oplossingen voor MKB en ZZP

Infolijn 088-1122288 ma-vr 09:00 - 17:00u

Inhoudsopgave Handleiding

Inhoudsopgave

Ondanks alle aan de samenstelling van deze handleiding bestede zorg kan noch de redactie, noch de auteur, noch de uitgever aansprakelijkheid aanvaarden voor schade die het gevolg is van enige fout in deze uitgave. Er wordt dagelijks aan deze Handleiding gewerkt en we hopen de laatste onderdelen binnen enkele weken af te ronden. Heeft u vragen, mail dan naar helpdesk@osirius.nl.

Over de auteur
Inleiding

Deel 1 - Boekhouden voor iedereen

1            Administratie organiseren

1.1        Inkoopfacturen
1.2        Verkoopfacturen
1.3        Bank- en giroafschriften
1.4        De kas
1.5        Totaal

2            De administratie

2.1        De balans
2.2        De resultatenrekening
2.3        Grootboekrekeningen en -kaarten
2.4        Journaalposten
2.5        Dagboeken
2.6        De kolommenbalans

Deel 2 - Boekhouden met Osirius software

3 Installatie van de software

3.1        Handleiding
3.2        Herinstallatie
3.3        Inrichten van de eigen administratie
3.3.1     Wel of niet factureren
3.3.2     De administratie inrichten
3.3.3     Internet
 

4 Algemene werking van het programma

4.1       Onderdelen van het scherm
4.1.1    Titelscherm
4.1.2    Menubalk
4.1.3    Werkvensters

4.2       Menu's
4.2.1    Menu Algemeen
4.2.2    Menu Instellingen
4.2.3    Menu Relaties
4.2.4    Menu Producten
4.2.5    Menu Boekhouding, dagboeken
4.2.6    Menu Boekhouding, Vaste activa
4.2.7    Menu Facturatie
4.2.8    Menu Boekhouding Aanmaningen
4.2.9    Menu Boekhouding, E-banking
4.2.10  Menu Boekhouding, Aangifte
4.2.11  Menu Boekhouding, Beginbalans
4.2.12  Menu Boekhouding, Afsluiting

Deel 3 - Praktijk

5 Situaties

5.1        Inkoopboek
5.1.1     Inkoopfactuur voor voorraad die je hebt ontvangen
5.1.2     Inkoopfactuur voor voorraad die je terugstuurt, een creditnota
5.1.3     Inkoopfactuur voor kosten
5.1.4     Inkoopfactuur voor kosten met meerdere btw-tarieven
5.1.5     Creditnota voor eerder gemaakte kosten
5.1.6     Inkoopfacturen van landen binnen de EU
5.1.7     Inkoopfacturen van landen buiten de EU
5.1.8     Inkoopfacturen met btw-verlegging
5.1.9     Creditcardafrekening als inkoopfactuur

5.2       Verkoopboek
5.2.1    Verkoopfacturen aan debiteuren in Nederland
5.2.2    Verkoopfacturen met verschillende btw-percentages
5.2.3     Creditnota's
5.2.4     Verkoopfacturen aan debiteuren binnen de EU
5.2.5     Verkoopfacturen aan debiteuren buiten de EU
5.2.6     Verkoopfacturen met btw-verlegging

5.3        Bankboek
5.3.1     Ontvangsten van debiteuren
5.3.2     Ontvangst van debiteur die betalingskorting toepast
5.3.3     Betalingen aan crediteuren
5.3.4     Betaling aan crediteuren met inhouding van betalingskorting
5.3.5     Directe boeking van kosten
5.3.6     Boeking van bankkosten
5.3.7     Boeking van bankrente
5.3.8     Boeking van uitgaven met een eigen creditcard
5.3.9     Boeking van ontvangsten via pinapparaten met gebruik van bankpas
5.3.10   Boeking van ontvangsten via pinapparaten met gebruik van creditcard
5.3.11   Kasopname en -storting bij de bank

5.4        Kasboek
5.4.1     Contante verkopen
5.4.2     Contante verkopen via pinautomaat met bankpas
5.4.3     Kosten via kas
5.4.4     Opname van kasgeld en storing op de bank
5.4.5     Storting en opname van eigen geld in de kas
5.4.6     Kasverschillen

5.5        Memoriaal
5.5.1     Afboeking voorraden
5.5.2     Activeren en afschrijven
5.5.3     Personeelskosten
5.5.4     Transitoria
5.5.5     Schoonboeken btw
5.5.6     Privémutaties 
5.5.7     Eigen vermogen van een BV of NV
 

Bijlagen

A          Adminstratieve begrippen
B          Terminolgie

 

Over de auteur

Marco Steenwinkel (1969) is registeraccountant (RA en lid van het Koninklijk NIVRA) en werkte onder andere voor CMG en Deloitte en Touche. Hij was tien jaar lang als docent verbonden aan de Haagse Hogeschool, waar hij zich vooral richtte op de financiële administratie en bedrijfseconomie. Naast cijfers is Marco ook goed thuis in diverse computertoepassingen, waaronder bijvoorbeeld administratieve pakketten (onder andere Boekhouden Totaal van Osirius, Multivers van Unit4 Agresso, King van Quadrant), maar ook Microsoft Excel, databasetoepassingen en ERP (onder andere Peoplesoft van Oracle). Sinds augustus 2006 heeft hij zijn eigen financieel advieskantoor in Gouda. Marco schreef eerder ook Bedrijfsadministratie (2005, een studieboek bedoeld voor gebruik op hogescholen) en Boekhouden voor Dummies
(2007).

Inleiding

Als ondernemer ben je verplicht van je activiteiten een administratie bij te houden. De verplichting wordt opgelegd door de belastingdienst, maar je zult zelf toch ook willen weten hoe je onderneming draait. Veel ondernemers geven de schoenendoos van hun administratie aan de boekhouder of accountant en kijken daar verder niet naar om. Dat kan natuurlijk prima werken, maar het kost ook geld. Je kunt ook zelf een groot deel van je administratie verzorgen en aan het einde van het jaar pas de hulp van je boekhouder of accountant inroepen voor de wat ingewikkelder zaken. Het grote voordeel daarbij is dat je zelf voortdurend op de hoogte kunt blijven van de stand van zaken en je dus niet altijd achter de feiten aan loopt.

Dit boek is bedoeld voor ondernemers die zelf hun administratie willen verzorgen, maar nog geen of weinig ervaring hebben met boekhouden.

Het boek is uit drie delen samengesteld:

  • In deel 1 behandelen we de theorie achter het boekhouden. Eerst besteden we aandacht aan hoe je de hele papierwinkel het beste kunt archiveren en vervolgens laten we zien hoe je een administratie moet voeren. We beginnen met een eindresultaat uit de administratie, je balans, en gaan dan steeds dieper de administratie in. Aan de hand van deze theorie leer je hoe iedere boekhouding opgezet kan worden.
  • In deel 2 laten we zien hoe je de administratie met een boekhoudpakket kunt voeren. Daarbij maken we gebruik van het softwarepakket Boekhouden Totaal van Osirius. Je kunt dit deel ook als handleiding gebruiken bij gebruik van het pakket. Een starterseditie van dit programma staat op de dvd die bij dit boek is geleverd. Deze versie is niet beperkt door een datum, maar wel is het aantal boekingen dat je kwijt kunt gelimiteerd.
  • In deel 3 blijven we gebruik maken van Boekhouden Totaal. We beschrijven verschillende situaties, die je in de dagelijkse praktijk kunt tegenkomen. Eerst krijg je een algemene toelichting, vervolgens laten we zien hoe je dat moet verwerken in een administratie, zoals je dat hebt kunnen leren in deel 1. Tenslotte laten we zien hoe je in dergelijke gevallen te werk moet gaan bij gebruik van Boekhouden Totaal.

Ben je al een ervaren boekhouder, maar wil je gaan starten met Boek­houden Totaal, dan kun je deel 1 wel overslaan. Deel 2 kun je gebruiken om snel aan de slag te gaan, in dit deel komt de verwerking van verschillende onderdelen in je administratie en het pakket stapsgewijs op een logische volgorde aan bod. Deel 3 tenslotte is goed te gebruiken om even na te kijken hoe je in een bepaalde situatie ook weer te werk moest gaan.

We hopen dat het boek een goede leidraad kan zijn voor de dagelijkse verwerking van je administratie.

Deel 1

Boekhouden voor iedereen

In dit deel behandelen we de basisprincipes van het boekhouden. We beginnen met het organiseren van je administratie. Vervolgens beginnen we met de balans en gaan steeds dieper de administratie in om te eindigen met de kolommenbalans die je gebruikt voor het opstellen van de jaarrekening. Het deel eindigen we met een herhaling van de gebruikte begrippen.

Een belangrijke theorie voor iedere administratie is de theorie van de administratieve organisatie en interne controle. Deze theorie kun je echter eigenlijk alleen goed toepassen bij grotere organisaties, in ieder geval met meer dan een werknemer. De basisdefinitie van administratieve organisatie geldt wel voor elke organisatie:

Het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens met het doel gerichte informatie te verstrekken aan besturen van organisaties, het doen functioneren en beheersen van organisaties en het afleggen van verantwoording.

Kortweg zou je kunnen zeggen dat je een administratie moet bijhouden om je organisatie te kunnen voeren. In sommige gevallen heb je die administratie ook nodig om verantwoording af te leggen aan anderen. Dat kunnen andere eigenaars van de onderneming zijn, maar in ieder geval ben je verplicht je te verantwoorden aan de belastingdienst.

De theorie van de administratieve organisatie is gericht op het vlekkeloos laten verlopen van alle processen in de organisatie, maar voor gebruikers van het boekhoudpakket van Osirius gaat dat veelal te ver. Voor veel gebruikers zal er sprake zijn van een kleine organisatie met vaak maar één bestuurder, die dan ook nog zelf verantwoordelijk is voor de administratie. Ofwel iemand die zelf de administratie moet uitvoeren. Dit hoofdstuk heet daarom ook geen administratieve organisatie, maar administratie organiseren. Dat is voor elke organisatie van belang.

Hoewel we daar later uitgebreid op ingaan kunnen we vast wat onderdelen van de administratie, waar iedereen waarschijnlijk mee te maken krijgt, benoemen. Dat zijn verkoopfacturen, inkoopfacturen, bankafschriften, kasontvangsten en -uitgaven. Al deze gegevens moet je systematisch vastleggen in je administratie. Maar maak het daarbij ook niet moeilijker dan het moet zijn.

1.1 Inkoopfacturen

Zonder inkopen kun je over het algemeen niets verkopen, dus laten we bij de inkoopfacturen beginnen. Het eerste onderscheid wat je daar kunt maken is het verschil tussen facturen die je hebt betaald en facturen die je nog moet betalen. Om dat onderscheid duidelijk te maken is het handig twee losse ordners te gebruiken. Op het moment dat je de facturen binnenkrijgt, en nog niet hebt betaald, gaan de facturen in de map ‘Onbetaalde inkopen’. Niet alleen facturen van goederen die je gaat verkopen, maar ook facturen voor je telefoonrekening bijvoorbeeld, ALLE facturen dus. Later komen we daar nog op terug. Het is echter ook handig de facturen eerst te verwerken in je administratie, voordat je ze in de map stopt, dan zijn ze maar vast geregistreerd.

Op het moment dat je een factuur betaalt, dan verhuis je de factuur naar een andere ordner die je ‘Betaalde inkoopfacturen’ noemt. Het voordeel van dit onderscheid is dat je altijd een map hebt die facturen bevat die je nog moet betalen. Anderzijds betekent dat ook dat een factuur die niet in die map zit al betaald moet zijn. Het kan voorkomen dat een leverancier belt over de betaling van zijn factuur. Als dan uit je administratie blijkt dat die factuur als is betaald, dan pak je de map ‘Betaalde inkoopfacturen’ om de gegevens te raadplegen. Om snel informatie aan die leverancier te kunnen geven is het ook handig de facturen alfabetisch te ordenen en binnen de reeks facturen van één leverancier te archiveren op datum. Vul op de factuur ook in op welk moment je de betaling hebt verricht. Je kunt dan altijd snel achterhalen wanneer je hebt betaald en het probleem terugleggen bij je leverancier.

Alle inkomende facturen behandel je op deze zelfde manier en archiveer je dus in de betreffende ordners. Na afloop van een boekjaar, waarover later ook meer, maak je alleen een nieuwe ordner aan voor de betaalde facturen. Per boekjaar houd je de uiteindelijk betaalde facturen dus bij elkaar. Met alle inkomende facturen bedoelen we dan ook facturen die negatief zijn, de zogeheten creditnota’s. Dit zijn dezelfde soort documenten met als enige verschil dat het te betalen bedrag negatief is.

1.2 Verkoopfacturen

Van alle verkoopfacturen die je naar je klanten stuurt, is het gebruikelijk een kopie achter te houden. Je drukt dus altijd twee exemplaren af, één stuur je op en één bewaar je. De kopie stop je in een ordner, waarbij het net als bij de inkoopfacturen handig is om twee ordners te gebruiken. Zolang je het totale bedrag nog niet van je klant hebt ontvangen, bewaar je de kopie in een map ‘Debiteuren te ontvangen’. Bij volledige betaling door je klant verhuis je de factuur naar een map ‘Debiteuren’ en sorteer je de facturen op alfabetische volgorde. Op die manier heb je net als bij de inkoopfacturen snel overzicht over de stand van zaken per debiteur.

De belangrijkste ordner is nu de ordner met de nog niet ontvangen facturen. Je kunt die regelmatig raadplegen om te gebruiken bij het aanmanen van je debiteuren.

1.3 Bank- en giroafschriften

Hoewel girorekeningen al jaren bij de Postbank zijn ondergebracht en de Postbank inmiddels is samengegaan met de ING zullen we nog jaren blijven spreken over girorekeningen en de bijbehorende giroafschriften. In feite bestaat er weinig verschil tussen giro en bank, behalve dat nog steeds voor girorekeningen een andere nummering wordt gebruikt. Bankrekeningnummers moeten altijd voldoen aan een bepaalde regel. Voor girorekeningnummers is die regel niet van toepassing. Voor zowel de bank als de giro krijg je periodiek afschriften toegestuurd, soms elke werkdag en soms eens per maand. De verwerking van de afschriften gaat op precies dezelfde wijze. Qua archivering maak je voor iedere bankrekening, dus ook voor spaarrekeningen, een aparte ordner. De banken hebben de goede gewoonte alle afschriften te voorzien van een afschriftnummer. Het is dan ook het eenvoudigst de afschriften op deze nummervolgorde in de ordner te stoppen. Op die manier kun je altijd gemakkelijk de afschriften terugzoeken.

1.4 De kas

De kasadministratie is een apart verhaal. Van de kasontvangsten en kasuitgaven krijg je geen totaaloverzicht, dat moet je zelf maken. Wel krijg je kassabonnen van de winkels waar je kasuitgaven doet en bij ontvangsten per kas zou je een ontvangstbon moeten maken. Deze gegevens sorteer je op datum en berg je op in een ordner ‘Kas’. Al deze bonnen verwerk je in de administratie, waarna je beschikt over een totaaloverzicht. Bij het verwerken van de bonnen is het belangrijk dat je alle bonnen later kunt afstemmen met de gegevens in de administratie. Daarom moet je elke bon handmatig doorlopend nummeren. Je kunt aan de hand van dit nummer in je administratie terugvinden welke bon daarbij hoort. Het komt vaak voor dat je een bon krijgt op thermisch papier, dat na verloop van tijd verbleekt en daardoor onleesbaar wordt. Om problemen met de belastingdienst te voorkomen kun je het beste een kopie van de bon maken en die samen met de originele bon in de ordner opslaan. Het lijkt dubbelop, maar de administratie moet immers leesbaar blijven en je moet ook aan kunnen tonen dat je beschikt over de originele kassabon.

Je moet ook af en toe een kastelling doen. De hoeveelheid kasgeld die je op zak hebt moet je tellen en op een formulier vastleggen. De vastlegging sla je op in de ordner en als je daar toch mee bezig bent controleer je gelijk even of het saldo overeenkomt met het saldo dat je in de administratie hebt vastgelegd.

Hoe meer kasontvangsten en -uitgaven je hebt, hoe meer werk je hebt aan de kasadministratie. De kas is eigenlijk ook de meest bewerkelijke administratie.

1.5 Totaal

Het voorgaande leidt minimaal tot de volgende ordners:

  • Onbetaalde inkoopfacturen
  • Betaalde inkoopfacturen
  • Debiteuren te ontvangen
  • Debiteuren
  • Bank
  • Kas
  • Memoriaal

Over het memoriaal hebben we nog niets verteld, dat komt later. Een memoriaal gebruik je eigenlijk in alle overige situaties dan hiervoor beschreven. Het kan nodig zijn om van een transactie in de administratie die je via het memoriaal boekt documentatie te bewaren. Deze documentatie bewaar je dus in de laatste ordner.

Voor veel ondernemers is de administratie absoluut een noodzakelijk kwaad. Zij willen niet boekhouden of denken dat ze niet kunnen boekhouden. Dit heeft vaak tot gevolg dat de administratie niet wordt bijgehouden en leidt tot een grote stapel papierwerk die aan het einde van het jaar in een grote doos aan de accountant wordt overhandigd. Gedurende het jaar hebben deze ondernemers dus totaal geen idee van de stand van zaken, en zolang zij een positief saldo op de bank hebben denken ze dat alles in orde is. Helaas kunnen zij achteraf bedrogen uitkomen, wat tot allerlei problemen kan leiden.

De truc is om niet uit te stellen, maar regelmatig wat tijd aan de administratie te besteden zodat er een zekere routine ontstaat. Daarbij moet je het vooral ook niet moeilijker maken dan het is. Hoe regelmatiger je tijd aan de administratie besteedt hoe duidelijker het wordt en hoe eenvoudiger het wordt. Met de software van Osirius proberen we in ieder geval te zorgen voor een makkelijke manier van werken.

Hoe dan ook, als ondernemer ben je verplicht een administratie bij te houden. De belastingdienst moet bijvoorbeeld in staat kunnen zijn om je opbrengsten en kosten te controleren. Daarom, maar vooral ook voor jezelf moet je een jaarrekening maken en belangrijk overzichten tussendoor. Met behulp van deze periodieke overzichten, maandelijks of per kwartaal, kun je beoordelen hoe je onderneming presteert.

Uiteindelijk beëindig je de administratie na afloop van een boekjaar met het opstellen van een jaarrekening. In die jaarrekening laat je zien wat je vermogenspositie is en hoe je onderneming in de afgelopen periode heeft gedraaid. Over de jaarrekening later meer, maar in de jaarrekening vind je in ieder geval een balans en een resultatenrekening.

2.1 De balans

Op de balans geef je de vermogenspositie van je onderneming weer. Je laat met andere woorden zien wat je bezit en hoe je dat hebt gefinancierd. Schematisch ziet dat er als volgt uit:

Boekh-05-33.tif

Aan de linkerkant van de balans vind je de bezittingen en doordat het totaal van beide zijden van de balans in evenwicht moet zijn, in balans dus, laat je zien hoe je deze bezittingen financiert. Dat doe je met eigen geld, eigen vermogen, of met geleend geld, vreemd vermogen. Lenen van geld moet je daarbij wel wat breder zien dan alleen lenen bij een bank. Ook wanneer je op rekening geleverd krijgt, leen je geld tot het moment dat je de schuld afbetaalt. Dat geldt ook voor bezittingen, dit zijn niet alleen je voorraden en het kantoormeubilair, maar bijvoorbeeld ook de vorderingen die je hebt op afnemers en je voorraad geld, kas of op de bank.

Stel dat je op 1 januari met je eigen spaargeld van totaal € 100.000 een onderneming begint en dit geld zet je op een nieuw opgerichte zakelijke bankrekening, dan is je bezit de bankrekening en heb je dat met je eigen vermogen gefinancierd. Dit noem je overigens je kapitaal. Je balans is dan als volgt:

Boekh-05-33.tif

Duidelijk is dat de balans in evenwicht is en dat moet te allen tijde zo blijven. Bezittingen en financiering kunnen wel veranderen, maar het evenwicht MOET in tact blijven.

Een verandering van de bezittingen ontstaat bijvoorbeeld als je goederen aanschaft om te gaan verkopen. De goederen die je dan bezit horen tot je voorraad en laat je aan de debetzijde op de balans zien. Bij directe betaling vanaf je bankrekening neemt de waarde van een ander bezit, je bankrekening, af. Je krijgt dan een toename aan de debetzijde en gelijk een afname aan de debetzijde. Wanneer je op 5 januari via een pinbetaling voor € 25.000 goederen aanschaft om te verkopen, dan heb je daarna de volgende balans:

Boekh-05-33.tif

Zoals je ziet, is de voorraadwaarde toegenomen en de bankrekening afgenomen. De manier van financiering van je bezittingen is niet veranderd dus je ziet geen verandering aan de creditzijde van je balans.

Bij aanschaf van voorraad, dus goederen om te verkopen, op rekening krijg je wel een verandering in de manier van financieren. Je hebt op het moment dat je de goederen aanschaft een schuld aan je leverancier. Die schuld is een manier van financiering, dus verandert je creditzijde. Schulden aan leveranciers noem je op de balans overigens crediteuren.

Op 7 januari koop je voor € 30.000 goederen, die je pas op 21 januari hoeft te betalen aan je leverancier. Je krijgt op 7 januari dan de volgende balans:

Boekh-05-33.tif

Je had al voor € 25.000 voorraad op 5 januari en daar komt op 7 januari dus € 30.000 bij, zodat je totale voorraad € 55.000 bedraagt. Het totaal van je bezittingen neemt toe naar € 130.000 omdat je nog niet hoeft te betalen. Daar staat de schuld natuurlijk wel tegenover, je financiert de bezittingen nu met € 100.000 eigen geld en € 30.000 met geld van anderen, ofwel vreemd vermogen.

Op 14 januari kun je de gehele voorraad al verkopen tegen een prijs van € 90.000, zodat je een totale winst behaalt van € 35.000 (€ 90.000 verkoopwaarde minus € 55.000 inkoopwaarde). De verkoop vindt plaats op rekening en je bent overeengekomen dat je de betaling zult ontvangen op 28 januari. Door de levering van je voorraad verdwijnt de voorraad van je balans en krijg je daar een vordering op je afnemer voor terug. Die vordering noem je op de balans debiteuren. De winst op de verkoop steek je natuurlijk in eigen zak, zodat de waarde van je kapitaal toeneemt. Je eigen vermogen wordt door de verkoop hoger. De balans op 14 januari is dan:

Boekh-05-33.tif

Met een winst van € 35.000 in een paar dagen doe je de rest van de maand niet zo veel, dus verandert je balans ook niet, totdat je de crediteur gaat betalen. Zoals afgesproken doe je dat op 21 januari, waardoor je balans als volgt wordt:

Boekh-05-33.tif

Je schuld aan de crediteuren betaal je helemaal, zodat die waarde afneemt tot nul. Het na nadeel daarvan is wel dat het saldo op je bankrekening ook met € 30.000 afneemt tot € 45.000. Maar zoals afgesproken met je afnemer krijg je op 28 januari je geld binnen en verandert je balans alweer naar:

Boekh-05-33.tif

De laatste dagen van januari heb je geen verdere activiteiten dus de balans per 31 januari is dan:

Boekh-05-33.tif

Aan de hand van de voorbeelden zouden in ieder geval de volgende punten op moeten vallen:

  • de balans is altijd in evenwicht;
  • op de balans zie je altijd de stand van zaken van één bepaald moment.

Daarnaast kun je ook zien dat het kapitaal dat je aan het begin hebt geïnvesteerd is toegenomen van € 100.000 tot € 135.000. De toename is veroorzaakt door de winst die je hebt behaald op de verkoop van je voorraad. Je kunt met andere woorden aan de verandering van het eigen vermogen zien wat het resultaat is dat je hebt behaald over een bepaalde periode. Dit doe je met de volgende vergelijking:

Eigen vermogen einde periode (hier kapitaal per 31 januari) € 135.000
Af: eigen vermogen begin periode (kapitaal per 5 januari) - 100.000
Behaald resultaat over de maand januari € 35.000

 

Door middel van vermogensvergelijking kun je altijd het resultaat over een bepaalde periode bepalen. Zo kun je om de winst over een heel kalenderjaar te bepalen een balans opmaken per 1 januari en een balans per 31 december. Voor de bepaling van het resultaat maakt de fiscus ook gebruik van vermogensvergelijking.

Zoals gezegd bestaat de balans uit bezittingen en schulden en het verschil tussen deze twee is het eigen vermogen. Daarbij is ook sprake van een momentopname. Wanneer je de stand van je bezittingen op een bepaald moment weet, dan kun je dus een balans opmaken.

De standen van je bezittingen kun je bepalen door te inventariseren of te tellen. Pak bijvoorbeeld al je bankafschriften bij elkaar en je weet wat de stand van je bankrekening is op een bepaald moment. Op 1 januari is de hoogte van je bankrekening bij de ABN Amro bijvoorbeeld € 12.450 en van de ING bank € 3.780. De waarde van je bedrijfspand is € 184.000 en van je auto € 13.870. Je voorraad heb je geteld en daarbij kom je op een waarde van € 34.825. De vordering op je debiteuren ten slotte is € 25.413. Al deze bezittingen heb je gefinancierd met een schuld aan crediteuren van € 8.980, een schuld aan de belastingdienst van € 5.468 en verder met eigen vermogen. Aan de hand van deze tellingen kun je dan de volgende balans opmaken per 1 januari:

Boekh-05-33.tif

Door het totaal van je bezittingen (aan de linkerkant of debetzijde van de balans) te verminderen met het totaal van de schulden (crediteuren en belastingdienst) bepaal je de hoogte van je eigen vermogen, het kapitaal.

