrekeningen noem je het grootboekrekeningschema, of kort rekeningschema.

In de standaardadministratie van Boekhouden totaal is al een rekeningschema opgenomen, dat is ingericht volgens de bovenstaande rubrieken. Het schema is als volgt, waarbij de 0 overigens wel wegvalt:

Nr

Omschrijving

0200

Inventaris

0300

Vervoermiddelen

0400

Balansvoorraad

0500

Deelnemingen

0600

Voorziening vakantiegeld

0700

Leningen

0800

Eigen vermogen

0850

Resultaat boekjaar

0860

Resultaat vorig boekjaar

1000

Kas

1100

Rabo RC

1300

Debiteuren

1310

Vooruitbetaalde verkoopfacturen

1510

Af te dragen BTW Hoog tarief

1521

Af te dragen BTW Laag tarief

1530

Af te dragen BTW Overige tarieven

1540

Af te dragen BTW aan Buitenlandse dienst

1590

Afdracht BTW

1591

Betaalde voorbelasting Hoog

1592

Betaalde voorbelasting Laag

1600

Crediteuren

1800

Prive opnamen

1810

Prive belastingen

1820

Prive verzekeringen

1830

Prive ziektekosten

1940

Kruisposten

1945

Vraagposten

1950

Afdracht Loonbelasting

1960

Afdracht UWV

2000

Netto loon

3000

Inkoop

3010

Inkoop verbruiksmateriaal

3020

Werk derden

3050

Inkopen buitenland (EG)

4000

Bruto loon

4010

Vakantiegeld

4020

Sociale lasten

4030

Pensioenlasten

4100

Arbodienst

4110

Ziekteverzuimverzekering

4120

Kantinekosten

4200

Huur

4210

Energie (gas/water/licht)

4220

Belasting/heffingen/verzekeringen

4230

Onderhoud/schoonmaak

4300

Reclame & Promotiekosten

4310

Reis- en verblijfkosten

4330

Representatiekosten

4400

Brandstof auto

4410

Verzekering /Motorrijtuigenbelasting

4420

Onderhoud auto

4500

Accountants/administratiekosten

4510

Kantoorbenodigdheden

4520

Telefoonkosten

4530

Contributiekosten/abonnementen

4540

Verzekeringen

4550

Kleine aanschaffingen

4560

Onderhoud inventaris

4800

Afschrijvingskosten inventaris

4810

Afschrijfkosten vervoermiddelen

4900

Rente en kosten Bank/Giro

4910

Rente Leningen

8000

Omzet verkoop BTW Hoog

8010

Omzet verkoop BTW Laag

8050

Omzet buitenland (EG) 0% BTW

8090

Betalingskortingen en -kosten

8550

Verkoop activa

9000

Incidentele baten en lasten

 

Afwijkend ten opzichte van de rubrieken is de serie Privé, deze zijn onderdeel van het eigen vermogen en horen dus eigenlijk in de 0-rubriek thuis.

Naar Inhoudsopgave


2.4  Journaalposten

We gebruiken journaalposten om aan te geven hoe een grootboekkaart moet worden bijgewerkt, eigenlijk combineer je de regels van de verschillende grootboekkaarten in één journaalpost. Je laat zien op welke grootboekrekening je aan de debetzijde boekt (links) en welke rekening aan de creditzijde (rechts). Overigens hoeft dat niet één rekening debet en één rekening credit te zijn, het kan ook een combinatie van meerdere rekeningen zijn. In ieder geval geldt ook hier de boekhoudwet dat je altijd in evenwicht moet zijn. Het totaal bedrag debet MOET dus gelijk zijn aan het totaalbedrag credit. Zo niet dan weet je zeker dat het niet goed gaat in je administratie. In Boekhouden Totaal is het niet mogelijk om te journaliseren zonder dat je in evenwicht bent. Journaliseren is overigens het boeken in je administratie met behulp van journaalposten.

De volgorde van een journaalpost is traditioneel eerst debet en vervolgens credit, waarbij je voor de creditregel het woord ‘aan’ plaatst. Je boekt dus debet ‘aan’ credit. Wil je per se andersom boeken, dan is er ook niets aan de hand maar het klinkt minder soepel. Debet aan credit loopt als zin beter dan: aan credit debet.