Bezittingen €274.000
Schulden - 14.448
Eigen vermogen €259.890

 

Het resultaat van je berekening vul je in bij kapitaal op je balans en daardoor is je balans weer in evenwicht.

Op dezelfde manier ga je aan de slag om de balans per 31 december op te stellen. Stel dat je tot de volgende resultaten komt:

Boekh-05-33.tif

 

Door vermogensvergelijking te doen tussen de beide balansen kun je het resultaat over het jaar bepalen:

Kapitaal op 31 december €263.557
Kapitaal op 1 januari - 259.890
Resultaat boekjaar €3.667

Het enkel opstellen van een balans op basis van de tellingen die je doet en vervolgens het resultaat bepalen door middel van vermogensvergelijking heet enkel boekhouden en wordt eigenlijk niet meer toegepast. Het kan ook nogal tegenvallen, je zal maar een heel jaar aan het werk zijn en aan het einde van het jaar tot de ontdekking komen dat je maar € 3.667 verdiend hebt. Bovendien blijkt geheel niet waaruit de toename van je kapitaal bestaat. Op deze manier heb je geen flauw idee waaraan je geld opgaat. Daarvoor maak je gebruik van een resultatenrekening, waarop je de verandering van het eigen vermogen specificeert. Bovendien maak je gebruik van dubbel boekhouden wat inhoudt dat je altijd een verandering van minimaal twee onderdelen van de balans of resultatenrekening bijwerkt.

Bij de aanschaf van voorraad geef je onmiddellijk aan dat niet alleen de voorraad toeneemt maar ook de schuld aan je leverancier, de crediteur. Of bij directe betaling boek je de voorraad op en boek je de bank of kas af. Je hebt eigenlijk de volgende mogelijkheden:

Toename bezittingen Toename bezittingen
Toename bezittingen Toename schuld (vreemd vermogen)
Toename bezittingen Toename eigen vermogen
Afname bezittingen Afname schulden
Afname bezittingen Afname eigen vermogen
Afname bezittingen Toename bezittingen
Toename schulden Toename bezittingen
Toename schulden Afname schulden
Toename schulden Afname eigen vermogen
Afname schulden Afname bezittingen
Afname schulden Toename eigen vermogen
Afname schulden Toename eigen vermogen
Toename eigen vermogen Toename bezittingen
Toename eigen vermogen Afname schulden

Het eigen vermogen verandert eigenlijk alleen direct bij een storting van geld in je onderneming of een onttrekking van geld aan je onderneming. Andere wijzigingen in het eigen vermogen worden veroorzaakt door veranderingen als onderdeel van het resultaat, de winst of het verlies.

Die wijzigingen geef je weer door een specificatie op de resultatenrekening, waarover meer in de volgende paragraaf.

2.2 De resultatenrekening

De resultatenrekening is eigenlijk een specificatie van het resultaat dat je op de balans toevoegt aan het eigen vermogen. Dit resultaat kan positief zijn (winst) of negatief (verlies). Je kunt ook spreken van de winst- en verliesrekening, maar het blijft hetzelfde.

Op de resultatenrekening laat je de kosten en opbrengsten zien en het verschil tussen die twee. Hogere opbrengsten dan kosten betekent natuurlijk winst en hogere kosten dan opbrengsten betekent verlies. In de vorige paragraaf is aangegeven dat een opbrengst toename van het eigen vermogen met zich meebrengt. Door verkoop van de voorraad goederen met een winstopslag van € 35.000 nam het eigen vermogen immers toe met € 35.000. Daarom staan opbrengsten op de resultatenrekening zoals het eigen vermogen aan de creditzijde (de rechterkant). Door het maken van kosten verlaag je het eigen vermogen en daarom geef je de kosten aan de debetzijde (links) van de resultatenrekening weer. Ook voor de resultatenrekening geldt dat deze altijd in evenwicht moet zijn. Dit evenwicht bereik je door het resultaat ook te vermelden. Een winst (hogere opbrengsten credit dan kosten debet) komt daardoor aan de debetzijde van de resultatenrekening. Verlies vermeldt je dan dus aan de creditzijde. Schematisch kun je dat als volgt weergeven:

Boekh-05-33.tif

Winst en verlies staan tussen haakjes omdat je altijd een keuze moet maken. Na afsluiting van de resultatenrekening kun je het resultaat toevoegen aan het eigen vermogen. Die toevoeging zorgt dan ook weer voor evenwicht op de balans. De winst leidt tot een verhoging van het eigen vermogen aan de creditzijde.

Hier volgt een toelichting met een eenvoudig voorbeeld. We beginnen op 1 januari met het gebruik van eigen spaargeld van totaal € 100.000, zodat de beginbalans als volgt is:

Boekh-05-33.tif

In januari vinden de volgende gebeurtenissen plaats:

De € 100.000 gebruik je voor de aanschaf van € 50.000 voorraad tegen directe betaling, zodat het banksaldo € 50.000 wordt. De totale voorraad verkoop je voor € 75.000 eveneens tegen directe betaling, waarna het banksaldo weer stijgt tot € 125.000. Deze actie betekent dat je € 50.000 kosten hebt gemaakt, de inkoopkosten van je voorraad, en je hebt € 75.000 opbrengst behaald.

Daarnaast geef je € 5.000 uit voor huur van je winkelpand (huurkosten), € 2.000 voor verzendkosten en € 7.500 besteed je aan reclame. Alle kosten betaal je direct per bank, zodat het saldo van de bankrekening weer daalt tot € 110.500.

Deze gegevens plaats je op de resultatenrekening om te bepaen hoeveel winst of verlies je hebt gemaakt:

Boekh-05-33.tif

De bijbehorende balans is op dit moment:

Boekh-05-33.tif

Nu zijn balans en resultatenrekening niet in evenwicht omdat je het resultaat nog niet hebt bepaald. Je ziet dat de creditzijde op de resultatenrekening hoger is dan de debetzijde, oftewel de opbrengsten zijn hoger dan de kosten en dus hebben we een winst. Het lijkt natuurlijk vreemd om een winst aan de kostenkant van de resultatenrekening weer te geven, maar zoals je ziet is dat de enige manier om evenwicht te krijgen. De winst bedraagt:

Totaal opbrengsten €75.000
Totaal kosten - 64.500
Winst over januari €10.500


De winst vul je in op de resultatenrekening en voeg je toe aan het eigen vermogen (dus aan de creditzijde van de balans). Het eigen vermogen neemt toe tot:

Kapitaal voor resultaatbepaling €100.000
Resultaat januari - 10.000
Kapitaal na resultaatbepaling €110.500

Na bijwerking krijgen we dan de volgende overzichten:

Boekh-05-33.tif

Dus alleen door de bepaling van het resultaat en vervolgens de toevoeging aan het eigen vermogen krijg je zowel de resultatenrekening als de balans weer in evenwicht.

Een groot verschil met de balans is dat de resultatenrekening het verloop van de posten over een bepaalde periode weergeeft. De balans geeft altijd de positie van één bepaald moment weer.

2.3 Grootboekrekeningen en -kaarten

Op de balans en resultatenrekening komen afzonderlijk posten voor die je kunt onderverdelen in de volgende groepen:

  • Bezittingen (balans)
  • Schulden (balans)
  • Eigen vermogen (balans)
  • Opbrengsten (resultatenrekening)
  • Kosten (resultatenrekening)

In de verschillende groepen kun je verder specificeren. Als onderdeel van de bezittingen bijvoorbeeld zijn al gebouwen, vervoermiddelen, debiteuren, voorraden en bankrekeningen aan bod gekomen. Bij de schulden de crediteuren en schuld aan de belastingdienst en voor het eigen vermogen het kapitaal. Bij opbrengsten is de opbrengst verkopen op de resultatenrekening gezien en voor de kosten huur, verzendkosten en reclame.

Voor elke post afzonderlijk houd je ook een specificatie bij door gebruik te maken van grootboekrekeningen. Voor elke post die je wilt specificeren gebruik je een aparte rekening die als grootboekkaart ook lijkt op de vorm van de balans en resultatenrekening.

Het totale saldo van de resultatenrekening komt tot uitdrukking in de winst of het verlies, waarna je dat bedrag toevoegt aan het eigen vermogen. Daardoor verschillen de grootboekrekeningen van de resultatenrekening van de grootboekrekeningen van de balans. De balansrekeningen specificeren telkens van de positie op een bepaald moment tot een volgende positie op een bepaald moment. Het saldo van kosten- of opbrengstrekeningen verdwijnt via winst of verlies altijd naar de balans. Grootboekrekeningen van de balans open je altijd met een beginsaldo en sluit je af met een eindsaldo.

Als voorbeeld volgt hier de grootboekkaart van een bankrekening voor de maand januari. Op 1 januari is het saldo van de bank € 15.000 positief. Op 15 januari ontvang je € 30.000 van debiteuren (afnemers), op 18 januari betaal je € 17.500 aan crediteuren (leveranciers). Daarnaast betaal je op 28 januari € 3.500 voor huur en € 50 aan bankkosten op 30 januari. Voor januari kun je de grootboekkaart opstellen, die je dan kunt afsluiten met het saldo dat je uiteindelijk op de balans plaatst. Je begint met opening van de kaart:

Boekh-05-33.tif

Omdat je een balansrekening uitwerkt ‘haal’ je het saldo van de balans. De rekening is een bezitting en het saldo op de rekening is positief. Dit betekent dat het banksaldo debet op de balans staat en daarom open je de grootboekkaart ook aan de debetzijde. Vervolgens plaatsen we de verschillende ontvangsten en betalingen op de grootboekkaart. Door een ontvangst op de bankrekening neemt het saldo toe en met je boeken op de debetzijde van de kaart. Door betalingen neemt het saldo af, die plaats je dus aan de creditzijde van de kaart. Na invulling krijg je het volgende overzicht:

Boekh-05-33.tif

Op 31 januari reken je het saldo van de rekening uit om op de balans te kunnen weergeven. Het saldo breng je over naar de balans, zodat je in tegenstelling tot de opening van de kaart afsluit met de omschrijving naar balans. Op 1 februari begin je daarna weer opnieuw met het saldo van balans. Je bepaalt het saldo door het verschil te bepalen tussen de debet- en creditzijde:

 

Totaal debet € 45.000
Totaal credit - 21.050
Eindsaldo € 23.950

Na afsluiting krijg je het volgende overzicht:

Boekh-05-33.tif

Net als balans en resultatenrekening is de grootboekkaart altijd in evenwicht. Hoewel het saldo aan de creditzijde van de kaart staat, heb je een debetsaldo op de rekening. Je ziet ook wel dat het beginsaldo plus ontvangst hoger is dan het totaal van de uitgaven. Op de balans komt het saldo dus wel aan de debetzijde te staan.

In februari begin je weer gewoon opnieuw met de grootboekkaart door te openen met het saldo per 1 februari:

Boekh-05-33.tif

Grootboekkaarten van de resultatenrekening open je niet met een saldo, de werking is verder hetzelfde. De in januari betaalde huurkosten komen als volgt op de grootboekkaart voor januari:

Boekh-05-33.tif

De afsluiting van de kaart gaat ook hetzelfde als de balansrekening. Je moet de kaart in evenwicht brengen en het saldo overbrengen naar de resultatenrekening. Na afsluiting krijg je:

Boekh-05-33.tif

Het verschil met een balansrekening is dat je in de volgende maand weer met een nieuwe lege kaart begint.

Alle handelingen die je verwerkt in je administratie verwerk je op de grootboekkaarten. In het boekhoudprogramma Boekhouden Totaal gaat dat automatisch. Uitgaande van het eerdere voorbeeld van handelingen in januari geven we hier aan wat de uitwerking is op de grootboekkaarten. Altijd als je een rekening debiteert moet je een andere rekening crediteren om in balans te blijven. Dit verwerk je ook altijd op de grootboekrekeningen.

Per 1 januari begin je met eigen spaargeld van totaal € 100.000 een onderneming, dit je stort op een zakelijke bankrekening. Daarvoor moet je de volgende grootboekrekeningen bijwerken:

Boekh-05-33.tif

Op 7 januari koop je tegen directe betaling een voorraad om te verkopen voor totaal € 50.000.

Boekh-05-33.tif

Op 14 januari verkoop je de goederen voor totaal € 75.000, waarvoor je het geld direct op de bank ontvangt. Daarvoor moet je wat meer grootboekrekeningen bijwerken. De afname van de voorraad door verkoop betekent dat je kosten maakt, die je op de resultatenrekening wilt weergeven. Deze kosten noem je inkoopwaarde van de verkoop, de totale kosten bedragen € 50.000. Daar staat tegenover dat je een opbrengst hebt behaald van € 75.000. Dit geld ontvang je op de bankrekening en geef je weer in de resultatenrekening.

Boekh-05-33.tif

 

Boekh-05-33.tif

15 januari betaal je € 2.000 voor verzendkosten van de goederen.

Boekh-05-33.tif

Vervolgens betaal je op 20 januari de huur van € 5.000:

Boekh-05-33.tif

Ten slotte betaal je op 30 januari de reclamekosten van € 7.500:

Boekh-05-33.tif

Na het bijwerken van alle grootboekkaarten kun je aan het einde van de maand beginnen met de afsluiting. Je begint dan met de rekeningen voor de resultatenrekening:

Boekh-05-33.tif

Daar waar je de resultatenrekening aan de debetzijde zet, verschijnt het saldo op de resultatenrekening aan de creditzijde en natuurlijk andersom. De voorgaande rekeningen komen dus als volgt op de resultatenrekening:

Boekh-05-33.tif

Om het resultaat te bepalen kijk je naar het totaal van de creditzijde en het totaal van de debetzijde. In dit geval is credit hoger dan debet, wat betekent dat de opbrengsten hoger zijn dan de kosten en dus is een winst behaald. De winst bedraagt:

Totaal debet € 75.000
Totaal credit - 64.500
Eindsaldo € 10.500

De winst vul je in aan debetzijde van de resultatenrekening om die in evenwicht te brengen. Bovendien voeg je dit resultaat toe aan het eigen vermogen, de rekening kapitaal.

Boekh-05-33.tif

Door het toevoegen van de winst verandert de rekening kapitaal, die je gelijk afsluit.

Boekh-05-33.tif

Door het toevoegen van de winst aan de creditzijde van de rekening kapitaal neemt het eigen vermogen toe. Eigenlijk debiteer je de resultatenrekening en crediteer je de rekening kapitaal.

De andere rekening op de balans, bank, sluit je vervolgens ook af:

Boekh-05-33.tif

Van beide rekeningen komt het saldo vervolgens op de balans, zodat de balans per 31 januari er als volgt uitziet:

Boekh-05-33.tif

Daarmee is de balans ook weer in evenwicht.

Eigenlijk is het voorgaande alleen van toepassing voor een volledig met de hand bijgehouden administratie. Iemand zonder administratiepakket zal zelfs niet op deze wijze te werk gaan. Het is duidelijk dat het nogal veel werk is om telkens een grootboekkaart bij te moeten werken, hoewel je natuurlijk niet telkens de hele kaart opnieuw hoeft te schrijven.

Het gebruik van grootboekkaarten is echter geenszins achterhaald. Ieder administratiepakket maakt uiteindelijk op een of andere manier wel gebruik van grootboekkaarten maar dat is niet altijd even goed zichtbaar. In ieder geval zullen grootboekkaarten niet als hiervoor worden weergegeven en bovendien bevatten de grootboekkaarten tegenwoordig veel meer informatie.

Om op een snellere manier grootboekkaarten bij te werken maken we gebruik van journaalposten, waarover meer in de volgende paragraaf.

Grootboekrekeningen worden voorzien van een nummer om makkelijk mee te kunnen werken. Het is eenvoudiger om een nummer te onthouden dan de hele omschrijving van een rekening. In administratiepakketten, die veelal gebaseerd zijn op databasetechniek, is het sneller werken met genummerde rekeningen. De nummering die gebruikt wordt bestaat vaak uit vier cijfers waarbij een rangschikking plaatsvindt volgens het in Nederland veelgebruikte stelsel Bakker. Voor elke rubriek beginnen de grootboekrekeningen met hetzelfde nummer, volgens de volgende indeling:

0 Rekeningen van vaste activa, eigen vermogen en lang vreemd vermogen.
Vaste activa zijn bedrijfsmiddelen, waarin je investeert die langer meegaan dan een jaar en waarop je afschrijft. De kosten van de investering plaats je op de balans en daarvoor gebruik je rekeningen in de 0-rubriek. Lang vreemd vermogen zijn de schulden die je afsluit met een langere looptijd dan één jaar.

1 Financiële rekeningen, kortlopende vorderingen en kortlopende schulden.
Onder financiële rekeningen vallen kas, bankrekeningen en girorekeningen. Kortlopende vorderingen zijn vorderingen met een looptijd korter dan een jaar.

2 Tussenrekeningen. Dit zijn rekeningen die je gebruikt tussen verschillende grootboekrekeningen zoals kruisposten, waarover later meer.

3 Voorraadrekeningen voor grondstof, hulpstof en halffabricaten. Rekeningen in de 3-rubriek komen eigenlijk alleen voor in fabricagebedrijven. De grondstoffen zet je om in goederen die je zelf weer verkoopt.

4 Directe kosten. Dit zijn kosten in een fabricageboekhouding die je direct kunt toewijzen aan het product dat je fabriceert. In overige boekhoudingen gebruik je de 4-rubriek eigenlijk voor alle kosten die je maakt.

5 Indirecte kosten. Dit zijn kosten die je niet direct kunt toewijzen aan het product dat je fabriceert, bijvoorbeeld de kosten voor je briefpapier, waarop je facturen afdrukt. Buiten fabricageboekhoudingen gebruik je deze rubriek niet echt.

6 Fabricagerekeningen. Dit is nog een rubriek die je alleen gebruikt in een fabricageboekhouding. Op deze rekeningen komen de kosten die je maakt tijdens het fabricageproces.

7 Voorraad gereed product en handelsgoederen. Dit is de rubriek die je gebruikt voor de goederen die je gaat verkopen. Goederen die je zelf hebt gefabriceerd, voorraad gereed product, en goederen die je inkoopt om door te verkopen.

8 Verkooprekeningen en kosten voor verkopen. Dit zijn alle opbrengstrekeningen, maar ook kortingen die je verleent bij de verkoop en overige kosten die je maakt bij het verkopen van je goederen of diensten.

9 Overige resultaten. Deze rubriek gebruik je voor rekeningen op de resultatenrekening die je in de eerdere rubrieken niet kwijt kunt. Rekeningen voor financieringskosten komen voor in rubriek 9, bijzondere baten en lasten en rekeningen voor afwikkeling van de winst of het verlies. Vennootschapsbelasting is onderdeel van deze afwikkeling. Als laatste nummer gebruik je een rekeningnummer om over te boeken naar het eigen vermogen, meestal een rekening met de omschrijving Winst boekjaar.

De verzameling van alle grootboekrekeningen noem je het grootboekrekeningschema, of kort rekeningschema.

In de standaardadministratie van het boekhoudprogramma Boekhouden Totaal is al een rekeningschema opgenomen, dit is ingericht volgens de voorgaande rubrieken. Het schema is als volgt, waarbij de 0 overigens wel wegvalt:

Nr

Omschrijving

0200

Inventaris

0300

Vervoermiddelen

0400

Balansvoorraad

0500

Deelnemingen

0600

Voorziening vakantiegeld

0700

Leningen

0800

Eigen vermogen

0850

Resultaat boekjaar

0860

Resultaat vorig boekjaar

1000

Kas

1100

Rabo RC

1300

Debiteuren

1310

Vooruitbetaalde verkoopfacturen

1510

Af te dragen BTW Hoog tarief

1521

Af te dragen BTW Laag tarief

1530

Af te dragen BTW Overige tarieven

1540

Af te dragen BTW aan Buitenlandse dienst

1590

Afdracht BTW

1591

Betaalde voorbelasting Hoog

1592

Betaalde voorbelasting Laag

1600

Crediteuren

1800

Prive opnamen

1810

Prive belastingen

1820

Prive verzekeringen

1830

Prive ziektekosten

1940

Kruisposten

1945

Vraagposten

1950

Afdracht Loonbelasting

1960

Afdracht UWV

2000

Netto loon

3000

Inkoop

3010

Inkoop verbruiksmateriaal

3020

Werk derden

3050

Inkopen buitenland (EG)

4000

Bruto loon

4010

Vakantiegeld

4020

Sociale lasten

4030

Pensioenlasten

4100

Arbodienst

4110

Ziekteverzuimverzekering

4120

Kantinekosten

4200

Huur

4210

Energie (gas/water/licht)

4220

Belasting/heffingen/verzekeringen

4230

Onderhoud/schoonmaak

4300

Reclame & Promotiekosten

4310

Reis- en verblijfkosten

4330

Representatiekosten

4400

Brandstof auto

4410

Verzekering /Motorrijtuigenbelasting

4420

Onderhoud auto

4500

Accountants/administratiekosten

4510

Kantoorbenodigdheden

4520

Telefoonkosten

4530

Contributiekosten/abonnementen

4540

Verzekeringen

4550

Kleine aanschaffingen

4560

Onderhoud inventaris

4800

Afschrijvingskosten inventaris

4810

Afschrijvingskosten vervoermiddelen

4900

Rente en kosten Bank/Giro

4910

Rente Leningen

8000

Omzet verkoop BTW Hoog

8010

Omzet verkoop BTW Laag

8050

Omzet buitenland (EG) 0% BTW

8090

Betalingskortingen en -kosten

8550

Verkoop activa

9000

Incidentele baten en lasten

Afwijkend ten opzichte van de rubrieken is de serie Privé, deze rekeningen zijn onderdeel van het eigen vermogen en horen dus eigenlijk in de 0-rubriek thuis.

2.4 Journaalposten

We gebruiken journaalposten om aan te geven hoe een grootboekkaart moet worden bijgewerkt, eigenlijk combineer je de regels van de verschillende grootboekkaarten in één journaalpost. Je laat zien op welke grootboekrekening je aan de debetzijde boekt (links) en welke rekening aan de creditzijde (rechts). Overigens hoeft dat niet één rekening debet en één rekening credit te zijn, het kan ook een combinatie van meerdere rekeningen zijn. In ieder geval geldt ook hier de boekhoudwet dat je altijd in evenwicht moet zijn. Het totaal bedrag debet MOET dus gelijk zijn aan het totaalbedrag credit. Zo niet dan weet je zeker dat het niet goed gaat in je administratie. In het boekhoudprogramma Boekhouden Totaal is het niet mogelijk om te journaliseren zonder dat je in evenwicht bent. Journaliseren is overigens het boeken in je administratie met behulp van journaalposten.

De volgorde van een journaalpost is traditioneel eerst debet en vervolgens credit, waarbij je voor de creditregel het woord ‘aan’ plaatst. Je boekt dus debet ‘aan’ credit. Wil je per se andersom boeken, dan is er ook niets aan de hand maar het klinkt minder soepel. Debet aan credit loopt als zin beter dan: aan credit debet.

En hoe ziet zo’n journaalpost er dan uit? Stel dat je een voorraad goederen aanschaft tegen directe betaling. In de vorige paragrafen heb je gezien dat de grootboekrekening voorraad goederen daardoor aan de debetzijde toeneemt. Die rekening is een rekening van bezit, een rekening van bezit staat aan de debetzijde van de balans en een toename van bezit betekent verhoging van de debetzijde. Daarnaast heb je een afname van de bankrekening, ook een rekening van bezit. Afname van bezit betekent boeken aan de creditzijde. Als de aanschaf € 20.000 groot is, dan is de journaalpost als volgt:

Boekh-05-33.tif

De journaalpost bestaat uit vijf kolommen:

Boekh-05-33.tif

In kolom 1 plaats je het woord aan als je wilt crediteren. In kolom 2 geef je het nummer van de grootboekrekening waarop je wilt boeken met in kolom 3 de bijbehorende omschrijving. In kolom 4 zet je het bedrag dat je debiteert en in kolom 5 het bedrag dat je crediteert.

Door deze schrijfwijze te hanteren weet je precies hoe je wilt boeken, bovendien begrijp je de accountant voortaan als hij zegt: ‘Bank aan debiteuren voor € 15.000’. Daarmee zegt hij:

Boekh-05-33.tif

en bedoelt hij dat je € 15.000,00 ontvangt van debiteuren zodat je de bank moet debiteren en de rekening debiteuren moet crediteren. Het saldo op je bankrekening neemt toe en de vordering op je afnemers neemt af.

Een journaalpost is al snel uitgebreider dan twee regels. Bij het boeken van een verkoopfactuur heb je bijvoorbeeld meestal ook te maken met omzetbelasting, die je dan ook moet verwerken op de grootboekrekening, in dit geval 1510 Af te dragen BTW hoog tarief. Een verkoop op rekening aan een afnemer, je debiteur, voor € 1.190,00 inclusief 19% boek je als volgt:

Boekh-05-33.tif

Het bedrag exclusief omzetbelasting is € 1.000,00, die je boekt op de opbrengst verkopen. Dat is de opbrengst die in je resultatenrekening terechtkomt. Het gedeelte omzetbelasting moet je afdragen aan de belastingdienst. Dit bedrag komt dan als schuld op de balans. Beide bedragen aan de creditzijde. De vordering op je debiteur plaats je aan de debetzijde op de balans.

Naast de gewone journaalposten om de administratie bij te werken zul je de accountant weleens horen spreken over voorafgaande journaalposten of vjp’s. Dit zijn journaalposten die de accountant maakt om correcties in je administratie te verwerken voordat hij de jaarrekening kan opstellen. Uiteindelijk verwerk je die ook in je eigen administratie om aansluiting met de jaarrekening te krijgen.