En hoe ziet zo’n journaalpost er dan uit? Stel dat je een voorraad goederen aanschaft tegen directe betaling. In de vorige paragrafen heb je gezien dat de grootboekrekening voorraad goederen daardoor aan de debetzijde toeneemt. Die rekening is een rekening van bezit, een rekening van bezit staat aan de debetzijde van de balans en een toename van bezit betekent verhoging van de debetzijde. Daarnaast heb je een afname van de bankrekening, ook een rekening van bezit. Afname van bezit betekent boeken aan de creditzijde. Als de aanschaf € 20.000 groot is, dan is de journaalpost als volgt:

 

3000

Voorraad goederen

20.000,00

 

Aan

1100

Bank

 

20.000,00

 

De journaalpost bestaat uit vijf kolommen:

1

2

3

4

5

 

3000

Voorraad goederen

20.000,00

 

Aan

1100

Bank

 

20.000,00

 

In kolom 1 plaats je het woord aan als je wilt crediteren. In kolom 2 geef je het nummer van de grootboekrekening waarop je wilt boeken met in kolom 3 de bijbehorende omschrijving. In kolom 4 zet je het bedrag dat je debiteert en in kolom 5 het bedrag dat je crediteert.

Door deze schrijfwijze te hanteren weet je precies hoe je wilt boeken, bovendien begrijp je de accountant voortaan als hij zegt: ‘Bank aan debiteuren voor € 15.000. Daarmee zegt hij:

 

1100

Bank

15.000,00

 

Aan

1300

Debiteuren

 

15.000,00


en bedoelt hij dat je € 15.000,00 ontvangt van debiteuren zodat je de bank moet debiteren en de rekening debiteuren moet crediteren. Het saldo op je bankrekening neemt toe en de vordering op je afnemers neemt af.

Een journaalpost is al snel uitgebreider dan twee regels. Bij boeken van een verkoopfactuur heb je bijvoorbeeld meestal ook te maken met omzetbelasting, die je dan ook moet verwerken op de grootboekrekening, in dit geval 1510 Af te dragen BTW hoog tarief. Een verkoop op rekening aan een afnemer, je debiteur, voor € 1.190,00 inclusief 19% boek je als volgt:

 

1300

Debiteuren

1.190,00

 

Aan

1510

Af te dragen BTW hoog tarief

 

190,00

Aan

8000

Omzet verkoop BTW hoog

 

1.000,00

Het bedrag exclusief omzetbelasting is € 1.000,00, die je boekt op de opbrengst verkopen. Dat is de opbrengst die in je resultatenrekening terecht komt. Het gedeelte omzetbelasting moet je afdragen aan de belastingdienst. Dat bedrag komt dan als schuld op de balans. Beide bedragen aan de creditzijde. De vordering op je debiteur plaats je aan de debetzijde op de balans.

Naast de gewone journaalposten om de administratie bij te werken zul je de accountant weleens horen spreken over voorafgaande journaalposten of vjp’s. Dat zijn journaalposten die de accountant maakt om correcties in je administratie te verwerken voordat hij de jaarrekening kan opstellen. Uiteindelijk verwerk je die ook in je eigen administratie om aansluiting met de jaarrekening te krijgen.

Naar Inhoudsopgave

2.5 Dagboeken

Om een volgende ordening te maken in de administratie verzamel je de verschillende soorten journaalposten in een dagboek. Alle journaalposten met betrekking tot inkopen verzamel je in het dagboek inkoop. Journaalposten met betrekking tot de verstuurder verkoopfacturen in het verkoopboek. Naast deze twee dagboeken maak je gebruik van een bankboek per bankrekening, een giroboek per postbankrekening, zolang die blijven bestaan en een kasboek voor alle journaalposten met betrekking tot kas. Ook in Boekhouden Totaal zie je deze dagboeken terugkomen. Nu kan het nog voorkomen dat je journaalposten moet maken die je niet in deze dagboeken kwijt kunt. Daarvoor bestaat het dagboek memoriaal, dat ook wel diverse postenboek genoemd kan worden.

Onder inkopen moet je overigens niet alleen het inkopen van goederen om door te verkopen verstaan. Ook alle kosten die je uitgeeft, zoals bijvoorbeeld je telefoonkosten, verwerk je in dit dagboek.