2.5 Dagboeken

Om een volgende ordening te maken in de administratie verzamel je de verschillende soorten journaalposten in een dagboek. Alle journaalposten met betrekking tot inkopen verzamel je in het dagboek inkoop. Journaalposten met betrekking tot de verstuurde verkoopfacturen in het verkoopboek. Naast deze twee dagboeken maak je gebruik van een bankboek per bankrekening, een giroboek per postbankrekening, zolang die blijven bestaan en een kasboek voor alle journaalposten met betrekking tot kas. Ook in het boekhoudprogramma Boekhouden Totaal zie je deze dagboeken terugkomen. Nu kan het nog voorkomen dat je journaalposten moet maken die je niet in deze dagboeken kwijt kunt. Daarvoor bestaat het dagboek memoriaal, dat ook wel diverse postenboek genoemd kan worden.

Onder inkopen moet je overigens niet alleen het inkopen van goederen om door te verkopen verstaan. Ook alle kosten die je uitgeeft, zoals bijvoorbeeld je telefoonkosten, verwerk je in dit dagboek.

Resumerend kom je dan aan de volgende dagboeken:

  • inkoopboek, voor de verwerking van alle inkoopfacturen, zowel goederen voor verkoop als ook grondstoffen en andere kosten die je maakt;
  • verkoopboek, voor de verwerking van iedere verkoopfactuur die je verstuurt. Dat zijn zowel de positieve facturen als ook de negatieve facturen of creditnota’s;
  • bankboek, voor de verwerking van alle bankontvangsten en -uitgaven;
  • giroboek, voor de verwerking van de ontvangsten en uitgaven op de postbankrekening, nu van ING bank en nog eerder Giro;
  • kasboek, voor de verwerking van alle kasontvangsten en -uitgaven;
  • memoriaal, voor de verwerking van alle journaalposten die je in de bovenstaande dagboeken niet kwijt kunt.

Theoretisch is het gewenst deze scheiding volledig in je administratie aan te brengen. Bij volledige boeking van alle te betalen kosten in het inkoopboek en alle te ontvangen verkopen in het verkoopboek krijg je in het bankboek alleen betalingen aan leveranciers en ontvangsten van afnemers. In de praktijk is dat niet haalbaar. De bank brengt bijvoorbeeld kosten in rekening zonder daarvoor een factuur te sturen die je eerst inboekt. In dit geval boek je de kosten dus rechtstreeks zonder eerst te boeken in een inkoopboek.

2.6 De kolommenbalans

Voor het opstellen van de balans en resultatenrekening maak je gebruik van een kolommenbalans. Dit is een overzicht van alle grootboekrekeningen en bestaat uit de volgende kolommen van links naar rechts:

1. de grootboekrekeningen met nummer en omschrijving;

2. de proefbalans met een debet- en creditkolom;

3. de saldibalans met een debet- en creditkolom;

4. de resultatenrekening met een debet- en creditkolom, en;

5. de balans met debet- en creditkolom.

Je begint met het invullen van de grootboekrekeningen en proefbalans. Per grootboekrekening tel je het totaal van de mutaties aan de debetzijde en het totaal van de creditzijde zonder rekening te houden met afsluiting van de rekening.

Boekh-05-33.tif

De grootboekrekening is hier in evenwicht gebracht met de afsluiting ‘31/01 naar balans 110.500’. Bij invulling van de proefbalans laat je die afsluiting buiten je telling. Je krijgt dan:

Boekh-05-33.tif

Vanuit de proefbalans stel je vervolgens de saldibalans op door het saldo van de rekeningen te bepalen. Bij het bepalen van het saldo is debet plus en credit min. In dit geval krijg je dus:

€ 175.000 -/- € 64.500 = € 110.500. De uitkomst is positief en dat betekent een debetsaldo.

Boekh-05-33.tif

De volgende stap is het invullen van de resultatenrekening of balans. Het saldo breng je over naar de juiste kolom. Een debetsaldo blijft in de debetkolom, maar je maakt een keuze tussen resultatenrekening of balans. In dit geval is de rekening bank een balansrekening. Het saldo komt dus aan de debetzijde van de balans.

Boekh-05-33.tif

Nadat je alle rekeningen uit je administratie hebt ingevuld bepaal je het resultaat voor de periode door het verschil uit te rekenen tussen de debet- en creditkolom van de resultatenrekening. Met dat resultaat breng je de resultatenrekening in evenwicht. Vervolgens plaats je dit resultaat ook op de balans om de balans in evenwicht te brengen. Een debetsaldo op de resultatenrekening betekent winst, dat je op de balans aan de creditzijde moet plaatsen. Het eigen vermogen neemt immers toe door een winst.

Hier volgt een voorbeeld van een hele kolommenbalans met de volgende gegevens:

Boekh-05-33.tif

Het totaal van debet en credit moet in de proefbalans altijd in evenwicht zijn, zo niet dan heb je iets fout geboekt of verkeerd overgenomen. Overigens betekent evenwicht in de proefbalans nog niet dat je alles goed hebt gedaan. Je kunt nog wel op de verkeerde rekening geboekt hebben.

Na de proefbalans volgt de saldibalans:

Boekh-05-33.tif

Ook de saldibalans moet in evenwicht zijn. Dat is alleen niet het geval als je ergens een telfout hebt gemaakt. De volgende stap is verdeling van de posten uit de saldibalans naar resultatenrekening en balans.

Boekh-05-33.tif

Door de verdeling van de grootboekrekeningen over resultatenrekening en balans zijn de laatste waarden aan debet- en creditzijde niet gelijk. Op de resultatenrekening bepaal je uit het verschil het resultaat, verlies of winst. In dit geval is er sprake van winst omdat de creditzijde hoger is dan de debetzijde. Evenwicht bereik je door aan de debetzijde de winst te plaatsen. Een winst betekent een toename van het eigen vermogen, dat toeneemt door boeking aan de creditzijde. De behaalde winst neem je in de balans dus op aan de creditzijde.

Boekh-05-33.tif

Na de verwerking van het resultaat moeten debet- en creditzijde aan elkaar gelijk zijn op zowel de resultatenrekening als op de balans. Als dat niet het geval is, dan maak je ergens een fout.

Wanneer je niet in evenwicht bent op de kolommenbalans, dan moet je gericht zoeken naar de fout. Een afwijking kan bijvoorbeeld veroorzaakt worden doordat je een waarde in de verkeerde kolom hebt ingevuld, debet in plaats van credit of andersom. Het verschil tussen debet en credit moet je eerst door twee delen en kijken of je die uitkomst als bedrag ergens vermeld vindt. Dat is dan waarschijnlijk de post die aan de verkeerde zijde staat.

Een ander trucje om een fout op te sporen is te kijken of het verschil deelbaar is door 9. Een dergelijk verschil duidt op een schrijffout in de volgorde van je cijfers. Je hebt bijvoorbeeld 2.700 ingevuld in plaats van 7.200. Het verschil is 4.500 en dat is deelbaar door 9. Voor een verkeerde volgorde van getallen gaat dat altijd op. 1.735.904 in plaats van 1.753.904 is een verschil van 18.000, duidelijk ook deelbaar door 9.

Deel 2

Boekhouden Totaal

In dit deel behandelen we hoe je de administratie kunt bijhouden met een computerboekhouding, waarvoor we gebruikmaken van het pakket Boekhouden Totaal van Osirius. Je kunt dit deel van het boek gebruiken als handleiding voor het pakket.

Belangrijke mededeling

De procedures en programma’s die in deze handleiding worden genoemd, worden meegedeeld zonder inachtneming van enige patenten en zijn bedoeld voor leerdoeleinden. Alle gegevens, technische aanwijzingen en programma’s in deze handleiding zijn, evenals de meegeleverde cd-rom, door de auteurs met grote zorg bijeengebracht. De uitgever kan echter geen garantie, juridische verantwoordelijkheid of andere aansprakelijkheid dragen voor de gevolgen van foutieve informatie. De product- en bedrijfsnamen die in dit document worden genoemd, kunnen handelsmerken zijn van de respectievelijke eigenaren. De teksten in dit document zijn suggesties en voorbeelden. Daarbij gaat het om een selectie, zonder aanspraak te maken op volledigheid. De uitgever en de auteurs dragen, ondanks de zorgvuldige samenstelling, geen enkele verantwoordelijkheid voor de volledigheid en de juistheid van de inhoud van deze handleiding en geven geen garantie dat de gebruiker aan de hand van de tekst daadwerkelijk het gestelde doel bereikt. Het gebruik van de handleiding is volledig voor risico van de gebruiker. Op dit product wordt uitsluitend technische (dus géén boekhoudkundige) ondersteuning verleend. Teneinde het programma volwaardig te kunnen gebruiken moet je de nodige boekhoudkundige kennis hebben. Raadpleeg bij twijfel altijd je boekhouder of accountant. Deze handleiding is met de grootste zorg samengesteld. Het is mogelijk dat het programma na een update anders werkt of er anders uitziet dan hier staat beschreven. Bij iedere update zal een elektronische versie van de handleiding worden bijgewerkt en samen met de update op je systeem worden geïnstalleerd. Je vindt deze elektronische versie onder de Help-knop van het programma. Raadpleeg bij twijfel deze elektronische versie omdat die altijd de recentste informatie bevat.

In principe gaat de installatie van de software geheel automatisch. Doe de cd-rom in de cd-romspeler en volg verder alle instructies op het scherm. Wanneer het installatieprogramma niet automatisch opstart, doe je het volgende:

Ga naar Start/Start > Uitvoeren/Run > Bladeren/Browse en kies daar voor X:\setup.exe (wanneer X je cd-romspeler is). Vervolgens volg je alle instructies op het scherm.

3.1 Handleiding

Bij nagenoeg al onze producten is een digitale handleiding meegeleverd in PDF-formaat; in de meeste gevallen vind je die onder Start >Programma’s > Osirius > [naam pakket]. In andere gevallen is een ‘Online Help’ beschikbaar.

3.1.1 Adobe Reader

De elektronische versie van de handleiding en de voorbeelden en migratiehandleiding staan in het PDF-formaat. Hiervoor heb je een speciaal programma nodig dat Adobe Reader heet. Vaak staat dit programma al op je computer. Mocht dit niet het geval zijn, dan kun je Adobe Reader zelf installeren. Het programma staat op de cd-rom in de map Adobe.

3.2 Herinstallatie

Mocht je van mening zijn dat het programma niet goed functioneert dan kun je het beste contact opnemen met de helpdesk. Herinstallatie van het programma is zelden zinvol. Mocht je toch willen herinstalleren, bewaar dan wel het licentiebestand omdat je dit maar één keer kunt aanvragen! Het licentiebestand is te vinden in de gegevensmap van het programma dat weer in de map Mijn documenten staat.

3.3 Inrichten van de eigen administratie

Voor je aan de slag gaat met Boekhouden, Boekhouden Pro of Boekhouden Totaal willen we je op een aantal belangrijke punten wijzen die belangrijk zijn voor het inrichten van je eigen administratie.

3.3.1 Wel of niet factureren

Bij Boekhouden Totaal krijg je de keuze of je het pakket wel of niet gaat gebruiken voor het maken van facturen. Met de facturatiemodule kun je niet alleen snel en eenvoudig facturen maken en aan de klanten versturen maar deze ook met één handeling in het dagboek verkopen verwerken.

Gebruik je de facturatiemodule niet omdat je bijvoorbeeld al een ander programma gebruikt voor het maken van facturen – dan moeten de verkoopfacturen handmatig in het dagboek verkopen worden ingevoerd.

3.3.2 De administratie inrichten

Het inrichten van een administratie bestaat voornamelijk uit het maken van grootboekrekeningen en koppelingen van die rekeningen naar BTW-typen en balansgroepen.

Heb je weinig of geen ervaring met (computer)boekhouden laat het ingebouwde rekeningschema dan voor wat het is. Het is absoluut niet nodig om het rekeningschema te wijzigen of aan te vullen. Alleen indien de accountant of boekhouder je aanraadt een rekening te wijzigen of een nieuwe rekening aan te maken, kun je dat doen. De boekhoudversies voorzien in een rekeningschema en alle andere zaken die nodig zijn voor de meeste boekhoudingen van kleine en middelgrote bedrijven. Het enige dat je moet doen om met Boekhouden of Boekhouden Pro aan de slag te gaan, is het invullen van de eigen bedrijfsgegevens en het invoeren (of importeren) van relaties (klanten en leveranciers) en als je met Boekhouden Totaal wilt factureren het invoeren of importeren van je artikelen- en/of dienstendatabase.

Ben je een ervaren (computer-)boekhouder dan zul je misschien een eigen rekeningschema willen hanteren. Boekhouden en Boekhouden Pro en Boekhouden Totaal bieden de mogelijkheid om het rekeningschema helemaal zelf samen te stellen.

Bekijk ook regelmatig onze website http://boekhouden.osirius.nl voor de veelgestelde vragen & antwoorden en extra tips.

3.3.3 Internet

De programmatuur uit de Osirius Business Software-lijn maakt volop gebruik van de mogelijkheden die internet biedt. Zo zal het openingsscherm een speciale webpagina tonen met tips, veel gestelde vragen en programma-updates. Ook zullen we regelmatig handige en vaak gratis uitbreidingen publiceren. Het is daarom beter dat je een computer gebuikt die is voorzien van een internetverbinding.

Indien de computer met internet is verbonden, kan het programma automatisch updates installeren. Zonder internetverbinding is dit natuurlijk niet mogelijk. Kijk dan regelmatig op http://boekhouden.osirius.nl om handmatig updates te downloaden en die op de boekhoudcomputer te installeren.

Bij gebruik van internet, raden wij sterk aan om er zeker voor zorgen dat je de service packs hebt geïnstalleerd, een goede firewall gebruikt (bijvoorbeeld die is ingebouwd in Service Pack 2 van Windows XP) en goede antivirussoftware hebt.

3.3.4 Elektronische versie van handleiding

Deze handleiding is met de grootste zorg samengesteld. Het is mogelijk dat het programma na een update anders werkt of er anders uitziet dan hier staat beschreven. Bij iedere update zal een elektronische versie van de handleiding worden bijgewerkt en samen met de update op het systeem worden geïnstalleerd. Deze elektronische versie vind je onder de Help-knop van het programma. Raadpleeg bij twijfel deze elektronische versie omdat die altijd de recentste informatie bevat.

De programma’s van Osirius Business Software maken gebruik van een gebruikersinterface, die veel lijkt op de interface van de Office-programma’s van Microsoft. Met deze interface kan veel informatie op overzichtelijke wijze gepresenteerd. Voor het gemak is het mogelijk om de interface op je eigen wensen aan te passen. In dit boek gebruiken we verschillende modules als voorbeeld. Niet alle pakketen bevatten alle modules, dus het kan een enkele keer voorkomen dat een module in de geïnstalleerde versie niet beschikbaar is. We proberen zo veel mogelijk gebruik te maken van modules die in alle pakketten beschikbaar zijn.

Op de dvd bij het boek vind je diverse instructiefilmpjes waarin je kunt zien hoe een en ander in het progamma Boekhouden Totaal in z’n werk gaat.

4.1 Onderdelen van het scherm

In de volgende paragrafen bespreken we de onderdelen van het programmascherm.

4.1.1 Titelscherm

Bovenin het scherm staat de titelbalk, met daarin de programmanaam en -versie en de naam van de database die je geopend hebt. Heb je nog geen database geopend dan zie je [Geen administratie open].

pag64.psd

Rechts in de titelbalk staan drie symbooltjes:

  • liggend streepje, om het scherm te minimaliseren;
  • half open vierkantje, om het scherm te maximaliseren, of in maximaal venster te verkleinen;
  • kruisje, om het programma te beëindigen.

In de gemaximaliseerde versie van het programma verdwijnen de symbooltjes. Door met de muis rechtsboven over de titelbalk te bewegen verschijnen er tekens in de balk waarop je kunt klikken. Bovendien staat in de tekst de functie van het teken als je de muis even op het teken houdt.

Na je keuze van een administratie in het startscherm, staat de naam van de database in de titelbalk.

pag65_1.psd

4.1.2 Menubalk

Direct onder de titelbalk staat de menubalk met onder de geselecteerde menukeuze de beschikbare onderdelen.

pag65_2.psd

Grijze pictogrammen zijn niet actief, zonder geopende database zijn de meeste pictogrammen grijs en de meeste functies dus niet actief. De werking van de menubalk is gelijk aan de 2007-versies van MS-Office. De menubalk past zich automatisch aan de breedte van het scherm aan. Indien mogelijk zijn de pictogrammen groot met een toelichtende tekst daaronder. Bij een smaller scherm worden de pictogrammen eerst kleiner, vervolgens nog smaller en de tekst verdwijnt en daarna nog smaller en je houdt alleen een menukeuze over.

pag65_3.psd

Om een database te openen gebruik je eerst de startknop.

pag65_4.psd

In het volgende scherm staan de administraties waar je mee werkt en je ziet dat de knoppen in het menu actief worden.

pag66.psd

4.1.3 Werkvensters

Afhankelijk van de menukeuze verandert de inhoud van het werkscherm. Zo zie je in het eerste werkscherm een overzicht van de beschikbare administraties. Boven aan ieder werkscherm, net onder de menubalk staat de titel van het scherm en aan de rechterkant staat altijd een kruisje, waarmee je het werkscherm kunt afsluiten. Na de keuze van de startknop krijg je het werkscherm ‘open administratie’.

In dit scherm kies je met welke database je aan het werk wilt gaan. De inhoud van de overige schermen behandelen we bij de verschillende menuonderdelen.

Per administratie zie je de datum waarop je de database hebt aangemaakt, de datum waarop je voor het laatst een check hebt uitgevoerd en de locatie van de database op je computer.

Veel werkvensters hebben een gelijksoortige opbouw. Aan de linkerkant staat een lijst met rijen en kolommen en aan de rechterkant een of meer deelvensters waarin gegevens kunnen worden ingevuld. In sommige werkvensters staat alleen maar een lijst. Tussen lijst en invuldeelvenster staat een splitter; een dikke lijn die – wanneer je daar met de muis overheen beweegt – naar links of rechts kan schuiven. Hiermee kun je meer ruimte maken voor de lijst of voor het invulscherm.

Wanneer een scherm bestaat uit een lijst en een invulscherm, dan staat in het menu een knop Lijst uitklappen.

pag67_1.psd

De lijst kun je naar eigen wens aanpassen en je kunt de lijst gebruiken voor verschillende soorten rapportages. Door op de knop Lijst uitklappen te klikken komt de lijst in het gehele scherm te staan, waarna je die gemakkelijk kunt bewerken. De overige knoppen om de lijst te bewerken worden na het uitklappen ook actief.

pag67_2.psd

Alle kolommen zijn te verplaatsen naar de gewenste positie. Klik met de linkermuisknop op de kolomkop en houd de muisknop ingedrukt. Vervolgens kun je de kolom daar zetten, waar je die hebben wilt. Laat de muisknop los en klaar. Nieuwe kolommen toevoegen doe je door te kiezen voor Lijst aanpassen. Je krijgt dan een overzicht van beschikbare velden.

pag67_3.psd

Op dezelfde manier als het verplaatsen van kolommen selecteer je een veld in het keuzescherm en verplaats je dat naar de kolommenbalk. Kolommen die al in het scherm staan, maar die je wilt verwijderen sleep je naar het veldenoverzicht. Laat de muisknop daar los en de kolom verdwijnt uit beeld.

Wanneer je op een kolomkop klikt met de muis dan verschijnen een driehoekje en trechter aan de rechterkant van de kolom.

Boekh-04-14.tif

Door op het driehoekje te klikken of dubbelklikken op de kolomkop sorteer je de kolom oplopend of aflopend. Aan het driehoekje kun je zien hoe je gesorteerd hebt. Met de trechter kun je gegevens in de kolom filteren. Met filteren kun je aangeven welke gegevens je wilt zien op basis van een voorwaarde die je meegeeft. Of je selecteert één specifiek veld uit de lijst die je te zien krijgt door op de trechter te klikken met de muis. Door te kiezen voor ‘aangepast’ in het filterscherm kun je een voorwaarde meegeven waaraan de gegevens moeten voldoen.

pag68.psd

Filter je bijvoorbeeld in de namen van je relaties, dan kies je voor de optie ‘bevat’ en geef je in het rechtervak de voorwaarde, bijvoorbeeld %kantoor%. De procenttekens voor en achter kantoor betekenen dat alle tekens voor en na kantoor kunnen voorkomen, dus de tekst ‘kantoor’ moet ergens voorkomen in de naam. Met de filteroptie krijg je bijvoorbeeld zowel accountantskantoor als kantoormeubelen. Vul je %kantoor in dan krijg je wel accountantskantoor, maar niet kantoormeubelen, omdat de naam moet eindigen op kantoor. Vul je kantoor% in, dan krijg je juist wel kantoormeubelen maar niet accountantskantoor. In dat geval moet de naam beginnen met kantoor.

Gegevens uit een lijst kun je ook groeperen. Je kunt bijvoorbeeld een groep maken van alle relaties die dezelfde betalingstermijn hebben. Dit kan alleen als die kolom ook in de lijst voorkomt. Klik met de rechtermuisknop op de kolom Termijn en kies voor ‘groepeer op dit veld’. Je krijgt dan het volgende scherm.

Boekh-04-16.tif

De relaties staan per betalingstermijn gegroepeerd. Door met de muis op het plusteken te klikken klapt de groep open en zie je welke relaties binnen de groep horen. Kies je voor het plusteken van Termijn: 14 - Betaling binnen 14 dagen, dan krijg je te zien welke relaties binnen 14 dagen moeten betalen.

Wanneer je de lijst naar behoefte hebt ingericht, kun je deze opslaan via de knop Lijst opslaan. Geef een naam voor de lijst zonder extensie, dan slaat het programma de lijst op als .xml. Je kunt ook kiezen voor de optie Maak dit de standaard lijst zodat de lijst automatisch de bestandsnaam default.xml krijgt. Elke keer dat je het scherm opent, waarvoor de lijst van toepassing is, gebruikt het programma deze standaardlijst.

Rechts in beeld zie je een wit invoervlak met een blauw vierkantje aan de rechterkant. Door op het vierkantje te klikken met de muis krijg je een overzicht van de lijsten en rapporten die je hebt opgeslagen. In deze lijst kun je een keuze maken om een eerder bewaarde lijst op te halen.

Met Lijst afdrukken kun je de gegevens uit een lijst afdrukken. Je krijgt altijd eerst een voorbeeld van de afdruk op het scherm, waarna je van daaruit een afdrukopdracht kunt geven.

Met de rapportgenerator kun je zelf rapporten opmaken, die je op dezelfde wijze als een lijst kunt selecteren. Rapporten hebben altijd de extensie .repx. Het werken met de rapportgenerator komt aan bod bij het aanpassen van factuursjablonen, maar kijk voor een uitgebreide werking van de rapportgenerator in de handleiding sjablonen, die je vindt via de documentatie knop in het menu algemeen.

4.2 Menu’s

Per menubalk bespreken we de mogelijkheden van de schermen. Alle werkschermen komen daarbij aan bod in de volgorde waarin je die waarschijnlijk zult gaan gebruiken.

4.2.1 Menu Algemeen

pag70.psd

  • Start! opent het werkscherm, waarin de administraties staan vermeld die je hebt aangemaakt.
  • Openen opent de administratie die je met de muis hebt geselecteerd. De geselecteerde administratie staat in de blauwe balk.
  • Nieuw opent een scherm, waarin je de naam van de nieuwe database opgeeft. Daarna maakt het programma automatisch een nieuwe database aan.

Boekh-04-08.tif

De nieuwe database is na het aanmaken direct geopend.

  • Sluit gebruik je om de administratie waarmee je aan het werk bent af te sluiten. Met openen wordt de administratie die je gebruikt overigens ook afgesloten en de nieuwe database geopend.
  • Kopieer gebruik je om van een met de muis geselecteerde database een kopie te maken. Na het kopiëren opent het programma de kopie direct.
  • Wis gebruik je om een geselecteerde database te verwijderen. Een geopende database kun je niet verwijderen.
  • Backup moet je regelmatig gebruiken om een back-up van de database te maken. Van een geopende database kun je geen back-up maken. Sluit eerst de database en selecteer de administratie waarvan je een back-up wilt maken. De knop Backup plaatst een kopie van de database in de directory Backups. De extensie van de back-up is osb.
  • Restore gebruik je om een back-up terug te halen. Na de selectie kom je in het scherm met de beschikbare back-ups.


pag71.psd

Boven aan het werkscherm zie je de keuzemogelijkheid Standaard backup of Systeem backup. Bij keuze van Standaard backup krijg je een overzicht van de back-ups die je handmatig hebt gemaakt en de back-ups die je automatisch krijgt voor check van de database. De keuze Systeem Backup laat een overzicht zien van de databases waarvan het systeem automatisch een back-up heeft gemaakt. Aan de hand van datum en tijd kun je een database selecteren die je opnieuw wilt gebruiken. Selecteer de gewenste database en druk op de knop Restore. Het systeem plaatst de database terug en je kunt weer verder met de juiste database.

  • Check moet je regelmatig gebruiken om de database te controleren op consistentie. Bij het openen van de database zie je wanneer je voor het laatst een check hebt uitgevoerd. Als de controle fouten constateert, dan krijg je een overzicht van de geconstateerde problemen. Aan de hand daarvan kun je proberen die problemen op te lossen. Lukt dat niet, dan kun je het beste contact opnemen met de helpdesk. Na een check opent het programma de database ook direct.
  • Thuis-pagina laat de pagina met algemene informatie zien, waarop je ook makkelijk door kunt klikken naar de internetpagina’s van ­Osirius.
  • Documentatie is een knop waar een pijltje onder staat. Dit houdt in dat het een keuzemenu is. Door te klikken met de muis krijg je de keuze uit de handleiding en de handleiding voor het veranderen van sjablonen.
  • Helpdesk laat je zien op welke manieren je in contact kunt komen met de helpdesk. Dat kan telefonisch of via mail.
  • Info geeft informatie over de versie van het softwarepakket, de copyrights en ontwikkelaar.
  • Licentie laat zien hoe je het pakket geregistreerd hebt. Daar kun je ook zien tot wanneer je het pakket kunt blijven gebruiken, je kunt upgraden. Je kunt hier de sleutel voor een abonnement invoeren.
  • Updates controleert automatisch op updates via internet. Je moet dan uiteraard wel een actieve internetverbinding hebben. Vervolgens verschijnt het updatewerkscherm.

Linksboven in het werkscherm kun je aangeven dat het pakket bij het starten automatisch moet controleren of er updates beschikbaar zijn. Bij het opstarten voert het pakket bij elke start die controle uit en laat hetzelfde scherm zien als er updates beschikbaar zijn.

Ondanks dat de controle al automatisch is uitgevoerd, kun je toch nog op de knop Controleer nu op updates drukken. Zijn er wel updates beschikbaar, dan kun je die ophalen met de knop Downloaden updates en vervolgens na download kiezen voor Installeer update. Na installatie sluit het pakket zichzelf af en moet je even opnieuw starten. Ben je om wat voor reden dan ook niet tevreden met de nieuwste versie, dan kun je terug naar een oudere versie via het onderste gedeelte van het updatescherm. Met de muis kun je de beschikbare oudere versie selecteren en met de knop Zet oude versie terug ga je terug naar de geselecteerde versie. Het programma sluit zich in dat geval ook af en start vanzelf weer op. De nieuwe versie staat vervolgens als oude versie beschikbaar in het updatescherm.

pag73_1.psd

4.2.2 Menu Instellingen

Hoewel het menu Instellingen als laatste staat vermeld is dit het menu dat je nodig hebt direct nadat je een nieuwe database hebt aangemaakt. De nieuwe database is al ingericht zodat je daarmee gelijk aan de slag kunt, maar je moet nog het een en ander naar je eigen wensen aanpassen.


pag73_2.psd

Programmainstellingen

Na de keuze van de programmainstellingen krijg je het volgende werkvenster.

Boekh-04-18.tif

Bij Gegevensmap kun je aangeven waar de database wordt opgeslagen. Via het blauwe vak met puntjes daarin kun je de directory voor opslag eenvoudig selecteren. Je krijgt dan het standaard Windows selectiescherm in beeld.

Door de optie Heropen laatst geopende administratie te selecteren start het programma altijd met de laatst geopende database. Vooral handig als je maar met één administratie werkt, dan hoef je niet via Start elke keer de administratie te openen.

Bij Backup locatie kun je een afwijkende locatie opgeven voor opslag van back-ups. Standaard worden back-ups opgeslagen in de map Backups die je vindt als subdirectory van de gegevensmap.

Selectie van de optie Auto backup bij starten programma zorgt voor een automatische back-up elke keer dat je het programma start. Je vindt deze back-ups bij Restore terug als je kiest voor de optie Systeem backup.

Met het selecteren van Log Events wordt een logbestand gemaakt, waarin je kunt aflezen welke handelingen zijn uitgevoerd. De bestanden vind je terug in de directory Logs in de gegevensmap.

Uitgebreide foutmeldingen zorgt voor extra toelichting bij fouten die je maakt.

Met Kleurpalet kun je de kleurinstellingen van het programma aanpassen. Na de installatie staat de kleur standaard op Black, maar je kunt uit diverse mogelijkheden kiezen welke je het mooiste vindt. Na de selectie zijn de kleuren gelijk gewijzigd.

De optie Bewaar layout-wijzigingen dagboeken ten slotte kun je gebruiken om aanpassingen die je maakt in de lijst van de dagboeken automatisch op te slaan. Zonder een vinkje bij deze optie zal bijvoorbeeld de aanpassing van een kolom na afsluiting weer ongedaan gemaakt worden.

Stamgegevens

Bij Stamgegevens kunnen algemene bedrijfsgegevens, behorend bij de geopende database, worden ingevoerd en gewijzigd.

Het werkvenster bestaat uit twee delen. Het scherm begint met algemene gegevens en midden op het scherm zie je extra tabs, waar specifieke gegevens veranderd kunnen worden. Onder aan het scherm staat een regel Promotietekst, die op facturen en orderformulieren standaard kan worden afgedrukt, deze is per database en blijft bij een andere tabkeuze hetzelfde.

Het scherm opent eerst met gegevens over het factuuradres.

Boekh-04-19.tif

In dit scherm vul je de algemene adresgegevens in voor je eigen bedrijf, of het bedrijf waarvoor je de administratie bijhoudt. Bij de tab Verzendadres krijg je soortgelijke velden, die je kunt gebruiken als verzendadres en factuuradres niet overeenkomen.

Bij de tab Sjablonen geef je aan welke sjablonen je wilt gebruiken bij welke situatie.

Boekh-04-20.tif

Rechts van ieder invulveld staat een driehoekje. Door op het driehoekje te klikken met de muis krijg je een vervolgkeuzelijst in beeld, waaruit je het sjabloon kunt kiezen dat je wilt gebruiken. Bij e-mail sjabloon zijn nog geen standaardsjablonen beschikbaar. Bij de vervolgkeuzelijst staat alleen de optie Nieuw sjabloon. Na keuze van deze optie kom je in de sjablooneditor, waarin je een eigen sjabloon kunt ontwerpen. Sla het sjabloon op in de subdirectory Email. Sluit het scherm af en start opnieuw. De aangemaakte nieuwe sjablonen komen dan ook in devervolgkeuzelijsten in beeld. Voor het aanmaken van een nieuw sjabloon kun je ook gebruikmaken van de knop Aanpassen sjabloon.

In de delen Voorvoegsels en Aanvangsnummering kun je aangeven hoe je de nummering op verschillende onderdelen wilt gebruiken. Wil je bijvoorbeeld de facturen nummeren als FACT0001 en zo oplopend, dan vul je bij factuur in Voorvoegsels FACT in en geef je bij Aanvangsnummering in het veld factuur 0001.

Bij de tab Herinneringen kun je het herinneren van je debiteuren instellen.

Boekh-04-21.tif

Je hebt vier mogelijkheden voor sjablonen, waarbij je aangeeft na hoeveel dagen, weken of maanden over tijd je die wilt versturen. Voor het verzenden van herinneringen per e-mail kun je met de knop Email onderwerp voor de vier verschillende herinneringen aangeven welke tekst je wilt meegeven in de onderwerpregel van het bericht. Daarbij heb je ook de beschikking over variabele velden die je bij sjablonen ook kunt gebruiken.

Met de knop Herinneringsteksten kun je de tekst van de brieven onderhouden. Je moet de standaardsjablonen naar de eigen bedrijfsgegevens aanpassen.

Bij Email & afdrukken kun je aangeven dat je wilt herinneren per e-mail en daarbij krijg je twee variabele mogelijkheden. Een automatisch aangemaakt e-mailbericht kun je laten opslaan in de conceptenmap van je e-mailprogramma, zodat de berichten niet automatisch verstuurd worden. Daarnaast kun je indien gewenst een kopie van de factuur in het bericht bijsluiten.

Via Automatisering kun je het herinneringsproces automatiseren, door naar keuze vinkjes aan of uit te zetten. De mogelijkheden spreken verder voor zichzelf.

Het tabblad Bank gebruik je om de verschillende bankrekeningen die je gebruikt in te voeren en te koppelen aan een grootboekrekening.

Boekh-04-22.tif

Bij Naam geef je een omschrijving van de bankrekening die je wilt toevoegen. Bij Rekeningnummer het bankrekeningnummer en bij Grootboekrekeningde rekening die je gebruikt voor het bijhouden van de mutaties. Bij het ontbreken van de juiste grootboekrekening kun je die met Nieuwe rek. vanuit dit scherm aanmaken.

Zoals ook blijkt uit de toelichting op het scherm moet de bankrekening bestaan uit 10 cijfers, behalve de oude postbank- of girorekeningen. Die rekeningen moet je laten voorafgaan met een P. De meeste bankrekeningen in Nederland bestaan uit een combinatie van 9 cijfers, zodat je zelf een voorloop-0 moet toevoegen. Bovendien bestaat een controle op de bankrekening die elfproef heet en waaraan elke bankrekening moet voldoen. Druk op Elfproef om te kijken of de rekening voldoet, zo niet dan is het rekeningnummer fout ingevoerd. Het programma controleert niet automatisch, dus voer de controle even zelf uit om later problemen te voorkomen. Klik op de knop Opslaan om de gegevens op te slaan en je ziet de nieuwe bankrekening in het linkerscherm verschijnen. Het is niet mogelijk om eerder ingevulde gegevens te verwijderen, wel kun je deze aanpasssen.

Voor een elfproef ga je uit van de 9 cijfers van de rekening. Het eerste nummer vermenigvuldig je met 9, het tweede nummer met 8, het derde met 7 en zo verder. De uitkomsten van deze vermenigvuldigingen tel je bij elkaar op en dat getal moet geheel deelbaar zijn door 11. Dus deling door 11 moet een rond getal opleveren. Als dat niet het geval is, dan is er geen sprake van een bankrekeningnummer.

Bij het tabblad BTW vul je algemene gegevens in met betrekking tot de btw-aangifte.

Boekh-04-23.tif

Vul eerst je Fiscaal nummer in, dat bestaat uit 9 cijfers. Let op dat je het juiste nummer invult want het programma doet geen automatische controle. Ook voor het fiscaal nummer kun je een elfproef toepassen, bijna op dezelfde wijze als een bankrekeningnummer.

Vermenigvuldig het eerste cijfer met 9, het tweede met 8, het derde met 7 en zo verder. Het laatste cijfer gebruik je niet. Tel vervolgens de vermenigvuldigingen bij elkaar op (getal A) en deel dat getal door 11. Rond de uitkomst af op een heel getal naar beneden en vermenigvuldig dat weer met 11, (getal B). Het verschil tussen getal A en getal B moet gelijk zijn aan het laatste cijfer van het fiscaal nummer. Fiscaal nummer 7764.282.14 voldoet aan de test.

(7 * 9) + (7 * 8) + (6 * 7) + (4 * 6) + (2 * 5) + (8 * 4) + (2 * 3) + (1* 2)
= 235 (getal A)

235 / 11 = 21,4 en afgerond naar beneden 21

21 * 11 = 231 (getal B).

Het laatste cijfer van het fiscaal nummer moet dan gelijk zijn aan
235 -/- 231 = 4.

Dezelfde toets gaat ook op voor je eigen burgerservicenummer (BSN).

Het BTW-nummer is gelijk aan je fiscaal nummer gevolgd door de letter B en een volgnummer, dat door de belastingdienst wordt toegekend. Dit volgnummer is bijna altijd 01, maar kan bij meerdere ondernemingen verschillen. Het btw-nummer, dat hoort bij het fiscaal nummer uit de voorbeeldberekening is dan 776428214B01. Voor vermelding van je btw-nummer op je verkoopfacturen moet je daar nog NL voor zetten.

De contactpersoon, het e-mailadres en telefoonnummer zijn nodig voor de elektronische aangifte. Die gegevens worden meegestuurd naar de belastingdienst. De gegevens met betrekking tot de mailbox krijg je van de belastingdienst nadat je daarvoor een aanvraag hebt ingediend. Raadpleeg voor het aanvragen van die gegevens de internetsite van de belastingdienst.

Van de belastingdienst krijg je door over welke periode je de aangifte moet indienen, selecteer de juiste periode door op het juiste keuzerondje te klikken.

Verzendkosten

Boekh-04-24.tif

Bij Verzendkosten kun je de manier waarop je de kosten wilt toepassen inrichten. In het pakket zijn verschillende opties mogelijk om met de verzendkosten om te gaan.

Door Geen verzendkosten of Verzendkosten worden in de facturatie opgegeven te selecteren worden de onderstaande mogelijkheden uitgeschakeld. Bij de eerste optie worden geen verzendkosten berekend, bij de tweede optie kunnen de verzendkosten handmatig worden ingevoerd bij opstellen van de verkoopfactuur.

Wanneer je werkelijk gemaakte verzendkosten in rekening brengt, dan hoef je daarover geen btw te bereken. Je kunt het selectievakje Verzendkosten in de BTW leeglaten. In alle overige gevallen moet je over de verzendkosten wel btw berekenen, zodat je voor overige gevallen de optie moet selecteren. Over de kosten die je in rekening brengt berekent het programma dan automatisch ook de omzetbelasting.

De eerste mogelijkheid is het opgeven van vaste verzendkosten. Op iedere factuur breng je een gelijk bedrag aan verzendkosten in rekening ongeacht de aantallen of het gewicht dat je verzendt.

Optellen bij verzendkosten kun je selecteren als je standaard een bedrag optelt bij de verzendkosten als vergoeding voor administratiekosten of handlingskosten. De verzendkosten zullen dan veelal gebaseerd zijn op gewicht of aantal. Op dezelfde manier kun je Vermenigvuldigen met verzendkosten activeren. Voor een standaardverhoging van 10% vul je dan 1,1 in het veld in. De opties kunnen niet gecombineerd gebruikt worden. Kies je voor vermenigvuldigen dan wordt optellen automatisch uitgeschakeld.

Voor de optie Gebaseerd op gewicht kun je een bedrag invullen dat per gewicht berekend wordt. Bij een bedrag van € 2,50 en een gewicht van 3 kilo berekent het pakket € 7,50 aan verzendkosten, eventueel verhoogd met het vaste bedrag dat je optelt of de vaste vermenigvuldigingsfactor.

Voor Vaste lijst met verzendkosten moet je de onderstaande lijst invullen. Je kunt verschillende opties invoeren, die je bij facturatie kunt kiezen. De kosten zijn onafhankelijke van gewicht of aantal, maar kunnen wel worden vermenigvuldigd met de vaste factor of standaard kan er een extra bedrag worden opgeteld.

Voor Gebruik onderstaande tabel moet je de tabel invullen met de verschillende tarieven die je wilt gebruiken. Afhankelijk van het aantal of gewicht selecteert het programma het juiste tarief voor de verzendkosten. Je geeft de verzendkosten op per transporteur, de voorkeur van transporteur kun je in het volgende veld aangeven, maar kun je bij het opstellen van de factuur altijd nog overschrijven.

Onder aan het scherm staat een mogelijkheid om de verzendkosten te berekenen. Vul het gewenste aantal of gewicht in en kijk naar de uitkomst.

BTW-typen

De knop BTW-typen opent het menu BTW-instellingen.

Boekh-04-25.tif

Standaard staan de btw-codes ingevuld, die je ook op de btw-aangifte tegenkomt. Daarbij staan ook de juiste percentages al ingevuld. Bij enkele btw-codes zie je een percentage van 99,00 staan. Door dit tarief weet het programma dat sprake is van een variabel tarief, dat dan handmatig moet worden ingevoerd.

Per code, zie je een grootboekrekening staan. Die grootboekrekening gebruikt het programma om de btw op te boeken, wanneer je bij het verwerken van de mutaties kiest voor de btw-code. Kies je bijvoorbeeld voor code 1, 1a Leveringen/diensten belast met btw hoog, dan zie je dat daarbij grootboekrekening Af te dragen btw hoog tarief staat vermeld. Klik je op het omlaag wijzende driehoekje, dan zie je ook dat het grootboekrekeningnummer 1510 is. Standaard staat alles al juist ingevuld om goed te kunnen werken met het programma en eigenlijk kun je het beste ook maar niets veranderen aan de tabel.

Wel kun je gebruikmaken van de opties Dagboek verkopen inclusief BTW en Dagboek inkopen inclusief BTW. Door met een muisklik de optie te selecteren geeft je aan dat je bij boeken van verkopen of inkopen de bedragen invult inclusief btw. Het programma berekent de btw automatisch bij het inboeken van facturen. Vind je het makkelijk om het totale factuurbedrag in te voeren, dan moet je de optie hier selecteren.

Balansgroepen

De volgende stap is het scherm balansgroepen.

Boekh-04-26.tif

In dit scherm maak je groepen aan voor zowel de balans als de resultatenrekening. De hoofdgroepen zijn vast gedefinieerd, kunnen niet worden gewijzigd of gewist en hebben een rode kleur.

De groepen gebruik je om op een balans- en resultatenrekening de saldi van grootboekrekeningen bij elkaar op te tellen zodat je overzichten krijgt die makkelijker leesbaar zijn. Naast de hoofdgroepen moet je nieuwe balansgroepen aanmaken die je koppelt aan de hoofdgroepen. Aan die nieuwe balansgroepen kun je vervolgens grootboekrekeningen koppelen, zodat je per subgroep en uiteindelijk per hoofdgroep een saldo kunt laten zien.

Je kunt bijvoorbeeld het volgende schema creëren:

Boekh-04-26.tif

Op de balansgroep 110 Materiële vaste activa laat je het totaal zien van de saldi op de grootboekrekeningen 0200, 0210, 0300 en 0310. Op de balansgroep 120 Financiële vaste activa laat je het totaal van de saldi op de grootboekrekeningen 0500 en 0510 zien.

Balansgroep 1 Vaste activa vermeldt het totaal van 110 Materiële vaste activa en 120 Financiële vaste activa.

Je moet een opstelling van balansgroepen maken zodat je iedere grootboekrekening aan een groep kunt toewijzen. Met de standaardinstellingen kun je direct aan de slag, zodat je dat niet per se zelf allemaal hoeft in te stellen.

Grootboekrekeningen

De volgende stap is het aanmaken van grootboekrekeningen. Wanneer je het hele rekeningschema zelf wilt aanmaken, dan kun je dat pas doen nadat je de btw-typen hebt ingesteld en de balansgroepen, omdat die velden verplicht zijn bij het aanmaken van grootboekrekeningen. Het enige probleem daarbij is de grootboekrekeningen voor de btw, die moet je immers ook aangeven bij de btw-typen. Wil je dit allemaal zelf inrichten, maak dan eerst een btw-code 0 aan met als omschrijving niet van toepassing, maak vervolgens de grootboekrekeningen voor de btw aan en maak daarna de codes voor de btw-typen. Vervolgens kun je de overige grootboekrekeningen aanmaken.

Boekh-04-27.tif

Links van het werkvenster zie je de grootboekrekeningen die al zijn aangemaakt, rechts de gegevens van de geselecteerde grootboekrekening. Voor een nieuwe grootboekrekening klik je op de knop Nieuw om te beginnen.

Vul eerst het rekeningnummer in, dat uit maximaal 10 cijfers kan bestaan en niet kan beginnen met 0. Gebruik je toch een 0 als eerste cijfer, dan verdwijnt dit vanzelf. Geef vervolgens een omschrijving die je bij dat rekeningnummer wilt gebruiken. Kies daarna de balansgroep waaronder je de rekening wilt rubriceren en ten slotte kies je voor de standaard-btw-code die je wilt gebruiken bij boeken. De btw-code kan bij het boeken nog gewijzigd worden in specifieke gevallen.

Klik na invoer altijd eerst op de knop Opslaan, kies je voor een volgende rekening gelijk voor de knop Nieuw, dan slaat het programma de gegevens niet op en kun je opnieuw beginnen.

Wanneer je een rekening wilt verwijderen, dan moet je met de muis eerst de betreffende rekening of rekeningen in de linkerkolom selecteren. Vervolgens klik je op de knop Wis, waarna je een waarschuwing krijgt dat je één of meerdere rekeningen wilt wissen. De waarschuwing moet je bevestigen met Ja om door te gaan. Als je de rekening al gebruikt hebt dan krijg je een foutmelding dat je de rekening niet kunt verwijderen. De rekening wordt dan ook niet verwijderd.

Dagboeken

Na het opstellen van de grootboekrekeningen, moeten de dagboeken nog worden ingericht om aan de slag te kunnen met de administratie.

Boekh-04-28.tif

Per dagboek vul je een code in, die uniek moet zijn. Vervolgens geef je een korte omschrijving van het dagboek. Die omschrijving zie je ook terug bij het openen van de dagboeken. Geef vervolgens het type dagboek aan, waarbij je de keuze hebt tussen Verkoop, Inkoop, Bank, Kas en Memo. Voor oude girorekeningen gebruik je de optie Bank.

Vul vervolgens de tegenrekening in, waarop het dagboek automatisch het totaal van de boeking moet verwerken. Voor een verkoopboek gebruik je dan de rekening debiteuren en voor een inkoopboek de rekening crediteuren. Bij Kas de grootboekrekenink kas en bij Bank de grootboekrekening bank. Wanneer je verschillende bankrekeningen gebruikt, dan moet je voor elke bankrekening een eigen grootboekrekening gebruiken en daarvoor ook een eigen dagboek aanmaken. Koppel de juiste bankrekening aan het juiste dagboek. Bij memodagboeken moet je altijd zelf een gehele journaalpost invoeren en hoef je dus geen tegenrekening op te geven.

Per dagboek kun je de automatische nummering aanzetten, zodat automatisch wordt doorgenummerd en je kunt aangeven dat je per boekjaar opnieuw wilt beginnen met tellen.

Termijnen

Boekh-04-29.tif

Dit is een eenvoudig scherm, waarin je de betalingstermijnen opneemt die je wilt hanteren. De knoppen Nieuw, Wis en Opslaan spreken daarbij voor zichzelf.

Voer het aantal dagen van de termijn in en een omschrijving die je daarbij vindt passen. Bij het boeken is de termijn een verplicht veld, zodat je minimaal één termijn zult moeten toevoegen om te kunnen administreren. Voor het aanmaken van herinneringen is de termijn ook belangrijk, je wilt immers niet te vroeg gaan aanmanen bij je afnemers.

Kostenplaatsen

Hoewel je geen gebruik hoeft te maken van kostenplaatsen is het veld bij Verwerken van inkoopfacturen wel verplicht. Je moet dus minimaal één kostenplaats aanmaken om te kunnen administreren. Standaard staat Kostenplaats algemeen ingevuld.

Je gebruikt kostenplaatsen om kosten op de juiste afdeling te plaatsen en meestal gaat het daarbij om indirecte kosten. Dit soort boekingen komen voor in fabricageboekhoudingen.

Ook in dit scherm spreken de knoppen Nieuw, Wis en Opslaan voor zichzelf. Je hoeft alleen een omschrijving van de kostenplaats in te voeren.

Eenheden

Het laatste scherm van het menu instellingen is Eenheden-instellingen.

Boekh-04-31.tif

Hierin kun je eenheden aangeven die je kunt gebruiken bij producten en facturatie. Het gaat dan alleen om de omschrijving van de verschillende eenheden.

4.2.3 Menu Relaties

Wanneer je kiest voor de menuoptie Relaties dan is alleen het pictogram Open relatie beschikbaar.

pag88_1.psd

Klik met de muis op die knop om de overige iconen te activeren. Na het klikken verdwijnt de knop automatisch, je kunt het venster maar eenmaal openen. Zo lang je het scherm open houdt, blijft de knop buiten beeld.

Na opening van het scherm lichten de overige knoppen op.

pag88_2.psd

De omschrijvingen spreken wel voor zichzelf. Bij Zoek relatie krijg je het volgende scherm te zien:

pag89.psd

Klik met de muis op <geef een waarde op> en geef daar de naam van de relatie die je zoekt. Klik dan op OK of Toepassen en je krijgt de relatie die je zoekt in de lijst te zien. Bij Toepassen blijft het scherm van de filter in beeld, bij OK verdwijnt het scherm. Je kunt het scherm weer oproepen door links onderin het scherm te klikken op Bewerk filter.

Boekh-04-35.tif

Bij het openen van de functie relatie zoeken krijg je als filter in de database: [Naam] begint met <geef een waarde op>.
Door de waarde in te vullen filter je in de lijst op namen die beginnen met de opgegeven waarde. Geef je daar ‘Dijk’ op, dan krijg je wel Dijk Trading, maar niet Van Dijk banket. Dat kun je oplossen door op ‘begint met’ te klikken en daar voor ‘bevat’ te kiezen. Eventueel kun je ook op een ander veld in de lijst zoeken, door op ‘[naam]’ te klikken en daar een ander veld te zoeken.

Heb je gekozen voor ‘bevat’ in plaats van ‘begint met’, dan zie je links onderin dat het filter is aangepast naar Like %dijk%. Laat je ‘begint met’ staan, dan staat bij het filter Like dijk%.

Door onderin op het kruisje te klikken verdwijnt het filter en verschijnt de totale lijst. Haal je het vinkje naast het kruisje weg, dan krijg je ook weer de hele lijst in beeld, maar hou je het filterscherm onderin ook beschikbaar. Met het selectiedriehoekje kun je eerder gemaakte filters bekijken. Deze lijst wordt leeggemaakt als je het relatiescherm afsluit.

Nieuwe relatie

Klik voor het aanmaken van een nieuwe relatie op de knop, waarna het rechterscherm oplicht en de velden leeg zijn.

Boekh-04-36.tif

Het eerste veld dat je tegenkomt is ID, dit is een nummer wat uniek moet zijn. Je kunt bij 1 beginnen en vervolgens doorlopend nummeren, waarbij het nummer automatisch oploopt. In de voorbeelden hebben we een nummer van zes posities gebruikt, waarbij de eerste twee posities gelijk zijn aan de eerst letter van de naam van de relatie. De volgende twee posities voor de tweede letter en de laatste twee voor een doorlopende nummering. Relatie Osirius krijgt dan nummer 151901 (de O is de vijftiende letter in het alfabet, de S de negentiende). Voer je op een later moment ook relatie Osephius toe, dan krijgt die nummer 151902 omdat de combinatie O en S al eerder voorkomt. Wanneer je de lijst op ID sorteert, dan houd je ook enigszins een alfabetische volgorde in de namen.