Resumerend kom je dan aan de volgende dagboeken:

  • Inkoopboek, voor verwerking van alle inkoopfacturen, zowel goederen voor verkoop als ook grondstoffen en andere kosten die je maakt.
  • Verkoopboek, voor verwerking van iedere verkoopfactuur die je verstuurt. Dat zijn zowel de positieve facturen als ook de negatieve facturen of creditnota’s.
  • Bankboek, voor verwerking van alle bankontvangsten en -uitgaven.
  • Giroboek, voor verwerking van de ontvangsten en uitgaven op de postbankrekening, nu van ING bank en nog eerder Giro.
  • Kasboek, voor verwerking van alle kasontvangsten en -uitgaven.
  • Memoriaal, voor verwerking van alle journaalposten die je in de bovenstaande dagboeken niet kwijt kunt.

Theoretisch is het gewenst deze scheiding volledig in je administratie aan te brengen. Bij volledige boeking van alle te betalen kosten in het inkoopboek en alle te ontvangen verkopen in het verkoopboek krijg je in het bankboek alleen betalingen aan leveranciers en ontvangsten van afnemers. In de praktijk is dat niet haalbaar. De bank brengt bijvoorbeeld kosten in rekening zonder daarvoor een factuur te sturen die je eerst inboekt. In dat geval boek je de kosten dus rechtstreeks zonder eerst te boeken in een inkoopboek.

Naar Inhoudsopgave

2.6  De kolommenbalans

Voor het opstellen van de balans en resultatenrekening maak je gebruik van een kolommenbalans. Dit is een overzicht van alle grootboekrekeningen en bestaat uit de volgende kolommen van links naar rechts:

1.de grootboekrekeningen met nummer en omschrijving;

2.de proefbalans met een debet- en creditkolom;

3.de saldibalans met een debet- en creditkolom;

4.de resultatenrekening met een debet- en creditkolom, en

5.de balans met debet- en creditkolom.

Je begint met het invullen van de grootboekrekeningen en proefbalans. Per grootboekrekening tel je het totaal van de mutaties aan de debetzijde en het totaal van de creditzijde zonder rekening te houden met afsluiting van de rekening.

1100

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bank

 

 

 

 

 

01/01 Storting op rekening

100.000

 

07/01 Voorraad

50.000

14/01 Verkoop voorraad

75.000

 

15/01 Verzendkosten

2.000

 

 

 

20/01 Huur januari

5.000

 

 

 

30/01 Reclame

7.500

 

 

 

31/01 naar balans

110.500

 

 

 

 

 

 

175.000

 

 

175.000

De grootboekrekening is hier in evenwicht gebracht met de afsluiting ‘31/01 naar balans 110.500’. Bij invulling van de proefbalans laat je die afsluiting buiten je telling. Je krijgt dan:

grootboekrekening

proefbalans

nr.

omschrijving

debet

credit

 

 

 

 

1100

Bank

175.000

64.500

 

Vanuit de proefbalans stel je vervolgens de saldibalans op door het saldo van de rekeningen te bepalen. Bij bepaling van het saldo is debet plus en credit min. In dit geval krijg je dus:
€ 175.000 -/- € 64.500 = € 110.500. De uitkomst is positief en dat betekent een debetsaldo.

grootboekrekening

proefbalans

saldibalans

nr.

omschrijving

debet

credit

debet

credit

 

 

 

 

 

 

1100

Bank

175.000

64.500

110.500

 

 

De volgende stap is het invullen van de resultatenrekening of balans. Het saldo breng je over naar de juiste kolom. Een debetsaldo blijft in de debetkolom, maar je maakt een keuze tussen resultatenrekening of balans. In dit geval is de rekening bank een balansrekening. Het saldo komt dus aan de debetzijde van de balans.

grootboekrekening

proefbalans

saldibalans

resultatenrek.

balans

nr.

omschrijving

debet

credit

debet

credit

debet

credit

debet

credit

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1100

Bank

175.000

64.500

110.500

 

 

 

110.500

 

 

Nadat je alle rekeningen uit je administratie hebt ingevuld bepaal je het resultaat voor de periode door het verschil uit te rekenen tussen de debet- en creditkolom van de resultatenrekening. Met dat resultaat breng je de resultatenrekening in evenwicht. Vervolgens plaats je dat resultaat ook op de balans om de balans in evenwicht te brengen. Een debetsaldo op de resultatenrekening betekent winst, dat je op de balans aan de creditzijde moet plaatsen. Het eigen vermogen neemt immers toe door een winst.

Als voorbeeld een hele kolommenbalans met de gegevens van het voorbeeld uit

grootboekrekening

proefbalans

nr.

omschrijving

debet

credit

 

 

 

 

0800

Kapitaal

0

100.000

1100

Bank

175.000

64.500

3000

Voorraad goederen

50.000

50.000

4200

Huurkosten

5.000

0

4500

Reclamekosten

7.500

0

4550

Verzendkosten

2.000

0

8000

Opbr. verkopen

0

75.000

8400

Inkoopw. verkopen

50.000

0

 

 

 

 

 

 

289.500

289.500

 

Het totaal van debet en credit moet in de proefbalans altijd in evenwicht zijn, zo niet dan heb je iets fout geboekt of verkeerd overgenomen. Overigens betekent evenwicht in de proefbalans nog niet dat je alles goed hebt gedaan. Je kunt nog wel op de verkeerde rekening geboekt hebben.

Na de proefbalans volgt de saldibalans:

grootboekrekening

proefbalans

saldibalans

nr.

omschrijving

debet

credit

debet

credit

 

 

 

 

 

 

0800

Kapitaal

0

100.000

 

100.000

1100

Bank

175.000

64.500

110.500

 

3000

Voorraad goederen

50.000

50.000

 

 

4200

Huurkosten

5.000

0

5.000

 

4500

Reclamekosten

7.500

0

7.500

 

4550

Verzendkosten

2.000

0

2.000

 

8000

Opbr. verkopen

0

75.000

 

75.000

8400

Inkoopw. verkopen

50.000

0

50.000

 

 

 

 

 

 

 

 

 

289.500

289.500

175.000

175.000

 

Ook de saldibalans moet in evenwicht zijn. Dat is ook alleen niet het geval als je ergens een telfout hebt gemaakt. De volgende stap is verdeling van de posten uit de saldibalans naar resultatenrekening en balans.

grootboekrekening

saldibalans

resultatenrekening

balans

nr.

omschrijving

debet

credit

debet

credit

debet

credit

 

 

 

 

 

 

 

 

0800

Kapitaal

 

100.000

 

 

 

100.000

1100

Bank

110.500

 

 

 

110.500

 

3000

Voorraad goederen

 

 

 

 

 

 

4200

Huurkosten

5.000

 

5.000

 

 

 

4500

Reclamekosten

7.500

 

7.500

 

 

 

4550

Verzendkosten

2.000

 

2.000

 

 

 

8000

Opbr. verkopen

 

75.000

 

75.000

 

 

8400

Inkoopw. verkopen

50.000

 

50.000

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

175.000

175.000

64.500

75.000

110.500

100.000

 

Door verdeling van de grootboekrekeningen over resultatenrekening en balans zijn de laatste aan debet- en creditzijde niet gelijk. Op de resultatenrekening bepaal je uit het verschil het resultaat, verlies of winst. In dit geval is sprake van winst omdat de creditzijde hoger is dan de debetzijde. Evenwicht bereik je door aan de debetzijde de winst te plaatsen. Een winst betekent een toename van het eigen vermogen, dat toeneemt door boeking aan de creditzijde. De behaalde winst neem je in de balans dus op aan de creditzijde.

grootboekrekening

saldibalans

resultatenrekening

balans

nr.

omschrijving

debet

credit

debet

credit

debet

credit

 

 

 

 

 

 

 

 

0800

Kapitaal

 

100.000

 

 

 

100.000

1100

Bank

110.500

 

 

 

110.500

 

3000

Voorraad goederen

 

 

 

 

 

 

4200

Huurkosten

5.000

 

5.000

 

 

 

4500

Reclamekosten

7.500

 

7.500

 

 

 

4550

Verzendkosten

2.000

 

2.000

 

 

 

8000

Opbr. verkopen

 

75.000

 

75.000

 

 

8400

Inkoopw. verkopen

50.000

 

50.000

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Winst

 

 

10.500

 

 

10.500

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

175.000

175.000

75.000

75.000

110.500

110.500

 

Na verwerking van het resultaat moeten debet- en creditzijde aan elkaar gelijk zijn op zowel de resultatenrekening als op de balans. Als dat niet het geval is, dan maak je ergens een fout.