Bij Bedrijf vul je de naam van de relatie in. Dit is een verplicht veld, wanneer je een persoon wilt toevoegen, dan kun je het beste de achternaam van de persoon in dit veld invullen en later ook bij het veld Achternaam. De persoonsnaamgegevens kun je gebruiken om de contactpersoon van het bedrijf in te vullen. Buiten ID en Bedrijfsnaam hoef je geen van de velden op het scherm verplicht in te vullen.

In het volgende deel van het scherm vul je de adresgegevens in. Je ziet een tab Factuuradres en een tab Verzendadres. Vul de adresgegevens in bij factuuradres, waarbij alleen voor het veld Land een keuzelijst beschikbaar is, de overige gegevens moet je zelf invullen. In het adresgedeelte zie je ook een knop Kopieer. Klik op deze knop om de factuuradres gegevens te kopiëren naar verzendadres. Als het verzendadres anders is, dan ga je naar de tab Verzendadres en pas je de velden die afwijken aan. Kijk uit met het gebruik van deze knop, want als je eerst de gegevens van het factuuradres hebt ingevuld en vervolgens kijkt op Verzendadres, dan staan geen gegevens in beeld. Druk je vervolgens op de knop Kopieer, dan kopieer je de lege gegevens van verzendadres naar factuuradres en kun je weer opnieuw beginnen. Met de knop Kopieer je de gegevens in beeld naar het andere scherm.

In het onderste gedeelte zie je weer twee tabmogelijkheden, Details en Aantekeningen. Door op de laatste tab te klikken krijg je een groot leeg scherm, waarin je opmerkingen of aanvullende gegevens over de relatie kwijt kunt. Bij Details staan relevante gegevens die handig zijn om in te vullen om sneller te kunnen boeken.

Eerst krijg je nog wat algemene gegevens over de bereikbaarheid van je relatie en vervolgens zie je Grootboekrekening. Bij dit veld geef je de grootboekrekening op, die je het meeste zult gebruiken als je een boeking doet met betrekking tot de relatie. Is de relatie een afnemer van je, dan zul je meestal een opbrengst willen boeken. Het is dan handig om de opbrengstrekening te selecteren met behulp van het omlaag wijzende driehoekje. Krijg je van de relatie altijd facturen voor het gebruik van je mobiele telefoon, dan kun je het beste kiezen voor de rekening telefoonkosten.

Bij Bank vul je de bankrekening van de relatie in. Gebruik daarbij 9 cijfers en geef vanaf het begin om de twee cijfers een punt, eindig met een combinatie van drie cijfers, dus: 12.34.56.789. Door op deze manier de bankrekening in te vullen herkent het pakket bij het inlezen van bankmutaties de relatie aan de hand van de bankrekening.

Vul bij BTW-nummer het btw-nummer van de relatie in, wat met name van belang is voor relaties uit het buitenland, binnen de EU. Voor deze relaties moet je het nummer ook via de belastingdienst controleren, waarvoor je de belastingtelefoon kunt bellen 0900-0543. De datum waarop je die controle doet, vul je in bij Verificatie.

Termijn gebruik je om de standaardbetalingstermijn aan te geven, die je wilt gebruiken voor de relatie die je invoert. Wil je bij het boeken opeens een andere termijn gebruiken, dan kun je dat op dat moment overschrijven.

Geef bij Kredietlimiet het maximale bedrag op dat je aan een afnemer beschikbaar wilt stellen. Je kunt een bedrag selecteren met de omlaag wijzende driehoekjes of zelf invullen. Wanneer de openstaande facturen hoger zijn dan de kredietlimiet, dan zul je bij het aanmaken van een nieuwe order daar een melding van krijgen. Je kunt op dat moment altijd nog beslissen of je de order wel of niet accepteert.

Bij Korting % geef je het percentage voor de korting op dat je standaard aan de relatie wilt geven. Wanneer je een order aanmaakt en je geeft relatiekorting aan, dan gebruikt het programma het percentage dat je hier opgeeft. Ook bij handmatige opstelling van een factuur kun je dit percentage kiezen. Het blijft altijd mogelijk om van het kortingspercentage af te wijken.

Omschrijving ten slotte is een vrij veld, waarin je een toelichting op de relatie kwijt kunt. Deze toelichting komt automatisch in beeld bij boeking van een factuur en selectie van de relatie.

Klik op Opslaan om de gegevens op te slaan of Annuleren om te stoppen zonder op te slaan.

Wijzig relatie

Gegevens van een relatie kun je wijzigen door de relatie te selecteren en op de knop Wijzigen te klikken. De inhoud van de velden wijzigt daarbij uiteraard niet. De knoppen Opslaan en Annuleren hebben echter geen invloed. Een wijziging die je invult is gelijk verwerkt in de database. Dus als je iets invult en vervolgens op Annuleren klikt, dan is de wijziging toch doorgevoerd, kijk dus uit met wijzigingen.

Wis relatie

Het wissen van een relatie met de knop Wis is alleen mogelijk als je de relatie nog nergens in de administratie hebt gebruikt. Je krijgt eerst een vraag om het wissen te bevestigen en nadat je die vraag met Ja beantwoordt is de relatie verwijderd. Voor definitieve verwijdering controleert het programma of je de relatie niet al gebruikt hebt. Indien dat het geval is gaat de verwijdering toch niet door.

Standaardbrief

Selecteer eerst een of meerdere relaties aan wie je een standaardbrief wilt versturen en klik daarna op de knop Standaardbrief. Je krijgt het volgende scherm:

pag93.psd

Klik op het omlaag wijzende driehoekje om te kijken welke brieven je beschikbaar hebt en maak een keuze. Een voorbeeld van een standaardbrief is:

pag94.psd

Kies je voor de optie Maak een nieuw mailmerge bestand dan kom je in de rapportgenerator, waarin je zelf een standaardbrief kunt samenstellen. Dit programma opent met een uitgebreid voorbeeldrapport dat je zelf naar eigen inzicht kunt aanpassen.

4.2.4 Menu Producten

Producten gebruik je alleen bij facturatie, dus als je daar geen gebruik van maakt, dan hoef je ook geen producten aan te maken. Met de knop Open producten activeer je de overige menukeuzes.

pag94_2.psd

Standaard zie je één product ingevuld staan, vrije tekst met een prijs van 0,000. Daaraan zie je gelijk dat je met prijzen kunt werken tot op drie decimalen nauwkeurig.

Zoeken producten

Met de knop Zoek producten activeer je het filterscherm, dat op dezelfde manier gebruikt kan worden als bij relaties. Klik eerst in het veld Naam bij een product om het filterscherm te laten openen met het veld [naam]. Wil je liever zoeken op ID, dan kun je direct beginnen met zoeken.

Nieuw product

Klik op de knop om te beginnen en het rechtergedeelte van het scherm wordt geopend.


Boekh-04-40.tif

Begin bij Product ID waar je een unieke code moet invoeren. Voor de code kun je gebruikmaken van cijfers en letters. Het kan bijvoorbeeld handig zijn om producten in groepen in te delen die altijd met dezelfde letters beginnen. Vul vervolgens het veld Productnaam in. Deze twee velden zijn de enige verplichte velden per product. Om makkelijker met het pakket te kunnen werken is het handiger om de overige velden ook in te vullen.

Bij Verkoopprijs geef je de prijs op exclusief omzetbelasting. Dit is de prijs, waarmee je rekent bij het invoeren van een order of verkoopfactuur. De daarbij behorende Inkoopprijs moet je invullen om bij een verkoop automatisch de afboeking van de voorraad te kunnen verwerken. De inkoop van producten boek je op een voorraadrekening. Bij verkoop neemt de voorraad af en moet de inkoopprijs van die goederen in de resultatenrekening terechtkomen. Door hier de inkoopprijs in te vullen kan die afboeking automatisch plaatsvinden. Let dan wel op dat bij een wijziging van de inkoopprijs je dat bij het product moet opnemen.

Het Gewicht (kg) is nodig voor de berekening van verzendkosten. Daarbij moet je het gewicht altijd in kilo’s invullen. Is het product verpakt in een doos, die in totaal 750 gram weegt, dan moet je hier bij gewicht 0,750 invullen. Voor een verpakking van 10 gram vul je 0,010 in en voor een verpakking van 5 gram 0,005.

Bij Eenheid geef je de eenheid op, waarin je het product verkoopt. Dat kan doos, fles of krat zijn bijvoorbeeld. De eenheden kun je via instellingen zelf aanmaken. Voor berekeningen wordt van dit gegeven geen gebruikgemaakt. Je komt de eenheid wel tegen op de order of factuur.

Korting (%) is de korting die je koppelt aan het product. Bij het invoeren van een order of factuur kun je een keuze maken voor het verlenen van korting. Dat kan bijvoorbeeld over de gehele factuur, of afhankelijk van de relatie, maar ook per product. De eventuele standaardkorting, of maximale korting, die je wilt verlenen op het specifieke product kun je hier invullen.

Bij het gebruik van kostenplaatsen kun je bij het veld Kostenplaats met het omlaag wijzende driehoekje een keuze maken. Bij het gebruik van het product of de dienst boek je automatisch op de juiste kostenplaats. De keuze kun je op dat moment echter altijd nog veranderen. Het gebruik van kostenplaatsen is niet in alle modules beschikbaar. Maak je geen gebruik van de kostenplaatsen of is de optie niet aanwezig, kies dan voor algemeen of laat het veld leeg.

Bij Type maak je een keuze tussen Product en Dienst door op het keuzerondje te klikken. Diensten kun je ook als artikel behandelen. In dit geval zal er sprake zijn van de verkoop van uren, waarbij je onderscheid kunt maken tussen verschillende uurtarieven. Voor ieder tarief maak je een apart artikel aan. Bovendien zou je met dagdelen kunnen werken, waarbij je dagdeel als eenheid kunt aangeven voor de duidelijkheid. Voor uren zou je het product-id met een U kunnen laten beginnen, zodat je makkelijker in de lijst direct naar de uren kunt scrollen of via de filter snel kunt zoeken.

Sluit af door op Opslaan te klikken, of Annuleren als je de gegevens niet wilt bewaren.

Wijzigen product

Door een product te selecteren en vervolgens op de knop te klikken wordt het rechterscherm geactiveerd met de gewenste productgegevens. Het venster werkt uiteraard verder hetzelfde als bij invoer van een nieuw product. Het enige verschil is echter dat de knop Opslaan en Annuleren niet echt een functie hebben. Bij wijziging van een veld is de wijziging eigenlijk onmiddellijk in de database aangepast. Met Annuleren kun je die wijziging niet ongedaan maken. Het gebruik van de knop Opslaan is daardoor ook niet echt relevant meer.

Wis product

Selecteer in de lijst een product dat je uit de database wilt verwijderen en klik op de knop. Eerst vraagt het programma of je zeker weet dat je het product, of de producten, wilt verwijderen. Bevestig met Ja om akkoord te gaan. Alleen als je het product nog nergens in de administratie hebt gebruikt wordt het product verwijderd. Anders krijg je een melding dat het product niet verwijderd kan worden.

Kopieer product

Deze knop kun je gebruiken om een product dat kleine afwijkingen vertoont te kopiëren. Selecteer het product dat je wilt kopiëren en klik op de knop. De gegevens van de kopie zijn overgenomen, met uitzondering van Product ID en Productnaam. Vul deze beide gegevens in en wijzig zo nodig de overige gegevens. Sluit af met Opslaan om het nieuwe product te bewaren of Annuleren om van de toevoeging af te zien.

4.2.5 Menu Boekhouding, dagboeken

Bij het klikken op het menu Boekhouding zijn meer knoppen actief dan gebruikelijk.

pag97.psd

Om aan de administratie te gaan werken moeten we gebruikmaken van de dagboeken. De knop Open dagboeken is een menu op zichzelf. Door op de knop te klikken open je een lijst met de dagboeken die je bij instellingen hebt aangemaakt. Maak je keuze met de muis.

Dagboek inkopen

Links in het scherm zie je de inkoopfacturen die je eerder hebt geboekt. Rechts zie je het werkvenster dat niet direct actief is. Dat kun je activeren door een eerder geboekte factuur te selecteren en te klikken op Wijzig of te kiezen voor Nieuw.

Klik op Nieuw om te beginnen met de invoer van een nieuwe factuur. Het werkvenster opent en het invoegteken staat in het veld Datum met de datum waarop je bezig bent in het scherm.

Boekh-04-42.tif

Rechts van de datum zie je een omlaag wijzend driehoekje. Door daar op te klikken opent een kalender en kun je eenvoudig een andere datum selecteren. Je kunt ook zelf een andere datum invullen, klik daarvoor op de dag om die aan te passen, vervolgens op de maand en daarna op het jaar. Met het toetsenbord moet je de linker- of rechterpijltjestoets gebruiken om door het datumveld te bewegen. Met de tabtoets spring je naar het volgende invoerveld Factuurnr.

Bij Factuurnr vul je factuurnummer in dat de leverancier als factuurnummer op de factuur heeft vermeld. Ga met de tabtoets daarna door naar het veld Relatie. Geef de eerste letter van de relatie waar je een factuur hebt ontvangen, zodat het selectiescherm opent bij die letter. Maak met de muis vervolgens je keuze. Je kunt het selectiescherm ook openen door op het omlaag wijzende driehoekje te klikken.

De betalingstermijn die je bij de relatie hebt ingevuld komt automatisch in het veld Termijn te staan. Heb je bij relatie niets ingevuld, dan moet je het veld hier zelf invullen, omdat de betalingstermijn een verplicht veld is voor de boeking.

Ga met tab naar het veld Omschrijving waar automatisch de omschrijving is ingevuld die je bij Relatie hebt opgegeven. Als je wilt kun je die omschrijving handmatig aanpassen.

Hiermee heb je de gegevens ingevuld, die voor de gehele factuur van toepassing zijn. Een factuur kan meerdere artikelen bevatten die je op verschillende grootboekrekeningen zou willen boeken, of artikelen met verschillende btw-tarieven. Die verschillende boekingen verwerk je in het middelste scherm van het werkvenster.

Het totaal van het factuurbedrag boekt het programma automatisch op de crediteurenrekening, die je hebt ingesteld bij dagboekinstelling. De boeking van de btw gebeurt ook automatisch op basis van de btw-instellingen. Hierdoor hoef je alleen aan te geven op welke kostenrekeningen je wilt boeken of welke voorraadrekeningen.

Kies bij Grootboekrekening de juiste rekening, waarbij je het omlaag wijzende driehoekje kunt gebruiken of je vult het eerste cijfer van de rekening in om het selectiescherm te openen. Standaard krijg je de grootboekrekening in beeld die je bij Relatie hebt ingevuld.

Met tab spring je door naar Bedrag waarbij je BTW-type dus overslaat. Het btw-type wordt automatisch ingevuld aan de hand van de instellingen van de grootboekrekening. Meestal zal het juiste type in beeld staan, maar eventueel kun je het veld met de muis selecteren en zonodig aanpassen.

Afhankelijk van de instelling of je in- of exclusief btw wilt boeken staat in het scherm het veld Bedrag (incl.) of Bedrag (excl.). Bij meerdere factuurregels is het vaak handiger te werken met exclusieve bedragen. Vul het bedrag in, en de btw komt automatisch in beeld. Omdat de btw op de factuur af kan wijken, bijvoorbeeld door afronding, kun je in het inkoopboek de btw handmatig aanpassen. Daarvoor moet je met de muis op het veld klikken en het bedrag aanpassen. Na Bedrag ga je met tab naar Kostenplaats. Selecteer de juiste kostenplaats en ga met de tabtoets naar Omschrijving. Daar kun je een omschrijving van de kosten of aanschaf invullen, die je terugziet op de grootboekrekening.

Vergeet daarna niet op Opslaan te klikken voordat je op Nwe regel klikt. Die knop gebruik je na Opslaan om nog een factuurregel te boeken. De regel die je hebt opgeslagen zie je onderin het beeld verschijnen en kun je selecteren om eventueel aan te passen. Bovenin het werkvenster zie je het totaal van het factuurbedrag dat je aan het boeken bent. Controleer dat altijd voordat je aan een nieuwe factuur begint. Ga door totdat je het totale factuurbedrag hebt bereikt en dus alles hebt geboekt.

Onderin het scherm zie je drie tabs: Factuurregels, Journaal en Betalingen. Bij Factuurregels kun je de verschillende regels van de factuur selecteren. Per regel kun je vervolgens de journaalpost bekijken. Bij de tab Betalingen kun je bekijken welke betalingen op de factuur al zijn verricht. In de lijst van inkoopfacturen zie je altijd het factuursaldo staan en het openstaande saldo.

In de lijst aan de linkerkant van het scherm staan de al geboekte inkoopfacturen. Je kunt een factuur selecteren om die te wijzigen. Gebruik daarvoor de knop Wijzig. Het werkvenster wordt dan actief. Selecteer een factuurregel om te wijzigen. Eventueel is het mogelijk om een factuurregel te verwijderen. Kies dan na de selectie van de juiste regel de knop Wis in het werkvenster.

In het inkoopboek is het niet mogelijk een factuur geheel te verwijderen met de knop Wis. Voor het verwijderen van de gegevens moet je elke factuurregel afzonderlijk verwijderen. Kies dan eerste voor Wijzig en selecteer de factuurregels. Klik op de knop Wis regel die je direct boven de factuurregels ziet staan. De gegevens worden daardoor verwijderd en de factuur staat verder op nul. In de lijst zie je een streep door de factuur verschijnen, wat inhoudt dat de regels leeg zijn.

Een bijzondere functie is de knop Credit. Die kun je gebruiken om een geboekte factuur in zijn geheel te crediteren. Selecteer de juiste factuur en klik op de knop. Je krijgt dan de vraag of je de factuur zeker geheel wilt crediteren. Door met Ja te bevestigen krijg je automatisch een creditnota met precies dezelfde bedragen als je geboekt had, maar allemaal tegengesteld. Elk positief bedrag in de factuur wordt dus negatief en andersom.

Als je een factuur krijgt die bijna gelijk is aan een eerder geboekte factuur, dan kun je eerst die factuur opzoeken en klikken op de knop Kopieer. De gegevens van de eerdere boeking worden overgenomen en je hoeft dan alleen hier en daar wat aan te passen.

Dagboek verkopen

De inrichting van het dagboek verkopen is identiek aan het dagboek inkopen. Je moet op dezelfde wijze de velden doorlopen en aanpassen.

Het verschil met de inkopen is wel dat de knop Wis actief is. Door een factuur in de lijst te selecteren en op de knop te klikken verwijder je de factuur geheel uit je administratie. Let overigens wel op dat je voor de fiscus verplicht bent de facturen doorlopend te nummeren. Het verwijderen van de factuur kan dus een gat veroorzaken in die nummering.

Dagboek bank

Na je keuze voor Dagboek bank en klikken op de knop Nieuw verschijnt het werkvenster voor het bankboek.

Boekh-04-43.tif

Je kunt de bankafschriften met dit dagboek handmatig verwerken. Vul eerst de datum en het nummer van het afschrift in. De velden Vorig saldo en Nieuw saldo kun je niet zelf aanpassen. Dit zijn automatische velden die je moet gebruiken om je boeking te controleren. Als je denkt dat je klaar bent met een afschrift controleer je het saldo van het afschrift met het saldo dat in het dagboek staat. Wanneer dat niet overeenkomt heb je ergens in de afschriftregels een fout gemaakt, of in een eerder afschrift als Vorig saldo niet overeenkomt met het oude saldo op je bankafschrift.

In het middengedeelte van het werkvenster verwerk je de verschillende regels van het bankafschrift. De Valutadatum kun je aanpassen overeenkomstig de rentedatum op je afschrift, maar je kunt ook de datum gebruiken die op het afschrift staat. In dat geval hoef je deze datum niet aan te passen. Bij Referentie kun je een extra opmerking plaatsen of geef je het nummer van het afschrift. Je kunt het veld ook leeg laten.

Ga met de tabtoets naar het veld Relatie en kies de relatie aan wie je iets betaald hebt of van wie je geld ontvangen hebt. Ga daarna met tab naar het veld Factuur(en) om te selecteren welke facturen je wilt afboeken. Je kunt meerdere facturen tegelijk selecteren. Na selectie verschijnt in het veld hoeveel facturen je hebt geselecteerd en het totale bedrag van die selectie.

Na de factuurselectie kun je geen grootboekrekening invullen en ook de velden met betrekking tot de btw kun je niet invullen. Het invoegteken verspringt naar Bedrag incl BTW waar je eventueel een afwijkend totaalbedrag kunt invullen. Het verschil komt dan automatisch in het veld Betalingskorting. Accepteer die aanpassing als inderdaad sprake is van betalingskorting. Overschrijf het bedrag met nul als dat niet het geval is. Het niet ontvangen of niet betaalde bedrag blijft dan als saldo staan op de geselecteerde factuur. Ga met tab naar Omschrijving waar je eventueel nog een aanvullende toelichting kwijt kunt.

Kies je niet voor een relatie en bijbehorende facturen, dan moet je kiezen voor een Grootboekrekening in het gelijknamige veld. Je kunt op dezelfde wijze als bij het in- en verkoopboek een selectie maken. Je boekt daarmee vanuit de bank rechtstreeks op een grootboekrekening. Mogelijk is er dan sprake van een kostenboeking, waaruit je de btw apart moet wegboeken. Alle velden blijven dan ook beschikbaar. Ga met tab naar het veld BTW-type en selecteer het juiste bijbehorende btw-type. Ga daarna met tab naar het veld Bedrag incl BTW om het bedrag in te vullen. De btw wordt daarna automatisch uitgerekend op basis van het gekozen btw-type, het verschil verschijnt in het veld Bedrag ex BTW. Dit laatste veld kun je niet aanpassen, het bedrag van de btw wel. Dus bij een afwijkend btw-bedrag moet je dat handmatig aanpassen.

Vervolgens ga je met de tabtoets naar Omschrijving om een toelichting in te vullen op de bankboeking. Bij het gebruik van kostenplaatsen kun je in het laatste veld de juiste kostenplaats selecteren.

Klik aan het einde van de regel op Opslaan en daarna op Nwe regel, vergeet je eerst Opslaan dan kun je weer opnieuw beginnen.

Iedere afschriftregel kun je wissen door de regel te selecteren en op Wis regel te klikken, de knop direct boven de afschriftregels.

Vergeet niet na afloop het nieuwe saldo af te stemmen met je bankafschrift.

Dagboek kas

Het Dagboek kas, werkt op dezelfde wijze als het Dagboek bank. Je kunt alleen het saldo niet afstemmen met een afschrift. Tel het kasgeld om het saldo te kunnen afstemmen.

Het tellen van de kas zul je misschien niet na elke boeking doen, maar tel wel regelmatig als je veel kasverkeer hebt.

Dagboek memoriaal

Open het Dagboek memoriaal en klik opnieuw om het werkvenster te activeren.

Boekh-04-44.tif

In dit dagboek moet je altijd zelf de hele journaalpost maken. Je ben dan ook pas klaar als je aan de debet- en creditzijde het gelijke bedrag hebt geboekt. Ter controle zie je bovenaan het werkscherm het totaal van de debetzijde en het totaal van de creditzijde. Je boekt altijd minimaal twee regels.

Vul na de datum en het nummer een omschrijving in van de boeking. Die omschrijving zie je daarna ook bovenaan het werkvenster, voor de totale saldi. Ga met de tabtoets dan door naar de eerste regel.

Wanneer je wilt boeken op debiteuren of crediteuren, dan moet je kiezen voor de relatie waar het om gaat en je moet de betreffende factuur selecteren. Je zou bijvoorbeeld een inkoopnota willen wegboeken ten opzichte van een creditnota. Gebruik daarvoor dan de velden Relatie en Factuur(en). Zoals in het bankboek kun je in één keer meerder facturen tegelijk selecteren. Na de selectie staat het totale aantal en het totaalbedrag in het veld. Pas indien nodig de valutadatum aan; dit is de datum waarop de transactie in de administratie tot uitdrukking komt.

Bij de keuze van je relatie en facturen kun je geen grootboekrekening meer kiezen. In andere gevallen uiteraard wel. Vul de grootboekrekening van je keuze in met behulp van het selectiescherm en tab naar Bedrag incl. BTW om het bedrag in te vullen. In het memoriaal kun je niet met automatische btw-berekening werken. Meestal is van btw in het memoriaal ook geen sprake. Geef ten slotte indien nodig de kostenplaats op en kies eerst voor Opslaan en daarna voor Nwe regel. Ook hier geldt dat eerst kiezen van Nwe regel leidt tot het wissen van de net ingevulde regel.

Door een regel te selecteren in het onderste gedeelte van het scherm en te klikken op Wis regel kun je een geboekte regel verwijderen.

4.2.6 Menu Boekhouding, Vaste activa

In hetzelfde menu Boekhouding bestaat de mogelijkheid te kiezen voor vaste activa.

pag105.psd

Deze module kun je gebruiken voor de verwerking van de afschrijving op investeringen. Je spreekt over investeren als je aanschaffingen doet, die je gedurende langer dan een jaar kunt gebruiken en waarvan de aanschafwaarde boven de € 450 ligt. De aanschaf boek je op de balans en vervolgens schrijf je daarop af ten laste van de resultatenrekening. Voor de investering krijg je een inkoopfactuur, die je met behulp van het dagboek inkopen op de juiste rekening moet boeken. Bij de aanschaf van een auto bijvoorbeeld, boek je de aanschafwaarde op balansrekening 300 Vervoermiddelen. Voor de verwerking van de afschrijving kun je vervolgens de module vaste activa gebruiken. Nadat je klikt op de knop Open activeer je de overige knoppen.

pag106.psd

Bij Nieuw kun je de investering die je via het inkoopboek hebt geboekt opnemen. Het werkvenster wordt door te klikken op de knop geactiveerd.

Boekh-04-47.tif

Vervolgens kun je de investering toevoegen. Begin met het ID, dat voor iedere investering uniek moet zijn. Je kunt automatisch doornummeren of een eigen code gebruiken. Geef vervolgens een omschrijving van de investering in het volgende veld. Voor een auto kan dat bijvoorbeeld merk, type en kenteken zijn.

Kies bij Balansrekening met het omlaag wijzende driehoekje de juiste grootboekrekening voor de aanschaf, dit is de rekening die je bij boeken van de inkoopfactuur ook hebt gebruikt. En kies met de tabtoets vervolgens bij Afschrijvingsrekening op dezelfde manier de juiste grootboekrekening voor de afschrijvingskosten in de resultatenrekening.

Daarna moet je de gegevens invullen die nodig zijn om de afschrijvingen te berekenen. De afschrijving wordt berekend op basis van de aanschafwaarde, een eventuele restwaarde en de tijd dat je gebruikmaakt van je investering. Fiscaal moet je tegenwoordig in minimaal 5 jaar afschrijven, dus maximaal tegen een percentage van 20%. Het is wellicht handig om daar gelijk rekening mee te houden. Koop je dus een auto van € 40.000 en denk je dat die na verloop van 5 jaar nog een restwaarde heeft van € 4.000, dan schrijf je over 5 jaar totaal € 36.000 af ten laste van de resultatenrekening. Per jaar dus € 7.200 en per maand € 600.

De eerste afschrijving is afhankelijke van het veld In gebruikname, waar je de datum invult van het moment waarop je de investering voor het eerst gaat gebruiken. Dat kan dus een andere datum zijn dan de Aanschafdatum, die je in het veld daarvoor invult. Vul vervolgens de Aanschafprijs en Restwaarde in en het aantal maanden dat je wilt afschrijven bij Afschrijvingsperiode. Op basis van deze gegevens kan het programma de afschrijving per periode berekenen en verwerken in het dagboek van je keuze, dat je selecteert bij Dagboek voor afschrijving. Daarvoor kun je een afzonderlijk dagboek aanmaken dat van het type memoriaal moet zijn. De eerste afschrijving is gedateerd op precies 1 maand na de datum van ingebruikname. Bevestig de ingevulde gegevens met Opslaan of verwijder die met Annuleren.

Boekh-04-48.tif

Voor het berekenen van de afschrijving selecteer je de investering waarvoor je die wilt berekenen en druk je op de knop Afschrijvingen.


pag108_2.psd

Vervolgens berekent het programma de afschrijving en plaatst die in het dagboek van je keuze. Daar kun je de boeking controleren, aanpassen of eventueel verwijderen. Nadat je de boeking hebt verwijderd kun je via de module vaste activa opnieuw een berekening en boeking uitvoeren.

De auto is aangeschaft op 28 juli en in gebruik genomen op 5 augustus. De eerste afschrijvingsboeking is een maand na ingebruikname, dus op 5 september en vervolgens iedere volgende maand, totdat de auto geheel is afgeschreven. Aan het boekingstotaal boven aan het werkvenster kun je ook zien dat totaal € 36.000 wordt afgeschreven.

Boekh-04-50.tif

Verkoop je de auto eerder, dan moet je de rest van de afschrijvingen handmatig verwijderen. Vul daarna bij de vaste activa ook de desinvesteringsdatum in, dat is de datum waarop je het actief hebt verkocht.

4.2.7 Menu Facturatie

Klik op Facturatie en bij facturen vervolgens op Open, zodat je de facturatiemodule activeert.

pag109_2.psd

Met Nieuw opent het werkvenster.

Boekh-04-52.tif

Kies met de omlaag wijzende driehoek de relatie aan wie je een factuur wilt versturen en geef bij Referentie het factuurnummer. Het beste kun je van automatische nummering gebruikmaken, zodat je altijd doorlopend nummert, een eis van de belastingdienst. Bij Datum zie je de datum waarop je het programma start en geef je aan of je over de verzendkosten btw in rekening brengt. Deze optie kun je alleen selecteren als je bij de instelling van verzendkosten niet hebt aangegeven dat de verzendkosten bij facturatie worden ingevuld. Incasso kun je selecteren om een verkoopfactuur bij incasso via de bank mee te kunnen nemen. Daarvoor moet je bij Relatie wel een juist bankrekeningnummer hebben ingevuld en je moet zaken doen met een bank die Clieop03-bestanden kan verwerken. Bij Omschrijving krijg je automatisch de vaste omschrijving die je bij de relatie hebt ingevuld en bij Termijn de betalingstermijn die je aan de relatie gekoppeld hebt. Krijg je niet vanzelf een omschrijving en termijn, dan moet je de velden handmatig aanpassen.

Indien het veld Verzendkosten actief is, dan kun je hier de werkelijke verzendkosten invullen, waarover op de factuur geen btw in rekening wordt gebracht.

Na invulling van de algemene factuurgegevens kun je verschillende factuurregels verwerken. Na invulling kies je voor Regel opslaan en ga je verder met Nieuwe regel. Om regels te verwijderen selecteer je de desbetreffende regel onder in het scherm en druk je op Wis regel. Door de regel te selecteren kun je ook wijzigingen in die regel aanbrengen. Wanneer je met de hele factuur klaar bent klik je op Factuur opslaan.

Per regel selecteer je het artikel dat je wilt verkopen met het omlaag wijzende driehoekje, waarna veel gegevens automatisch worden ingevuld. Pas het aantal aan door dat in te vullen of door op het driehoekje te klikken en met de tabtoets naar ‘Prijs’ te gaan. Daar staat de verkoopprijs, die je bij het artikel hebt ingevuld, maar die prijs kun je hier indien nodig handmatig aanpassen. Eventueel kun je hier kiezen voor een prijs inclusief btw. Je geeft dan het totaalbedrag op inclusief btw, waarna de hierin begrepen btw wordt uitgerekend en afzonderlijk op de factuur wordt vermeld.

Ga met de tabtoets door naar ‘Kortingstype’ en maak een selectie met het omlaag wijzende driehoekje. Je kunt een korting voor de factuur selecteren, waarbij je het kortingspercentage zelf moet opgeven. Een andere mogelijkheid is de relatiekorting, waarbij je rekent met het kortingspercentage dat je bij de relatiegegevens hebt vermeld. De volgende mogelijkheid is productkorting, het kortingspercentage dat je bij de productgegevens hebt ingevuld, of je maakt een keuze uit de staffel. De staffel moet je hebben opgegeven bij de instellingen. Het totaal van de verschillende kortingen dat je hebt geselecteerd zie je verschijnen bij Kortings %. Je kunt tegelijk meerdere kortingstypen selecteren.

Kies bij BTW-type het juiste soort levering en pas indien gewenst het Kortings % aan. Bij aanpassing daarvan zie je bij Kortingtype vanzelf handmatig ingevuld worden. Geef ten slotte een omschrijving voor aanvullende informatie op de factuur en kies de juiste kostenplaats als je daar gebruik van maakt. Sla de regel op, maak eventueel een nieuwe regel en sla uiteindelijk de factuur op.

Om de factuur te verzenden druk je op Afdrukken.

Met Kloon kun je een geselecteerde factuur klonen. Eigenlijk krijg je een exacte kopie van de factuur die je op bepaalde punten kunt aanpassen. Heb je een identieke factuur nodig voor een andere relatie en op een andere dag, dan klik je op Kloon en vervolgens op Wijzig om de relatie en datum aan te passen.

Voor een factuur die je bijvoorbeeld elke maand moet versturen kun je de knop Periodiek gebruiken. In de agenda maakt het programma een afspraak, zodat je een herinnering krijgt op het moment dat je de nieuwe factuur moet aanmaken.

Heb je een factuur geheel fout opgesteld en moet je de gehele factuur crediteren, dan kan dat heel eenvoudig met de knop Credit.

pag112_1.psd

Selecteer de factuur die je wilt crediteren en klik op de knop. Automatisch krijg je een kopie van de factuur met alle bedragen negatief. Je kunt de factuur vervolgens direct wegsturen.

De knoppen Duplikaat kun je gebruiken om een kopie van de factuur af te drukken. De factuur is geheel hetzelfde als de oorspronkelijke factuur maar op de factuur wordt groot Duplikaat afgedrukt om te voorkomen dat de debiteur de factuur dubbel in zijn administratie verwerkt. De knop Pdf gebruik je om van de factuur een pdf-bestand te maken, dat je makelijk per e-mail kunt versturen.

Nadat je de factuur hebt verstuurd wil je die ook verwerken in je administratie. Gelukkig hoef je de factuur niet zelf over te typen in het dagboek Verkopen. Selecteer de factuur of facturen die je wilt doorboeken en klik op de knop Dagboek Verkopen.

Boekh-04-54.tif

De factuur wordt vervolgens automatisch verwerkt in het dagboek, waar je de boeking ook niet meer kunt aanpassen of verwijderen. Na doorboeking kun je de factuur ook niet meer aanpassen in de facturatiemodule. Wel kun je natuurlijk een creditnota maken en een geheel nieuwe.

Orders

Zoals hiervoor is beschreven hoe je een factuur moet opstellen kun je op dezelfde wijze te werk gaan voor het opstellen van een order. Je beschikt daarbij min of meer over dezelfde menuknoppen. De enige afwijkende knop is de paarse dubbele pijl.

Boekh-04-55.tif

Door op die knop te drukken kopieer je de gegevens van een order naar de factuur. Je hoeft de factuur dan niet nogmaals op te stellen met dezelfde gegevens zoals je die bij de order hebt ingevuld.

Offertes

Ook voor offertes geldt dat je die op dezelfde wijze kunt invoeren als bij facturen. Met de groene dubbele pijl kun je de gegevens doorsturen naar de orders.

Boekh-04-56.tif

En met de paarse dubbele pijl kun je de gegevens direct doorzetten naar de facturen.

4.2.8 Menu Boekhouding, Aanmaningen

Klik op de knop voor het overzicht van aanmaningen.

pag113_3.psd

Je zult vooral geïnteresseerd zijn in verkoopfacturen die nog niet zijn voldaan of alleen verkoopfacturen waarvan de vervaldatum al is verstreken.

Boekh-04-58.tif

Maak een keuze voor Overtijd of Onbetaald door op het keuzerondje te klikken. Na verandering van de keuze wordt de lijst ververst en krijg je de facturen die van toepassing zijn in beeld. Wil je ook inkoopfacturen die over tijd zijn bekijken, dan moet je Dagboek(en) verkoop veranderen naar Dagboek(en) inkoop of Alle verkoop- en inkoop dagboek(en). Kies dit op de gebruikelijke wijze met het omlaag wijzende driehoekje.

Selecteer de verkoopfactuur, waarvoor je een herinnering wilt aanmaken en klik op Maak herinneringen. Afhankelijk van je instellingen bij de stamgegevens wordt de juiste herinnering afgedrukt op basis van het aantal dagen dat de factuur over tijd is. Klik op Afdruk voorvertoning om eerst een afdruk op het scherm te bekijken voordat je definitief afdrukt op de printer.

Nadat je een herinnering hebt verstuurd, zie je achter de factuur vermeld worden welke herinnering je als laatste hebt gemaakt. De herinnering kan niet nogmaals worden aangemaakt.

4.2.9 Menu Boekhouding, E-banking

In dit menu heb je twee mogelijkheden, Incasso en E-banking.

pag115_1.psd

Voor beide keuzes moet je bankgegevens hebben ingesteld bij de stamgegevens. Voor incasso moet je ook bij de relaties de juiste bankrekeningen hebben ingevuld. Bij incasso van je verkoopfacturen is het overigens wel noodzakelijk dat je beschikt over een machtiging die de afnemer heeft afgegeven. Zonder die machtiging mag je geen incasso-opdrachten aanbieden.

Incasso

Druk op de knop om het venster te activeren.

Boekh-04-60.tif

Je komt automatisch in het scherm Maak Clieop03 bestanden, waar je het dagboek van je keuze moet selecteren en de bankrekening die je wilt gebruiken voor het aanmaken van de opdracht. Verander de keuzes zo nodig en vul een omschrijving in voor de opdracht. Klik op de knop Maak Clieop03 transacties en je krijgt het totaal van de transacties en het aantal transacties dat in het bestand is opgenomen in beeld. Alleen facturen waarvoor je incasso hebt geselecteerd en waarvoor bij relatie een bankrekening is ingevuld worden in het bestand opgenomen.

Bij de tab Clieop03 transacties staat welk bestand je hebt aangemaakt. Je kunt die transacties in dat scherm alleen afdrukken of verwijderen.

Het bestand moet je vervolgens doorsturen naar de bank, die dat automatisch kan verwerken.

E-banking

Kies voor deze optie voor het inlezen van elektronische bankafschriften. Bij de bank moet je een mutatiebestand downloaden en dat gebruik je om in te lezen. Kies eerst het juiste importformaat en zoek in het volgende scherm het bestand dat je wilt inlezen. Selecteer vervolgens het juiste dagboek om de bankregels in te verwerken en klik op de knop Importeer om de bankregels in te lezen. Per regel zie je in de kolom Status of het programma al weet waarop de regel moet worden afgeboekt. Herkenning kan plaatsvinden aan een bankrekeningnummer of een factuurnummer wat in de omschrijving staat vermeld. Indien geen match mogelijk is moet je handmatig matchen. Door dubbel te klikken op een regel verschijnt er een nieuw scherm, waarin je alle openstaande facturen kunt bekijken. Dat zijn zowel de inkoop- als verkoopfacturen. Door in de kolom Select op de regel van je keuze te klikken selecteer je een factuur om af te boeken. Wil je niet op een factuur afboeken dan ga je naar de tab Directe banktransacties om direct op een grootboekrekening te kunnen boeken. Vul de benodigde gegevens in en klik op OK. Wanneer je alle regels hebt afgehandeld dan klik je op Verwerk om de boeking in het dagboek te verwerken.

In het dagboek, dat je had geselecteerd, kun je de boekingen nog raadplegen en eventueel aanpassen. Het is ook mogelijk om de regels daar te verwijderen.

4.2.10 Menu Boekhouding, Aangifte

pag117_1.psd

Deze optie gebruik je voor het opstellen van de aangifte omzetbelasting. De instellingen daarvoor heb je bij Instellingen al geregeld, zodat de aangifte niet veel werk in beslag neemt. Je komt na te klikken in het volgende scherm:

Boekh-04-62.tif

Vul de velden indien van toepassing in en maak een keuze voor de periode bij Aangiftejaar/-tijdvak en Boekjaar.

Kies dan voor de tab BTW Controle of klik op de knop BTW controle rapport. Je krijgt per aangifterubriek te zien welke bedragen opgegeven zullen worden en door op het plusteken vooraan de regel te klikken, kun je zien in welke dagboeken die gegevens zijn geboekt. In de aangifte kun je verder handmatig geen aanpassingen doen.

Klik dan op de tab Aangiften om de aangifte te bekijken. Daarvoor moet je nog wel op de knop Bekijk aangifte klikken. Je krijgt dan een overzicht van de aangifte die je kunt gebruiken om via internet bij de belastingdienst aan te geven.

4.2.11 Menu Boekhouding, Beginbalans

pag118_1.psd

Deze knop hoef je maar éénmaal te gebruiken per administratie. Wanneer je met nul bent begonnen en vanaf het begin met het pakket werkt, dan hoef je de knop zelfs nooit te gebruiken.

Heb je al een administratie voordat je begint te werken met Boekhouden Totaal dan moet je een keer een beginbalans invullen. De handigste datum is toch altijd aan het begin van het boekjaar. Als je al boekingen hebt gedaan, dan zoekt het pakket naar de oudste transacties die je hebt gedaan. De beginbalans zal dan worden opgesteld aan het begin van het oudste kalenderjaar dat het pakket vindt. Je krijgt dan het volgende scherm:


Boekh-04-64.tif

Je moet op de plustekens klikken in het rechtergedeelte van het scherm om te bekijken welke grootboekrekeningen daar beschikbaar zijn. Per grootboekrekening vul je vervolgens de waarde van de beginbalans in. Links in het scherm zie je of de balans in evenwicht is. Zo niet, dan ben je nog niet klaar.

Voor openstaande in- en verkoopfacturen moet je respectievelijk op de tab Crediteuren of Debiteuren klikken om elke factuur afzonderlijk toe te voegen. Daarbij moet je de factuurdatum invullen, de juiste relatie en het totale factuurbedrag.

Nadat de balans volledig is ingevuld, klik je op Opslaan en hoef je dit scherm nooit meer te gebruiken. Voor nieuwe jaren stel je de beginbalans voortaan automatisch samen.

4.2.12 Menu Boekhouding, Afsluiting

Je hebt twee mogelijkheden om af te sluiten. Een periode of een geheel boekjaar.

pag119_1.psd

Periode

Klik op periode voor het volgende scherm:

Boekh-04-66.tif

Maak een keuze met het omlaag wijzende driehoekje voor het boekjaar en de pijltjes voor de juiste periode en klik op Periode sluiten. Daarna is het niet meer mogelijk om boekingen in die periodes te doen. Wil je dat toch, dan moet je de periode selecteren en kiezen voor Periode heropenen. Daarna is de periode weer beschikbaar en zul je opnieuw moeten sluiten nadat je een eventuele aanpassing hebt gedaan.

Het is aan te bevelen om de periodes te sluiten nadat je de aangifte omzetbelasting hebt ingediend. Alle overige transacties komen dan vanzelf in de volgende aangifte tot uitdrukking.

Boekjaar

Klik op Boekjaar voor het volgende scherm:

Boekh-04-67.tif

Nadat je de jaarrekening hebt opgesteld kun je het boekjaar definitief afsluiten, zodat je niet meer in dat jaar kunt boeken. Selecteer het jaar dat je wilt afsluiten en controleer de grootboekrekeningen voor Resultaat vorig boekjaar en Eigen vermogen. Klik daarna op Jaar afsluiten. Bij de afsluiting berekent het programma het totale resultaat voor het gehele boekjaar en zet dat resultaat op de rekening die je opgeeft bij Resultaat vorig boekjaar. De eindbalans is gelijk aan de beginbalans van het volgende boekjaar, die automatisch wordt geboekt. De boeking vind je terug in het dagboek memoriaal.

Het blijft mogelijk om een boekjaar opnieuw te openen. Kies dan voor het boekjaar waar het om gaat en klik op Heropenen. Het is dan weer mogelijk om mutaties in dat boekjaar te verwerken.

Film 2

Deel 3

De praktijk

In dit deel beschrijven we verschillende situaties die je in de dagelijkse praktijk kunt tegenkomen. We schetsen telkens eerst kort de situatie aan de hand van een voorbeeld en dan hoe je de situatie boekhoudkundig moet verwerken met journaalposten. Ten slotte laten we zien hoe je te werk moet gaan in Boekhouden Totaal.

In dit hoofdstuk behandelen we verschillende situaties die zich kunnen voordoen bij het administreren. Eerst volgt telkens een korte toelichting op de situatie en geven we aan de hand van journaalposten en soms met behulp van grootboekkaarten weer wat de bedoeling is. Vervolgens laten we zien hoe je die situatie kunt verwerken in Boekhouden Totaal.

De situaties behandelen we per dagboek.

5.1 Inkoopboek

Alle facturen die je ontvangt van leveranciers boek je met behulp van het dagboek inkopen. Niet alleen de factuur voor voorraad, die je inkoopt om door te verkopen of voorraad om te verwerken tot een nieuw product, maar ook alle andere kosten.

5.1.1 Inkoopfactuur voor voorraad die je hebt ontvangen

Hier volgt eerst een factuur van je goederenleverancier voor goederen die je aan anderen wilt verkopen. Je koopt voor € 11.900,00 goederen inclusief 19% omzetbelasting. De rekening krijg je direct bij je goederen en hoef je pas na 30 dagen te betalen. Je moet dus een schuld aan je leverancier, de crediteur, opboeken. Door ontvangst van de goederen neemt ook de waarde van je voorraad toe. De omzetbelasting betaal je aan je leverancier die dat vervolgens aan de belastingdienst afdraagt. Als ondernemer mag jij die omzetbelasting terugvorderen bij de belastingdienst, zodat je een vordering op de belastingdienst moet boeken. Dit leidt tot de volgende journaalpost:

7630.jpg

In Boekhouden Totaal moet je voor de boeking op de crediteuren gebruikmaken van relaties. Door juist gebruik van de relatie boekt het programma automatisch op crediteuren. De relatie moet je eerst toevoegen. De factuur is van Kastelein groothandel BV te Zeist. Voor de nummering van de relatie gebruiken wij zes cijfers. De eerste twee cijfers zijn gelijk aan de positie in het alfabet van de eerste letter, de K is dus 11. De volgende twee cijfers zijn gelijk aan de positie in het alfabet van de tweede letter, de A is dus 01 en de laatste twee cijfers gebruiken we om doorlopend te nummeren. In dit geval is Kastelein groothandel BV de eerste relatie met de combinatie KA dus krijgt deze relatie het nummer 110101. Als je volgende relatie bijvoorbeeld Kamphuisen heet, dan krijgt die relatie nummer 110102. In Boekhouden Totaal voeg je de relatie toe bij het menu Relatie.

Boekh-05-10.tif

Deze leverancier kun je na toevoeging gebruiken bij het boeken in het inkoopboek. Na invulling van de datum en het factuurnummer dat de leverancier op zijn factuur vermeldt, kies je de relatie van wie je geleverd hebt gekregen. Pas de termijn aan met de juiste betalingstermijn en geef een korte omschrijving van de levering. Doordat je boekt in het inkoopboek weet het programma dat je wilt boeken op crediteuren. Het totaal van de factuurregels gaat automatisch naar de grootboekrekening crediteuren. De verschillende regels op je factuur moet je vervolgens zelf wegboeken. In dit geval is er sprake van één levering en kun je volstaan met één factuurregel, die je wilt boeken op 7000 Voorraad handelsgoederen. Kies die grootboekrekening en controleer of je de juiste btw-code geselecteerd hebt, hier de hoge btw om terug te vorderen. Ten slotte vul je het bedrag exclusief btw in en sla je de regel op:

Boekh-05-11.tif

Onder in beeld, als je op de knop Journaal hebt geklikt, zie je de journaalpost zoals hiervoor is beschreven, waarbij niet de ‘nette’ volgorde van eerst debet en dan credit is gebruikt.

Van leveranciers, de crediteuren, ontvang je een factuur voor goederen die je bij hen inkoopt.

5.1.2 Inkoopfactuur voor voorraad die je terugstuurt, een creditnota

Goederen die na beoordeling niet aan je wensen blijken te voldoen kun je terugsturen naar je leverancier, waarna je van die leverancier een creditnota ontvangt. De verwerking van deze boeking werkt bijna precies hetzelfde als de gewone factuur uit de vorige paragraaf met het verschil dat je alle bedragen negatief moet boeken. Stel dat we aan Kastelein groothandel BV voor een waarde van € 250,00 aan goederen retour sturen (waarde exclusief omzetbelasting) en daarvoor krijgen we een creditnota met nummer 91290331, voor een totaal bedrag van € 297,50 inclusief omzetbelasting. Dit geld krijgen we van de leverancier terug of kunnen we verrekenen met openstaande facturen.

De journaalpost voor deze creditnota is:

7630.jpg

Het gebruik van de rekeningen is precies omgekeerd ten opzichte van de journaalpost in de vorige paragraaf. De verwerking in Boekhouden Totaal gebeurt op dezelfde wijze, maar daar voer je negatieve bedragen in:

Boekh-05-12.tif

Onder in beeld staat weer de journaalpost, die geheel tegengesteld is aan de boeking uit de vorige paragraaf. Bij betaling over 30 dagen trek je het bedrag van de oorspronkelijke factuur af. Voor de verwerking daarvan zie paragraaf 5.3.3.

5.1.3 Inkoopfactuur voor kosten

Een regelmatig voorkomende kostenpost is de telefoonrekening. Als voorbeeld gaan we uit van een factuur 000033976523 van Vodafone waarop de volgende gegevens staan:

7630.jpg

Het totaal van de kosten kun je gewoon in één bedrag op telefoonkosten boeken, zodat je kunt volstaan met één regel, zodat je het volgende wilt boeken:

7630.jpg

In Boekhouden Totaal voer je de juiste datum in en het factuurnummer waarna je voor de relatie Vodafone kiest. Als je bij de relatie hebt aangegeven dat de grootboekrekening 4520 Telefoonkosten moet zijn, dan gaat een groot gedeelte van de rest vanzelf.

Boekh-05-14.tif

De boeking in het inkoopboek is dan:

Boekh-05-13.tif

In dit geval is de btw juist berekend door de software. Dat moet je bij het boeken altijd wel even nakijken, net als het totaal factuurbedrag. Bij afwijking van het totale factuurbedrag krijg je problemen bij de betaling, dan moet je op dat moment verschillen gaan afboeken. Bij afwijkende btw moet je achter btw het juiste bedrag invullen. Afwijkingen kunnen ontstaan door afrondingen, maar ook doordat gedeelten van de kosten bijvoorbeeld niet met btw belast zijn.

Onder in het scherm zie je de journaalpost zoals hiervoor beschreven.

5.1.4 Inkoopfactuur voor kosten met meerdere btw-tarieven

Zoals bekend gebruiken we in Nederland een hoog en een laag tarief voor de btw. De meeste aanschaffingen zijn belast met het hoge tarief, maar bijvoorbeeld boeken en tijdschriften zijn belast met het lage tarief van 6%. Van Verkaaik kantoorboekhandel uit Barendrecht krijgen we de volgende factuur met nummer 203922:

Diverse kantoorartikelen 12,37
Boeken
43,25

Subtotaal, exclusief omzetbelasting 55,62

Omzetbelasting 19% over 12,37 2,35
Omzetbelasting 6% over 43,25
2,60

Totaal, inclusief omzetbelasting 60,57

Dat kun je als volgt in de administratie verwerken:

7630.jpg

Om dit voor elkaar te kijken moeten we minimaal met twee factuur­regels werken in Boekhouden Totaal. De eerste regel voor de kantoorbenodigdheden is:

Boekh-05-16.tif

Let daarbij goed op de btw, het uiteindelijke totale btw-bedrag moet overeenkomen met de factuur.