Wanneer je niet in evenwicht bent op de kolommenbalans, dan moet je gericht zoeken naar de fout. Een afwijking kan bijvoorbeeld veroorzaakt worden doordat je in de verkeerde kolom hebt ingevuld, debet in plaats van credit of andersom. Het verschil tussen debet en credit moet je eerst door twee delen en kijken of je die uitkomst als bedrag ergens vermeld vindt. Dat is dan waarschijnlijk de post die aan de verkeerde zijde staat.

Een ander trucje om een fout op te sporen is te kijken of het verschil deelbaar is door 9. Een dergelijk verschil duidt op een schrijffout in de volgorde van je cijfers. Je hebt bijvoorbeeld 2.700 ingevuld in plaats van 7.200. Het verschil is 4.500 en dat is deelbaar door 9. Voor een verkeerde volgorde van getallen gaat dat altijd op. 1.735.904 in plaats van 1.753.904 is een verschil van 18.000, duidelijk ook deelbaar door 9.

Naar Inhoudsopgave

Belangrijke mededeling

De procedures en programma’s die in deze handleiding worden genoemd, worden meegedeeld zonder inachtneming van enige patenten en zijn bedoeld voor leerdoeleinden. Alle gegevens, technische aanwijzingen en programma’s in deze handleiding zijn, evenals de meegeleverde cd-rom, door de auteurs met grote zorg bijeengebracht. De uitgever kan echter geen garantie, juridische verantwoordelijkheid of andere aansprakelijkheid dragen voor de gevolgen van foutieve informatie. De product- en bedrijfsnamen die in dit document worden genoemd, kunnen handelsmerken zijn van de respectievelijke eigenaren. De teksten in dit document zijn suggesties en voorbeelden. Daarbij gaat het om een selectie, zonder aanspraak te maken op volledigheid. De uitgever en de auteurs dragen, ondanks de zorgvuldige samenstelling, geen enkele verantwoordelijkheid voor de volledigheid en de juistheid van de inhoud van deze handleiding en geven geen garantie dat de gebruiker aan de hand van de tekst daadwerkelijk het gestelde doel bereikt. Het gebruik van de handleiding is volledig voor risico van de gebruiker. Op
dit product wordt uitsluitend technische (dus géén boekhoudkundige) ondersteuning verleend. Teneinde het programma volwaardig te kunnen gebruiken moet je de nodige boekhoudkundige kennis hebben. Raadpleeg bij twijfel altijd je boekhouder of accountant. Deze handleiding is met de grootste zorg samengesteld. Het is mogelijk dat het programma
na een update anders werkt of er anders uitziet dan hier staat beschreven. 

 

3 Installatie van de software

In principe gaat de installatie van de software geheel automatisch. Ga naar www.osirius.nl/installaties en volg verder alle instructies op het scherm. 

Naar Inhoudsopgave

3.1 Handleiding

Bij de totstandkoming van deze handleiding is gebruik gemaakt van Boekhouden Totaal. Bij het toepassen van deze handleiding bij de pakketten Factureren en Boekhouden kunnen onderdelen iets anders zijn of ontbreken. Deze handleiding is tevens de basis van de cursus die bij Osirius kan worden gevolgd.

Naar Inhoudsopgave

3.2 Herinstallatie

Mocht je van mening zijn dat het programma niet goed functioneert dan kun je het beste contact opnemen met de helpdesk. Herinstallatie van het programma is zelden zinvol. 

Naar Inhoudsopgave

3.3 Inrichten van de eigen administratie

Voor je aan de slag gaat met Boekhouden, of Boekhouden Totaal willen we je op een aantal belangrijke punten wijzen die
belangrijk zijn voor het inrichten van je eigen administratie.