Voor regel twee:

Boekh-05-17.tif

Per regel maakt Boekhouden Totaal een aparte journaalpost aan, zodat je eigenlijk het volgende krijgt:

7630.jpg

Wanneer je de factuur voor betaling wilt selecteren, dan telt het programma de beide boekingen bij elkaar, zodat je wel het totaalbedrag te zien krijgt.

5.1.5 Creditnota voor eerder gemaakte kosten

Omdat je bij Vodafone een nieuw abonnement afsluit krijg je een nieuwe factuur, waarop je zoveel korting krijgt dat het saldo negatief is. Dan is dus sprake van een creditnota. Op 23 juli krijg je de factuur met nummer 000034906821 en met de volgende gegevens:

7630.jpg

Dit boek je met negatieve bedragen in het inkoopboek, maar verder op dezelfde wijze als de gewone telefoonrekening. De journaalpost is in dit geval tegengesteld aan de gewone nota en is als volgt:

7630.jpg

In Boekhouden Totaal voer je de getallen negatief in:

Boekh-05-15.tif

De crediteur zie je in de journaalpost gedebiteerd worden en bij betaling verreken je indien mogelijk de nota met de eerdere nota. Veelal vindt bij Vodafone automatische incasso plaats en maken zij dus uit wanneer zij het bedrag terugbetalen.

5.1.6 Inkoopfacturen van landen binnen de EU

Bij inkoop in het buitenland brengt de buitenlandse leverancier geen btw aan je in rekening, althans 0%. Die btw moet je zelf berekenen en op je aangifte afdragen aan de belastingdienst, maar omdat je zelf ondernemer bent mag je die btw ook gelijk als voorbelasting in mindering brengen op de aangifte. Per saldo betaal je dus geen btw. Leveringen van leveranciers van binnen de EU staan op de aangifte onder een andere categorie dan leveranciers van buiten de EU. Beide facturen moet je dus apart behandelen.

Van leverancier Perucci uit Italië, dus binnen de EU, krijg je een factuur voor totaal € 900,00. Op de factuur is geen btw berekend, wat ook juist is. Jij moet de btw berekenen en afdragen, maar mag dat ook terugvorderen. Bij een hoog tarief betekent dat een btw-bedrag van € 171. Wanneer je alleen deze actie hebt in juli, dan zou je het volgende zien op je btw-aangifte:


Boekh-05-belasting.ai

Per saldo betaal je dus niets, maar je moet wel zorgen voor een juiste aangifte. In Boekhouden Totaal moet je daarom bij een dergelijke factuur kiezen voor btw-code 4b Verwervingen van goederen uit landen binnen de EU.

De factuur boek je dan als volgt:

Boekh-05-18.tif

Bij je keuze van btw-code 4b Verwervingen van goederen uit landen binnen de EU berekent het programma geen btw. Dat moet je dus ook niet invullen. Op basis van een vast percentage berekent het programma de juiste btw, zowel bij de te betalen belasting (rubriek 4b) als bij de voorbelasting (rubriek 5b).

5.1.7 Inkoopfacturen van landen buiten de EU

Voor facturen van leveranciers uit landen buiten de EU is de procedure eigenlijk gelijk als in de vorige paragraaf. Het enige verschil is dat je voor code 4a Leveringen uit landen buiten de EU moet kiezen. Dus voor leverancier Farmhouse uit Canada, die een factuur stuurt van € 500,00 zonder berekening van omzetbelasting krijg je de volgende boeking:

Boekh-05-19.tif

Ook in dit geval berekent het programma geen btw bij je keuze van btw-code 4a Leveringen uit landen buiten de EU. Vul dus ook niet zelf een btw-bedrag in. Op de aangifte komt een bedrag van € 95,00 (19% van € 500,00) als te betalen bij rubriek 4a en € 95,00 te vorderen bij rubriek 5b.

5.1.8 Inkoopfacturen met btw-verlegging

In de bouw is het gebruikelijk dat onderaannemers factureren met btw- verlegging. Dit houdt in dat de onderaannemer de btw-afdracht verlegd naar degene aan wie hij factureert, veelal de hoofdaannemer. Deze hoofdaannemer voert de omzetbelasting op als te betalen bij rubriek 2a Leveringen/diensten waarbij de heffing van omzetbelasting naar u is verlegd. Als ondernemer kan de hoofdaannemer de omzetbelasting vervolgens als voorheffing terugvorderen, zodat hij per saldo niets betaalt en niets ontvangt. Deze regeling bestaat omdat in dergelijke situaties de hoofdaannemer aansprakelijk is voor de afdracht van de omzetbelasting. Wanneer een onderaannemer wel omzetbelasting in rekening brengt, maar vervolgens niet afdraagt aan de fiscus, dan verhaalt de fiscus haar vordering op de hoofdaannemer. Om dat risico uit te schakelen draagt de hoofdaannemer de belasting zelf af en vordert hij die tegelijk terug. De volgende factuur:

Boekh-05-belast02.ai

geef je op de aangifte omzetbelasting als volgt weer:

Boekh-05-belast02.ai

De niet relevante onderdelen zijn hier buiten beschouwing gelaten.

Gesteld dat er bijvoorbeeld sprake is van onderhoud aan de inventaris is de journaalpost als volgt:

Boekh-05-belast02.ai

In Boekhouden Totaal is de journaalpost hetzelfde, voor de btw vindt geen boeking plaats. Wel moet je het juiste btw-type selecteren zodat op de aangifte de juiste kolommen ingevuld worden.

Boekh-05-50.tif

5.1.9 Creditcardafrekening als inkoopfactuur

In paragraaf 5.3.8 blijkt dat het eenvoudiger is om afschriften van creditcards te boeken alsof er sprake is van een inkoopfactuur. Het eerste afschrift van de creditcard is in juni:

Boekh-05-bank01.ai

Uit het overzicht blijkt dat je een antivirusprogramma hebt aangeschaft, waarvoor je overigens nog wel een afzonderlijke factuur moet hebben als onderbouwing van de kosten. Het totaal aan bestedingen bedraagt € 145,12 en dat is het bedrag dat je als inkoopfactuur gaat boeken. Voor verwerking maak je eerst een relatie ‘creditcard’ aan zonder verdere gegevens:

Boekh-05-43.tif

Vervolgens boek je de kosten in het inkoopboek bij de relatie creditcard. Per transactie op het overzicht kun je een aparte regel gebruiken. In dit geval wil je de kosten boeken op 4510 Kantoorbenodigdheden:

Boekh-05-44nw.tif

Hier is sprake van een inkoop uit een land buiten de EU dus kies je voor btw-type 4a.

Het factuursaldo is nu gelijk aan het saldo van het creditcardafschrift.

In augustus krijg je het overzicht waarop ook de automatische incasso is verwerkt:


Boekh-05-bank02.ai

Ook deze afrekening boek je via het inkoopboek, maar daarbij laat je de automatische incasso achterwege. Dit is de betaling aan de creditcardmaatschappij die je boekt via het bankboek. Het totaal van je boeking moet in dit geval gelijk zijn aan het totaal van de uitgaven op het afschrift, dus € 113,17.

Hier is sprake van brandstofkosten, omdat je hebt getankt in het buitenland. Daarbij heb je in het buitenland btw betaald, die je niet eenvoudig kunt terugvorderen. Je boekt de kosten dan zonder rekening te houden met btw, dus niet van toepassing. Het terugvorderen van in het buitenland betaalde btw kan wel, maar is ingewikkeld. Bovendien gelden drempelbedragen voor de teruggaaf, die met een enkele keer tanken in het buitenland niet gehaald worden. We houden hier dus geen rekening met btw:

Boekh-05-45.tif

Ook voor deze kosten geldt dat je de tankbon als onderbouwing bij de creditcard moet bewaren.

Het factuurbedrag dat je hebt geboekt komt overeen met het saldo van het afschrift. De regel automatische incasso boek je via het bankboek, zie verder paragraaf 5.3.8.

5.2 Verkoopboek

Het verkoopboek gebruik je alleen voor afnemers, debiteuren, aan wie je een rekening stuurt. Verkopen tegen contante betaling, via pin of creditcard, boek je via het kasboek.

5.2.1 Verkoopfacturen aan debiteuren in Nederland

Een verkoopfactuur kan bestaan uit verschillende artikelen of diensten die je toch alle op dezelfde grootboekrekening wilt boeken. Je kunt bijvoorbeeld werken met één grootboekrekening 8000 Opbrengst verkopen, zonder nader onderscheid van de verschillende verkopen. Wil je wel een verder onderscheid maken, dan moet je uiteraard gebruikmaken van verschillende grootboekrekeningen en moet je per soort verkoop een aparte regel boeken.

Bij een verkoop van € 8.000,00 aan goederen, die belast zijn met 19% omzetbelasting stuur je de volgende factuur:

Boekh-05-bank02.ai

Van deze factuur verwerk je de volgende journaalpost in je administratie:

Boekh-05-bank02.ai

Hiermee boek je de vordering op je debiteuren en geef je de opbrengst weer in de resultatenrekening. De omzetbelasting die je debiteur uiteindelijk aan jou zal betalen, moet je zelf aan de belastingdienst afdragen. Door te boeken op rekening 1510 Af te dragen btw hoog tarief verwerk je de schuld op de balans.

In Boekhouden Totaal verwerk je dat op een soortgelijke manier als in het inkoopboek. Doordat je het verkoopboek gebruikt weet het programma dat je op debiteuren wilt boeken, je hoeft dus alleen aan te geven aan welke debiteur je verkoopt. Positieve bedragen in het onderste gedeelte van het scherm boekt het programma aan de creditzijde van de grootboekrekeningen, wat ook de bedoeling is, zoals je ziet in de journaalpost. Je krijgt dan het volgende van de verkoop:

Boekh-05-20.tif

Bij de keuze van de journaalknop zie je dezelfde journaalpost als hiervoor is beschreven.

Door de verwerking van de verkoopfactuur administreer je een opbrengst in je resultatenrekening ter grootte van in dit geval € 8.000, maar de bijbehorende kosten laat je hierbij nog achterwege. De goederen die je verkoopt, heb je immers eerst zelf moeten inkopen of zelf moeten fabriceren. Zonder boeking van de kosten laat je een winst zien in je resultatenrekening van € 8.000. Stel dat je de goederen zelf hebt ingekocht voor € 5.000 dan heb je maar een winst behaald van € 3.000. De oplossing is de inkoopwaarde van je goederen dus ook te boeken, maar daarvoor maak je gebruik van het memoriaal. Die boeking behandelen we in paragraaf 5.5.1, maar hier volgt wel vast de journaalpost die je hoort te boeken:

Boekh-05-bank02.ai

Op het moment dat je de goederen aanschaft, boek je de waarde van de aanschaf op rekening 7000 Voorraad handelsgoederen. Dit is een balansrekening zodat de aankoop geen invloed heeft op je resultaat. Zolang je de goederen ook niet verkoopt zijn die goederen jouw bezit en horen ze ook op de balans. Pas op het moment van verkoop verlaten de goederen je onderneming en zijn die niet langer je bezit. Dan kun je de kosten ook pas in je resultatenrekening opnemen, wat je bereikt door de voorgaande journaalpost. Zonder andere boekingen is je resultatenrekening dan als volgt:

Boekh-05-bank02.ai

En dat klopt beter.

Om continue een goede resultatenrekening te kunnen presenteren moet je bij elke verkoop de afboeking van de voorraad boeken om de juiste kosten op te kunnen nemen. In de praktijk blijft die boeking nogal eens achterwege. Bij het opstellen van de balans en resultatenrekening kun je ook op dat moment de waarde van je voorraad bepalen door te tellen wat je in huis hebt, dat noem je inventariseren. De aantallen vermenigvuldig je met de prijs die je bij aanschaf voor die goederen hebt betaald, zodat je weet wat de waarde in geld is. Het verschil met de waarde in je administratie boek je vervolgens in één keer af.

Stel dat je begin juni een voorraad had met een waarde van € 9.750,00 en in juni koop je totaal voor € 64.890,00 wat je hebt bijgeboekt op rekening 7000 Voorraad handelsgoederen. De totale waarde in je administratie is dan € 9.750,00 + € 64.890,00 = € 74.640,00. Inventarisatie levert de volgende lijst op, waarbij je ook de inkoopprijzen hebt opgezocht:

Boekh-05-bank02.ai

De waarde staat in de administratie voor € 74.640,00, maar moet dus € 11.867,00 zijn. Het verschil in waarde heb je dan in juni verkocht en boek je in één keer af. Dat is de inkoopwaarde van je verkopen in juni, € 74.640,00 -/- € 11.867,00 = € 62.773. Je krijgt dan de volgende journaalpost:

Boekh-05-bank02.ai

Nou maar hopen dat je omzet in juni een stuk hoger is geweest dan deze kostprijs.

Het kan nogal veel werk zijn om te inventariseren, zodat je dat niet waarschijnlijk elke maand zult doen. Probeer in ieder geval elk jaar je voorraad te inventariseren. De belastingdienst vereist ook regelmatige inventarisatie.

5.2.2 Verkoopfacturen met verschillende btw-percentages

Het kan voorkomen dat je goederen verkoopt waarvoor verschillende btw-percentages gelden, zoals bijvoorbeeld boeken en cd-roms. De boeken zijn belast met het lage tarief, de cd-roms met het hoge tarief. Om in je administratie aansluiting te houden tussen de te betalen btw en de omzet die je hebt behaald is het beter voor ieder soort btw-percentage een aparte omzetrekening te gebruiken. Naast rekening 8000 Opbrengst verkopen btw hoog gebruik je in dit geval dan ook 8010 Opbrengst verkopen btw laag.

Als voorbeeld de volgende factuur:

Boekh-05-bank02.ai

Van deze factuur verwerk je de volgende journaalpost in je administratie:

Boekh-05-bank02.ai

Voor elke omzetsoort moet je in Boekhouden Totaal een aparte regel verwerken. Je krijgt het volgende:

Boekh-05-21.tif

Voor iedere regel maakt het programma een aparte journaalpost, maar bij betaling zijn de bedragen bij elkaar opgeteld en zie je het totale factuurbedrag staan. De journaalpost voor de eerste regel, met hoog tarief is:

Boekh-05-22.tif

En voor de regel met het lage tarief is de journaalpost:

Boekh-05-23.tif

Boven in het scherm kun je zien wat het totaal factuurbedrag is. Als je klaar bent met boeken moet dat overeenkomen met het totaal van de factuur.

Waar je op moet letten is dat je per regel het juiste btw-type selecteert. Door de controle van het totale factuurbedrag kan dat eigenlijk niet fout gaan. Het is overigens niet mogelijk de btw handmatig aan te passen, dus als je de factuur verkeerd hebt opgesteld kom je daar bij het boeken achter en is het aan te bevelen de factuur te corrigeren en de juiste factuur aan je debiteur toe te sturen. Het btw-bedrag dat je boekt moet altijd overeenkomen met het btw-bedrag dat je op de factuur hebt staan.

5.2.3 Creditnota’s

Voor iedere creditnota geldt dat je die hetzelfde boekt als een gewone nota met het verschil dat je overal negatieve bedragen gebruikt. Voor een creditnota met verschillende btw-tarieven moet je weer voor ieder soort btw-tarief een aparte regel gebruiken. Voor een creditnota aan een buitenlandse afnemer hoef je niets anders te doen dan het juiste btw-type selecteren en ook weer negatieve bedragen gebruiken.

Van de afnemer die je in paragraaf 5.2.1 een factuur van € 8.000,00 exclusief omzetbelasting hebt gestuurd krijg je goederen retour omdat die niet aan zijn wensen voldoen. De verkoopwaarde van die goederen bedraagt € 500,00 (exclusief 19% omzetbelasting), zodat je de volgende creditnota stuurt:

Boekh-05-23.tif

Wanneer je afnemer nog een factuur aan je moet betalen, dan kan hij het bedrag van de retourzending verrekenen met openstaande posten. Zo niet, dan betaal je het bedrag aan hem uit. Voor verwerking in het verkoopboek is de manier van afrekening niet relevant, daarom boek je de volgende journaalpost:

Boekh-05-23.tif

De grootboekrekeningen gebruik je precies omgekeerd als bij een normale factuur. In Boekhouden Totaal bereik je dat door negatieve bedragen te gebruiken:

Boekh-05-24.tif

In de journaalpost zie je dat de negatieve bedragen op de juiste manier verwerkt worden in de administratie.

5.2.4 Verkoopfacturen aan debiteuren binnen de EU

Voor de verkoop aan afnemers in het buitenland hoef je geen omzetbelasting in rekening te brengen. Bij de verkoop aan afnemers binnen de EU moet je op de factuur wel in ieder geval je eigen btw-nummer vermelden, maar ook dat van de afnemer. Vermelding van je eigen btw-nummer is overigens altijd verplicht. Naast de gewone aangifte omzetbelasting die je per maand of kwartaal indient, moet je ook een aangifte voor intracommunautaire transacties indienen. Die aangifte doe je eens per kwartaal en daarop vermeld je per afnemer binnen de EU het totaal van de verkopen dat je hebt geleverd in het afgelopen kwartaal. Van de afnemer vermeld je alleen het btw-nummer en het totaal gefactureerde bedrag. Bij de relatiegegevens moet je het btw-nummer dan ook invullen en bovendien moet je via de belastingdienst vaststellen of het nummer juist is. Dat kun je controleren door te bellen met de belastingtelefoon. De datum waarop je dat doet vul je in bij het veld verificatie in het relatiescherm.

Boekh-05-25.tif

De afnemer komt in dit geval uit Italië, waarvoor geldt dat het btw-nummer bestaat uit IT gevolgd door 11 cijfers. Voor ieder land in de EU is dat anders, voor Nederland is dat NL gevolgd door 9 cijfers. Deze afnemer is ook een leverancier voor de onderneming. Bij grootboeknummer staat dan ook 7000 Voorraad handelsgoederen, de standaardgrootboekrekening voor deze relatie. Bij het boeken van een verkoopfactuur aan de leverancier moet je dus wel opletten dat je de grootboekrekening aanpast naar de juiste opbrengstrekening. Aangezien er sprake is van een ander btw-type is het aan te bevelen om een aparte grootboekrekening te gebruiken, bijvoorbeeld 8050 Opbrengst verkopen binnen EU 0%. Bij aansluiting van omzet op de betaalde omzetbelasting maakt dat de controle eenvoudiger.

De volgende factuur:

Boekh-05-23.tif

Boek je de volgende journaalpost:

Boekh-05-23.tif

In Boekhouden Totaal kies je eerst de relatie aan wie je levert. Vervolgens selecteer je de grootboekrekening 8050, die gekoppeld is aan btw-type 3b Leveringen naar landen binnen de EU. Dat is het juiste type, dus die laat je staan en vervolgens type je het bedrag in. Na opslag van de regel en keuze van de knop Journaal krijg je de volgende journaalpost:

Boekh-05-26.tif

Op de aangifte omzetbelasting krijg je het volgende te zien:


Boekh-05-belast03.ai

Alleen in de kolom Bedrag waarover omzetbelasting wordt berekend zie je een bedrag van € 475, maar daarover bereken je geen omzetbelasting. De tweede kolom blijft dus leeg. Wel moet je de verkoop opgeven op de opgaaf omzetbelasting intracommunautaire leveringen, in dit geval voor het derde kwartaal. Zonder andere leveringen naar het buitenland binnen de EU krijg je in het derde kwartaal dan de volgende opgaaf (zie volgende pagina).

Boekhoudkundig dus niets aan de hand, maar de fiscale afwikkeling vereist toch iets meer werk.

5.2.5 Verkoopfacturen aan debiteuren buiten de EU

De verkoop aan afnemers buiten de EU is eenvoudiger. Voor hen geldt dat je ook geen btw in rekening hoeft te brengen, maar je moet de omzet bij de aangifte wel opgeven. Je moet dus voor het juiste btw-type kiezen. Voor deze afnemers hoef je ook geen opgaaf intracommunautaire leveringen op te stellen. Van de factuur aan een debiteur in Canada met de volgende gegevens:

Boekh-05-23.tif

boek je de volgende journaalpost:

Boekh-05-23.tif

In Boekhouden Totaal kun je dit als volgt verwerken via het dagboek verkoop:

Boekh-05-27.tif

In paragraaf 5.2.4 is een factuur geboekt naar een afnemer in de EU. Beide komen dan op de aangifte omzetbelasting en staan als volgt gerubriceerd:


Boekh-05-belast05.ai

Door de juiste keuze van het btw-type komt de omzet op de juiste plaats op de aangifte. In tegenstelling tot levering binnen de EU zijn er verder geen administratieve handelingen nodig.

5.2.6 Verkoopfacturen met btw-verlegging

In bepaalde gevallen moet je de plicht omzetbelasting af te dragen verleggen naar je afnemer. Dit gebeurt met name bij onderaannemers die werkzaamheden verrichten voor andere aannemers. Omdat de uiteindelijke hoofdaannemer van een project verantwoordelijk is voor de afdracht van omzetbelasting van zichzelf en alle onderaannemer bestaat de verleggingsregeling. In plaats van dat je zelf de te betalen omzetbelasting in rekening brengt en afdraagt aan de belastingdienst laat je dat doen door je afnemer. Die rekent de omzetbelasting uit, draagt deze af aan de belastingdienst en vordert datzelfde bedrag als ondernemer ook weer terug. Zie voor de inkoopkant van de verleggingsregeling paragraaf 5.1.8. Je moet op de factuur wel uitdrukkelijk vermelden dat je de omzetbelasting verlegt.

Aan een debiteur stuur je de volgende factuur:

Boekh-05-23.tif

Daarvan boek je het volgende:

Boekh-05-23.tif

Voor aansluiting tussen omzet en btw is het aan te bevelen wel een afzonderlijke grootboekrekening te gebruiken.

Op de aangifte omzetbelasting geef je de omzet weer bij rubriek 1e Leveringen/diensten belast met 0% of verlegd zonder vermelding van een af te dragen btw-bedrag.

De verwerking in het dagboek verkopen in Boekhouden Totaal ziet er als volgt uit:

Boekh-05-51.tif

5.3 Bankboek

Voor iedere bankrekening die je hebt moet je een aparte grootboekrekening aanmaken, zodat je ieder banksaldo apart kunt bijhouden. Een postbankrekening, tegenwoordig ING wordt daarbij ook als gewone bankrekening gebruikt. Dit betekent daardoor ook dat je voor iedere bankrekening die je hebt een apart bankdagboek moet aanmaken en uiteraard het juiste moet gebruiken bij de juiste bankrekening. In het bankdagboek zie je dat het saldo wordt bijgehouden.

Boekh-05-28.tif

Bij het handmatig boeken van bankafschriften moet je altijd na afloop controleren of het banksaldo overeenkomt met het afschrift. Zo niet, dan heb je iets fout gedaan. Hoe eerder je een fout constateert hoe makkelijker de fout is terug te vinden en op te lossen.

5.3.1 Ontvangsten van debiteuren

Aan je debiteur stuur je eerst een factuur en op een later tijdstip ontvang je het factuurbedrag op je rekening. Door die ontvangst daalt de debiteurenvordering en stijgt de bankrekening. Beide zijn rekeningen van bezit, zodat de je voor de daling moet crediteren en voor de stijging moet debiteren. De totale journaalpost voor de ontvangst van € 9.520,00 is dan:

Boekh-05-23.tif

In Boekhouden Totaal geef je aan dat je betaling op een door jouw verstuurde factuur ontvangen hebt. Door de selectie van de factuur weet het programma dat je op 1300 Debiteuren wilt boeken en door het gebruik van het bankboek wordt automatisch bijgewerkt van de juiste bankrekening.

Boekh-05-29.tif

In het pakket kun je de ontvangst van meerde facturen tegelijk in één keer verwerken. De debiteur zal bij betaling de creditnota van € 595,00 waarschijnlijk in mindering brengen. Je ontvangt dan geen € 9.520,00 maar € 8.925,00. De journaalpost als hiervoor beschreven is, blijft hetzelfde met uitzondering van het bedrag uiteraard:

Boekh-05-23.tif

In Boekhouden Totaal selecteer je de beide facturen met behulp van de Ctrl-toets.

Boekh-05-30.tif

Na de selectie is in de regel Factuur(en) te zien dat 2 facturen zijn geselecteerd met een totaalbedrag van € 8.925. De journaalpost die je krijgt na het opslaan is de volgende:

Boekh-05-32.tif

Voor iedere factuur krijg je een afzonderlijk boeking op grootboekrekening debiteuren.