Naar Inhoudsopgave

3.3.1  Wel of niet factureren

Bij Boekhouden Totaal krijg je de keuze of je het pakket wel of niet gaat gebruiken voor het maken van facturen. Met de facturatiemodule kun je niet alleen snel en eenvoudig facturen maken en aan de klanten versturen maar deze ook met één handeling in het dagboek verkopen verwerken. Gebruik je de facturatiemodule niet omdat je bijvoorbeeld al een ander
programma gebruikt voor het maken van facturen, dan moeten de verkoopfacturen handmatig in het dagboek verkopen worden ingevoerd.

Naar Inhoudsopgave

3.3.2  De administratie inrichten

Het inrichten van een administratie bestaat voornamelijk uit het maken van grootboekrekeningen en koppelingen van die rekeningen naar BTW-typen en balansgroepen. Heb je weinig of geen ervaring met (computer)boekhouden laat het ingebouwde rekeningschema dan voor wat het is. Het is absoluut niet nodig om het rekeningschema te wijzigen of aan te vullen. Alleen indien de accountant of boekhouder je aanraadt een rekening te wijzigen of een nieuwe rekening aan te maken, kun je dat doen. De boekhoudversies voorzien in een rekeningschema en alle andere zaken die nodig zijn voor de meeste boekhoudingen van kleine en middelgrote bedrijven. Het enige dat je moet doen om met Boekhouden of Boekhouden Pro aan de slag te gaan, is het invullen van de eigen bedrijfsgegevens en het invoeren (of importeren) van relaties (klanten en leveranciers) en als je met Boekhouden Totaal wilt factureren het invoeren of importeren van je artikelen en/of dienstendatabase.

Ben je een ervaren (computer-)boekhouder dan zul je misschien een eigen rekeningschema willen hanteren. Boekhouden en Boekhouden Totaal bieden de mogelijkheid om het rekeningschema helemaal zelf samen te stellen.

Kijk in elk geval eerst goed naar Stap 5 van de Opstartgids! Met name het aanmaken van bankrekeningen is belangrijk dat dat op juiste wijze geschiedt.

Bekijk ook regelmatig ons gebruikersforum en veel gestelde vragen.

Naar Inhoudsopgave

3.3.3  Internet

De administratieve software van Osirius maakt volop gebruik van de mogelijkheden die internet biedt. Zo zal het openingsscherm een speciale webpagina tonen met tips, veel gestelde vragen en programma-updates. Ook zullen we regelmatig handige en vaak gratis uitbreidingen publiceren. Het is daarom beter dat je een computer gebuikt die is voorzien van een internetverbinding.
Indien de computer met internet is verbonden, kan het programma automatisch updates installeren. Zonder internetverbinding is dit natuurlijk niet mogelijk. Kijk dan regelmatig op onze website om te zien of uw versie nog up-to-date is. Bij gebruik van internet, raden wij sterk aan om er zeker voor zorgen dat je de service packs hebt geïnstalleerd, een goede firewall gebruikt en goede beveiligingssoftware (o.a. anti virus software) hebt.

Naar Inhoudsopgave


4 Algemene werking van het programma

4.1 Inleiding

De administratieve programma’s van Osirius maken gebruik van een gebruikersinterface, die veel lijkt op de interface van de Officeprogramma’s van Microsoft . Met deze interface kan veel informatie op overzichtelijke wijze worden gepresenteerd. In deze Handleiding gebruiken we verschillende modules als voorbeeld. Niet alle pakketen bevatten alle modules, dus het kan een enkele keer voorkomen dat een module in de geïnstalleerde versie niet beschikbaar is. We proberen zo veel mogelijk
gebruik te maken van modules die in alle pakketten beschikbaar zijn maar baseren deze Handleiding op Boekhouden Totaal omdat daarin eigenlijk alle functies zijn opgenomen. In Factureren zijn bepaalde functies t.o.v. de facturatiemodule van Boekhouden Totaal enigszins genuanceerd.

Naar Inhoudsopgave

4.1.1 Titelscherm

Bovenin het scherm staat de titelbalk, met daarin de programmanaam en -versie en de naam van de database die je geopend hebt. Heb je nog geen database geopend dan zie je [Geen administratie open]. 



Rechts in de titelbalk staan drie symbooltjes:

liggend streepje, om • het scherm te minimaliseren;
• half open vierkantje, om het scherm te maximaliseren, of in maximaal venster te verkleinen;
• kruisje, om het programma te beëindigen.

In de gemaximaliseerde versie van het programma verdwijnen de symbooltjes. Door met de muis rechtsboven over de titelbalk te bewegen verschijnen er tekens in de balk waarop je kunt klikken. Bovendien staat in de tekst de functie van het teken als je de muis even op het teken houdt. Na je keuze van een administratie in het startscherm, staat de naam van
de database in de titelbalk.

Naar Inhoudsopgave

4.1.2 Menubalk

Direct onder de titelbalk staat de menubalk met onder de geselecteerde menukeuze de beschikbare onderdelen.

Grijze pictogrammen zijn niet actief, zonder geopende database zijn de meeste pictogrammen grijs en de meeste functies dus niet actief. De werking van de menubalk is gelijk aan de 2007-versies van MS-Office. De menubalk past zich automatisch aan de breedte van het scherm aan. Indien mogelijk zijn de pictogrammen groot met een toelichtende tekst daaronder. Bij een smaller scherm worden de pictogrammen eerst kleiner, vervolgens nog smaller en de tekst verdwijnt en daarna nog smaller en je houdt alleen een menukeuze over.

Om een database te openen gebruik je eerst de startknop.

In het volgende scherm staan de administraties waar je mee werkt en je ziet dat de knoppen in het menu actief worden.

Naar Inhoudsopgave

4.1.3 Werkvensters

Afh ankelijk van de menukeuze verandert de inhoud van het werkscherm. Zo zie je in het eerste werkscherm een overzicht van de beschikbare administraties. Boven aan ieder werkscherm, net onder de menubalk staat de titel van het scherm en aan de rechterkant staat altijd een kruisje, waarmee je het werkscherm kunt afsluiten. Na de keuze van de startknop krijg je het werkscherm ‘open administratie’.

In dit scherm kies je met welke database je aan het werk wilt gaan. De inhoud van de overige schermen behandelen we bij de verschillende menuonderdelen. 

Per administratie zie je de datum waarop je de database hebt aangemaakt, de datum waarop je voor het laatst een check hebt uitgevoerd en de locatie van de database op je computer. 

Veel werkvensters hebben een gelijksoortige opbouw. Aan de linkerkant staat een lijst met rijen en kolommen en aan de rechterkant een of meer deelvensters waarin gegevens kunnen worden ingevuld. In sommige werkvensters staat alleen maar een lijst. Tussen lijst en invuldeelvenster staat een splitter; een dikke lijn die – wanneer je daar met de muis overheen beweegt – naar links of rechts kan schuiven. Hiermee kun je meer ruimte maken voor de lijst of voor het invulscherm. 

Wanneer een scherm bestaat uit een lijst en een invulscherm, dan staat in het menu een knop om de lijst uit te klappen.

De lijst kun je naar eigen wens aanpassen en je kunt de lijst gebruiken voor verschillende soorten rapportages. Door op de knop te klikken komt de lijst in het gehele scherm te staan, waarna je die gemakkelijk kunt bewerken. De overige knoppen om de lijst te bewerken worden na het uitklappen ook actief.

Alle kolommen zijn te verplaatsen naar de gewenste positie. Klik met de linkermuisknop op de kolomkop en houd de  muisknop ingedrukt. Vervolgens kun je de kolom daar zetten, waar je die hebben wilt. Laat de muisknop los en klaar. Nieuwe kolommen toevoegen doe je door te kiezen voor Lijst aanpassen. Je krijgt dan een overzicht van beschikbare
velden.

Op dezelfde manier als het verplaatsen van kolommen selecteer je een veld in het keuzescherm en verplaats je dat naar de kolommenbalk. Kolommen die al in het scherm staan, maar die je wilt verwijderen sleep je naar het veldenoverzicht. Laat de muisknop daar los en de kolom verdwijnt uit beeld.

Naar Inhoudsopgave

4.2       Menu's

Per menubalk bespreken we de mogelijkheden van de schermen. Alle werkschermen komen daarbij aan bod in de volgorde waarin je die waarschijnlijk zult gaan gebruiken.

Naar Inhoudsopgave

4.2.1 Menu Algemeen

 

Naar Inhoudsopgave

Het volledige boekwerk (titel: Boekhouden kan Iedereen) is eveneens in gedrukte versie verkrijgbaar bij Osirius.

 

 

 

Naar Inhoudsopgave