5.3.2 Ontvangst van debiteur die betalingskorting toepast

Met een debiteur kun je afspreken dat bij snelle betaling een bedrag in mindering mag worden gebracht op het totale factuurbedrag. Wanneer je dat doet, dan moet je wel de gehele vordering afboeken. Zo niet, dan blijft de vordering openstaan en ga je op een later tijdstip wellicht aanmanen, terwijl je bent overeengekomen dat volledig is betaald. Aan één van je debiteuren heb je gefactureerd voor € 9.520,00, waarop al een creditnota in mindering is gestuurd van € 595,00. Het totaal te betalen bedrag is dan € 8.952,00. De debiteur wil snel betalen als je € 25,00 in mindering brengt op het totaal te ontvangen bedrag. Wanneer je toestemt moet je bij ontvangst een bedrag van € 25,00 als kosten verantwoorden. De omzet is immers € 25,00 lager door de lagere ontvangst. Deze kostenpost boek je op een afzonderlijke rekening, 8090 Betalingskortingen en -kosten. Je boekt bij ontvangst het volgende:

Boekh-05-23.tif

Het totale factuurbedrag boek je af op de debiteuren. In Boekhouden Totaal kun je de betalingskorting in een apart veld opgeven. Het programma boekt het verschil tussen het totaal van je facturen en de bankontvangst automatisch af op rekening 8090. Bij het veld Bedrag incl BTW geef je het bedrag op dat je ontvangt. Het verschil, in dit geval € 25,00 vult het programma in bij het veld Betalingskorting en na opslag krijg je de volgende journaalpost:

Boekh-05-33.tif

Hetzelfde geldt als hiervoor beschreven is, met uitzondering van de splitsing in boeking op debiteuren.

Let wel op dat het saldo in het veld Nieuw saldo overeenkomt met het saldo op je bankafschrift.

5.3.3 Betalingen aan crediteuren

Van crediteuren heb je eerst een inkoopfactuur ontvangen en na verloop van tijd moet je aan je betalingsverplichting voldoen en maak je het factuurbedrag via de bank over aan je leverancier. Bij de boeking van de inkoopfactuur heb je een schuld opgeboekt, die je bij betaling moet debiteren. De schuld neemt immers af. Door betaling daalt het saldo op je bank, een rekening van bezit, en daarop moet je crediteren. Voor een betaling van € 11.900,00 aan je crediteur boek je dan:

Boekh-05-23.tif

Een betaling in het bankboek van Boekhouden Totaal moet je met negatieve bedragen aangeven, maar door de selectie van de juiste relatie en bijbehorende facturen kan dat haast niet fout gaan.

Boekh-05-34.tif

Ook voor crediteuren kun je facturen verrekenen bij betaling of meerdere facturen tegelijk betalen. Van deze leverancier is ook een creditnota ontvangen, die je bij betaling natuurlijk aftrekt van de gewone factuur. In Boekhouden Totaal doe je dat door selectie van beide facturen op de Windows-manier met de Ctrl-toets of Shift-toets bij facturen die gelijk onder elkaar komen.

Boekh-05-35.tif

Na de selectie zie je in het veld Factuur(en) dat je meerdere facturen hebt geselecteerd en zie je het totaalbedrag. Per factuur boekt het programma afzonderlijk op grootboekrekening crediteuren.

Boekh-05-36.tif

De journaalpost is weer onder aan het scherm te zien.

Boekh-05-37.tif

5.3.4 Betaling aan crediteuren met inhouding van betalingskorting

Bij snelle betaling kun je met je leverancier afspreken dat je recht hebt op een betalingskorting, bijvoorbeeld 2% van het totaal te betalen bedrag. In het voorbeeld betaal je € 11.900,00 onder aftrek van een creditnota ter grootte van € 297,50, per saldo dus € 11.602,50. De betalingskorting is dan 2% van € 11.602,50 = € 232,05 zodat je maar € 11.370,45 betaalt. Dit verschil is een opbrengst en kun je ook boeken op rekening 8090 Betalingskortingen en -kosten. Je journaalpost is dan:

Boekh-05-23.tif

In Boekhouden Totaal kun je daarvoor het veld Bedrag incl BTW aanpassen naar het totaal betaalde bedrag. Automatisch verschijnt dan € 232,05 in het veld Betalingskorting, dat ook automatisch geboekt wordt op 8090 Betalingskortingen en -kosten.

Boekh-05-38.tif

Let na boeking weer op het veld Nieuw saldo dat overeen moet komen met het saldo op je bankafschrift.

5.3.5 Directe boeking van kosten

In enkele gevallen komt het voor dat je kosten maakt, waarvoor je niet eerst een inkoopfactuur hebt geboekt. Dit komt bijvoorbeeld doordat je alleen een melding krijgt van een incasso via e-mail. Of bij incasso door de leverancier staat alleen het totaal incassobedrag vermeld en de btw die daarin is begrepen. Dit soort betalingen komt veel voor bij internetproviders. Je ziet op je bankafschrift een verwijzing naar een e-mailbericht of je ziet bijvoorbeeld in de omschrijving juli internethosting 12,75 inclusief 2,04 btw. Daarvan boek je dan het volgende:

Boekh-05-23.tif

Je boekt dus direct kosten vanuit het bankboek en houdt daarbij rekening met de omzetbelasting.

In Boekhouden Totaal kies je niet voor een relatie bij boeking van de bankregel, maar ga je direct naar de grootboekrekening. Daarbij selecteer je het juiste btw-type, vul je het bedrag in inclusief btw en je journaalpost is klaar. Het programma berekend de btw automatisch. Bij afwijking kun je het btw-bedrag handmatig aanpassen zodat dat overeenkomt met het bedrag dat op het afschrift is vermeld.

Boekh-05-39.tif

Let op dat je voor uitgaven negatieve bedragen gebruikt, maar controleer ook altijd na afloop het saldo met het bankafschrift.

5.3.6 Boeking van bankkosten

Eens per kwartaal brengt de bank kosten in rekening voor de verrichte diensten. Die kosten incasseert de bank automatisch en ook als je niet voldoende saldo hebt komen de kosten toch in mindering op je rekening. De kosten horen in de resultatenrekening, voor € 49,36 aan kosten boek je de volgende journaalpost:

Boekh-05-23.tif

Meestal zijn de kosten niet belast met omzetbelasting.

De kosten kun je in Boekhouden Totaal direct boeken door geen relatie of factuur te selecteren, maar het grootboeknummer direct in te vullen. De kosten zijn uitgaven dus moet je een negatief bedrag invullen. Het btw-type is niet van toepassing.

Boekh-05-40.tif

De bank brengt de kosten in mindering in de maand juli, maar geeft daarbij aan dat de valutadatum 30 juni is. Deze valutadatum kun je ook hanteren zodat de kosten onderdeel zijn van de maand juni ondanks dat je het bankafschrift in juli verwerkt. Door gebruik van de valutadatum komen de kosten op de grootboekkaart in juni terecht, waar de kosten ook horen. De kosten hebben immers betrekking op het tweede kwartaal.

5.3.7 Boeking van bankrente

De boeking van bankrente gaat op dezelfde wijze als bankkosten, maar bankrente kan bestaan uit een positief gedeelte en een negatief gedeelte. Het saldo van die twee zie je meestal als aftrekpost of bijtelling op je bankafschrift. Je kunt volstaan met het boeken van dat saldo, maar je kunt ook voor een afzonderlijke boeking kiezen. De afrekening voor het tweede kwartaal is als volgt:

Boekh-05-23.tif

Wanneer je het geheel als één post boekt, dan krijg je de volgende journaalpost:

Boekh-05-23.tif

Je banksaldo neemt toe en de ‘kosten’ komen aan de creditzijde. Een boeking op de creditzijde van de resultatenrekening betekent een opbrengst en je ziet ook het saldo van je bezit toenemen door debitering op de bank.

Wanneer je de regels afzonderlijk wilt boeken, dan moet je ook afzonderlijke grootboekrekeningen hanteren voor de bankrente. Bij het gebruik van alleen 4900 Rente en kosten bank boek je alles op één grootboekrekening en heb je geen onderscheid in kosten en rente. In dat geval is het ook niet informatief om voor debetrente en creditrente een afzonderlijk regel te boeken.

Je kunt de rekeningen 4901 Betaalde bankrente en 4902 Ontvangen bankrente toevoegen om afzonderlijk te boeken. De rentekosten boek je debet, dat noemt de bank debetrente, en de renteontvangst boek je credit, de bank noemt dat ook creditrente. Je krijgt dan de volgende journaalpost:

Boekh-05-23.tif

De boeking op bank is natuurlijk niet anders dan de eerdere journaalpost. Het effect in de resultatenrekening is per saldo nog steeds een opbrengst van € 3,59, maar je hebt wat meer specificatie.

In Boekhouden Totaal moet je de uitgave negatief boeken en de ontvangst positief. Om op twee verschillende rekeningen te boeken moet je twee verschillende regels gebruiken. De journaalpost is dan opgesplitst per regel.

Boekh-05-41.tif

Per saldo heb je een mutatie van € 3,59 positief wat je boven aan het scherm kunt zien.

5.3.8 Boeking van uitgaven met een eigen creditcard

Bij afrekening van een creditcard krijg je een overzicht met daarop de specificatie van je saldo. De betaling die je op je bankafschrift ziet is vaak een onderdeel van dat overzicht en sluit niet per se aan op het uiteindelijke saldo. De specificatie van kosten komt met andere woorden niet overeen met het bedrag dat je op dat moment betaalt. Stel dat je het volgende overzicht hebt voor de maand juni:

Boekh-05-bank03.ai

Op het overzicht over de maand juni komt geen bankmutatie voor. Wel zie je een kostenbedrag, maar dat betaal je pas in de maand daarna. Het volgende afschrift krijg je in augustus:


Boekh-05-bank04.ai

Op dit overzicht, dat je pas in augustus ontvangt, zie je de bankbetaling die je in juli op je bankafschrift aantreft ter grootte van € 145,12. Dit is het bedrag dat je in het bankboek wilt boeken. Dat bedrag komt overeen met het overzicht van juni. Bij betaling in juli kun je als onderbouwing gebruikmaken van het overzicht uit juni. Op dat overzicht zie je de aanschaf van een antiviruspakket, dat je kunt boeken als kantoorbenodigdheden. Op de aanschaf is geen btw van toepassing. Naast het afschrift van je creditcard heb je overigens wel facturen nodig ter onderbouwing van de uitgaven. Alleen het afschrift is niet voldoende voor het boeken van kosten.

De journaalpost van de bankbetaling is dan:

Boekh-05-23.tif

In Boekhouden Totaal geef je bij de boeking aan dat de aanschaf een aankoop in het buitenland betreft, btw-type 4a Leveringen uit landen buiten de EU.

Boekh-05-42.tif

Het is gemakkelijker om de afrekening eerst te boeken in het inkoopboek en de betaling hetzelfde te boeken als een inkoopfactuur, dus alsof je een crediteur betaalt. Zie voor de verwerking van de beide afrekeningen paragraaf 5.1.9.

Na de boeking van het afschrift in het inkoopboek, behandel je de betaling als ‘gewone’ crediteur. Je kiest voor de relatie Creditcard en selecteert het afschrift dat je betaalt.

Boekh-05-46.tif

Na opslag is de journaalpost ook alsof er sprake is van een gewone crediteur:

Boekh-05-23.tif

Boekh-05-47.tif

5.3.9 Boeking van ontvangsten via pinapparaten met gebruik van bankpas

Wanneer je in je winkel gebruikmaakt van een pinapparaat, dan is de afhandeling van die transactie in je administratie iets ingewikkelder dan bij contante betaling. Net als bij contante betaling is er sprake van een directe ontvangst van je geld, alleen hoef je het geld niet zelf naar de bank te brengen. Het gemakkelijkst kun je de omzet boeken alsof je deze via de kas ontvangt, zodat je de omzetbelasting ook via het kasboek verwerkt. Verder ga je te werk alsof je het kasgeld naar de bank brengt. Je doet dat niet zelf, maar het gebeurt automatisch al komt het alleen wel op hetzelfde neer.

Bij de verwerking van je kasmutaties boek je de pintransacties op rekening 2010 Kruisposten pin, zie daarvoor ook paragraaf 10. De echte bijschrijving op je bankafschrift boek je dan af op die rekening 2010 Kruisposten pin.

Op 14 juli verkoop je in de winkel voor totaal € 2.380, inclusief € 380 omzetbelasting. De omzet boek je als volgt in het kasboek:

Boekh-05-23.tif

Door deze journaalpost neemt het saldo in de kas met € 2.380,00 toe. Dat is echter onjuist omdat het geld immers niet daadwerkelijk in de kassala ligt. Aanvullend boek je dan ook:

Boekh-05-23.tif

Hierdoor neemt het kassaldo weer af met € 2.380,00. Overigens kun je de beide journaalposten ook combineren tot één en boeking op rekening 1000 Kas achterwege laten. De gecombineerde journaalpost is in dat geval:

Boekh-05-23.tif

Dit komt op hetzelfde neer.

In het kasboek heb je de omzetbelasting geboekt. Je gaat dat dus niet nogmaals doen bij ontvangst van het geld op de bankrekening.

Een dag later ontvang je het bankafschrift waarop de verkoop via het pinapparaat is bijgeschreven. Door die bijschrijving neemt het banksaldo toe en dat kun je afboeken op rekening 2010 Kruisposten pin. Na volledige verwerking heb je meer geld op de bank en is het kassaldo gelijk gebleven. In het bankboek krijg je dus de volgende journaalpost:

Boekh-05-23.tif

Verwerking in Boekhouden Totaal

Eerst volgt hier de boeking van de omzet, die boek je geheel alsof je het geld wel in je kassala hebt liggen.

Boekh-05-01.tif

Je ziet dat het kassaldo door deze boeking toeneemt naar € 2.380,00. Vervolgens boeken we over naar de kruisposten:

Boekh-05-02.tif

Het saldo van de kas is door deze boeking weer afgenomen naar € 0,00.

De opbrengst staat hierdoor op de juiste rekening, je hebt de omzetbelastingschuld aan de fiscus geboekt en in afwachting van de bankontvangst staat je vordering op rekening 2010 Kruisposten pin. Op het moment van ontvangst op de bank verwerk je dat als volgt:

Boekh-05-03.tif

Hierdoor zie je dat het banksaldo toeneemt van € 0,00 naar € 2.380,00. Op rekening 2010 Kruisposten pin staat na deze boeking geen saldo meer. De rekening is weer leeggeboekt:

Boekh-05-04.tif

5.3.10 Boeking van ontvangsten via pinapparaten met gebruik van creditcard

Naast ontvangsten via de pinpas is het mogelijk om te verkopen, waarbij je klanten betalen met een creditcard. Dit werkt eigenlijk precies hetzelfde als bij pinnen met een pinpas. Je moet dus ook gebruik gaan maken van een kruispost, waarbij het is aan te bevelen om voor iedere creditcard die je accepteert een aparte kruispost te maken. Ten opzichte van de pinpas bestaat echter wel een groot verschil omdat de creditcardmaatschappij bij storting op je bankrekening kosten in mindering brengt. De ontvangst is dan dus minder dan je van tevoren had bedacht. Voor het volgende voorbeeld gaan we uit van min of meer dezelfde situatie als in paragraaf 5.3.9 alleen rekent de creditcardmaatschappij 1% kosten. Op je bankrekening ontvang je dan geen € 2.380,00 maar € 2.356,20. Het verschil is het kostenbedrag van € 23,80. In het voorbeeld is sprake van een mastercard.

Bij verkoop boek je via de kas eerst de omzet en vervolgens op rekening 2011 Kruisposten mastercard:

Boekh-05-05.tif

Het kassaldo blijft door deze beide boekingregels € 0,00 zoals dat ook bij de pinbetaling het geval was. Het verschil met de pinbetaling is dat je vordering nu tot ontvangst op de bank staat te wachten op rekening 2011 Kruisposten mastercard.

Bij de ontvangst van je geld, moet je de gehele vordering op rekening 2011 afboeken, maar je krijgt niet dat gehele bedrag binnen. Van het verschil weet je dat dit kosten zijn die in mindering zijn gebracht en die kosten boek je dus naar een kostenrekening. Eerst doe je dus net of je het hele bedrag wel binnenkrijgt:

Boekh-05-06.tif

Het saldo neemt hierdoor toe naar € 2.380,00 en zoals bekend is dat niet juist. Dus boek je een nieuwe regel voor de kosten:

Boekh-05-07.tif

Let op dat je de kosten negatief boekt. Het saldo is na deze tweede regel € 2.356,20 en dat is ook het bedrag dat je op de bank hebt ontvangen. De kosten zijn overigens altijd zonder omzetbelasting, dus daar hoef je hier geen rekening mee te houden. De kosten komen in de resultatenrekening:

Boekh-05-09.tif

en de vordering die op 2011 Kruisposten mastercard stond is weer geheel afgenomen.

Boekh-05-08.tif

5.3.11 Kasopname en -storting bij de bank

Als je naar de bank gaat en daar geld opneemt aan de balie of uit de automaat om als kasgeld te gebruiken dan daalt het saldo van je bankrekening en stijgt het saldo van je kas. De kas wordt meer en moet je debiteren, bank wordt minder en moet je crediteren. Van een opname van € 1.000,00 boek je dan:

Boekh-05-04.tif

Op zichzelf is dat correct, maar nu komt het probleem dat we met dagboeken werken. Je boekt deze journaalpost in het dagboek bank omdat je de afboeking op je afschrift tegenkomt. Maar als je met het kasboek bezig bent kom je daar een toename van kasgeld tegen en boek je de journaalpost nogmaals. Je loopt dus het gevaar twee keer te boeken en daardoor stijgt je kassaldo met € 2.000,00 in plaats van € 1.000,00 en daalt je banksaldo administratief met € 2.000,00 in plaats van € 1.000,00 en dat is uiteraard niet de bedoeling. Om dat te voorkomen is het niet toegestaan om rechtstreeks te boeken op de rekening kas omdat die rekening is gekoppeld aan het dagboek kas, maar gebruik je een rekening 2000 Kruisposten. Bij de verwerking van het dagboek bank gebruik je in plaats van de rekening kas dus kruisposten en krijg je de volgende journaalpost:

Boekh-05-04.tif

Bij de verwerking van het kasboek gebruik je in plaats van de rekening bank ook de rekening kruisposten. In het kasboek krijg je dan de volgende journaalpost:

Boekh-05-04.tif

Als je naar de grootboekrekeningen kijkt geeft dat het volgende beeld:

Boekh-05-04.tif

Door de pijlen zie je een kruis richting de grootboekkaart kruisposten en is de omschrijving ook verklaard. Belangrijk is wel dat je regelmatig het saldo van de grootboekrekening controleert. Je ziet dat het saldo altijd glad moet lopen.

In Boekhouden Totaal boek je direct op de rekening kruisposten en gebruik je voor de opname van kasgeld een negatief bedrag. De opname van € 1.000,00 boek je als volgt:

Boekh-05-48.tif

Voor de storting van kasgeld moet je natuurlijk ook gebruikmaken van kruisposten. Bij de boeking in Boekhouden Totaal gebruik je dan een positief bedrag. De storting van kasgeld aan het einde van de maand voor een bedrag van € 15.000,00 leidt tot de volgende journaalpost in het bankboek:

Boekh-05-04.tif

En in het kasboek:

Boekh-05-04.tif

Na beide boekingen, één in het dagboek bank en één in het dagboek kas, is het saldo van de rekening kruisposten weer nul.

Het dagboek bank is in Boekhouden Totaal dan als volgt:

Boekh-05-49.tif

5.4 Kasboek

Het kasboek gebruik je voor alle ontvangsten en uitgaven die je doet via de kas. Het is makkelijk om voor ontvangsten die je afnemers met pinpas, chip of creditcard betalen eerst ook te behandelen alsof zij met contant geld betalen.

5.4.1 Contante verkopen

Bij contante verkoop ontvang je direct je geld voor de levering van goederen of diensten. Je kas neemt door een verkoop toe en dat heeft invloed op je resultatenrekening. Tegenover de ontvangst van kasgeld staat de opbrengst en daarbij moet je rekening houden met omzetbelasting. De boeking is hetzelfde als de verkoop aan een debiteur, die afneemt op rekening, met het verschil dat je direct betaald krijgt. De journaalpost die je moet verwerken voor een contante verkoop van € 12,95 is:

Boekh-05-04.tif

De verkoop van € 12,95 is in dit geval inclusief omzetbelasting. Bij een hoog tarief van 19% is de verkoopprijs als volgt opgebouwd:

Boekh-05-04.tif

Wanneer je alleen het bedrag inclusief omzetbelasting weet, dan bereken je het bedrag van de omzetbelasting als volgt:

19 / 119 * € 119,00 = € 19,00.

Wil je het bedrag exclusief omzetbelasting weten, dan bereken je dat als volgt:

100 / 119 * € 119,00 = € 100,00.

Bereken de omzetbelasting dus niet door 19% van € 119,00 te berekenen, dat is € 22,61 en als je dat afdraagt dan doe je jezelf te kort. Je houdt dan immers maar € 119,00 -/- € 22,61 = € 96,39 voor jezelf over terwijl dat € 100,00 moet zijn.

De omzetbelasting in het bedrag van € 12,95 bedraagt dan:

19 / 119 * € 12,95 = € 2,07.

Voor het lage tarief van 6% is de berekeningswijze hetzelfde. Bij een bedrag van € 53,00 inclusief 6% omzetbelasting is de omzetbelasting:

6 / 106 * € 53,00 = € 3,00.

Het bedrag exclusief omzetbelasting is:

100 / 106 * € 53,00 = € 50,00.

De verkoop per kas zul je overigens niet per afzonderlijke verkoop boeken in je administratie. Je maakt natuurlijk gebruik van een kassa­systeem, dat het totaal van de verkopen optelt totdat je een z-afslag maakt. Op de z-afslag staat het totaal van de verkopen sinds de vorige z-afslag en gespecificeerd naar de verschillende btw-tarieven. In je administratie verwerk je de omzet per dag, week of maand.

Voor de registratie van de verkopen in de kas gebruik je per soort btw-tarief een aparte regel. Zoals ook beschreven bij het verkoopboek maak je daarnaast gebruik van verschillende omzetrekeningen die aansluiten op het btw-tarief. De z-afslag voor de maand juli laat het volgende zien:

Boekh-05-04.tif

Daarvan maak je de volgende journaalpost:

Boekh-05-04.tif

In Boekhouden Totaal moet je voor de verwerking twee regels gebruiken, waarbij het pakket per regel een aparte journaalpost maakt. Eerst de verkopen met hoog btw-tarief:

Boekh-05-52.tif

Vervolgens de verkopen met laag btw-tarief:

Boekh-05-53.tif

Voor de verwerking van de omzet was het kassaldo nul. Na de verwerking is het nieuwe saldo € 19.970,42, zoals is te zien bij de tweede journaalpost.

5.4.2 Contante verkopen via pinautomaat met bankpas, chip- of creditcard

Verkopen die je klant met pinpas, chip- of creditcard betaalt, behandel je eerst alsof je gewoon contant geld ontvangt. De opbrengst boek je zoals beschreven is in paragraaf 5.4.1. Vervolgens boek je de via het pinapparaat betaalde omzet alsof je dat geld stort bij de bank. Omdat je het geld niet in kas hebt boek je dus een ‘uitgave’. Stel dat het overzicht uit paragraaf 5.4.1 ook weergeeft welk gedeelte contant is ontvangen en welk gedeelte op andere wijze:

Boekh-05-04.tif

De boeking van de omzet heeft al plaatsgevonden, daarvan heb je geboekt:

Boekh-05-04.tif

Door deze journaalpost neemt je kassaldo toe met € 19.970,42, maar zoals je ziet in de afrekening van juli is dat niet correct. Het kassaldo moet toenemen met € 10.318,17. Na deze journaalpost moet je de ontvangsten via pin of chip en mastercard nog verwerken. Daar gebruik je twee aparte grootboekrekeningen voor: 2010 Kruisposten pin en 2011 Kruisposten mastercard. Wanneer je nog andere creditcards accepteert maak je daarvoor ook aparte grootboekrekeningen aan.

De kas boek je dus af en de kruisposten boek je als vordering op. Je krijgt de volgende journaalpost:

Boekh-05-04.tif

Door deze journaalpost daalt het kassaldo naar € 19.970,42 -/- € 9.652,25 = € 10.318,17 wat gelijk is aan de opstelling over juli.

Voor het gebruik van de beide kruisposten moet je in Boekhouden Totaal gebruikmaken van twee regels:


Boekh-05-54.tif


Boekh-05-55.tif

Op je bank krijg je de transacties op een later moment bijgeschreven. Op dat moment boek je de ontvangst af op de verschillende kruisposten. Na verwerking van je bank moet de kruispost een nulsaldo hebben. Zie voor de verwerking via de bank paragraaf 5.3.9 en 5.3.10.

5.4.3 Kosten via kas

Naast inkomsten in je kas heb je ook uitgaven. Meestal is er sprake van kleine uitgaven, bijvoorbeeld een emmer bij Blokker van € 3,00. Als verantwoording van de uitgave doe je een bonnetje in de kassa. Op dat bonnetje moet het bedrag inclusief btw vermeld staan, het bedrag exclusief btw en afzonderlijk de btw. Officieel moet het bonnetje overigens op naam van de onderneming gesteld staan. In de prijs van de emmer is € 0,48 btw opgenomen. Je boekt:

Boekh-05-04.tif

De emmer ga je gebruiken voor schoonmaakwerkzaamheden dus boek je op rekening Onderhoud/schoonmaak. In Boekhouden Totaal hoef je nu alleen de grootboekrekening te kiezen met het juiste btw-type en vervolgens vul je het bedrag in inclusief de btw. Let op dat je negatieve bedragen invult voor de uitgave.

Boekh-05-56.tif

Voor alle uitgaven die je per kas doet, geldt wel dat je zelf moet bedenken welke kostenrekening van toepassing is. Kun je geen goede grootboekrekening vinden, dan moet je de rekening toevoegen.

5.4.4 Opname van kasgeld en storting op de bank

De opname van kasgeld bij je bank betekent een toename van kasgeld en storting van kasgeld op je bankrekening betekent een afname van de kas. Voor de opname van € 1.000,00 bij de bank zou je in het kasboek de volgende journaalpost willen boeken:

Boekh-05-04.tif

Maar als je het bankafschrift waarop de kasopname staat vermeld wilt verwerken in het bankboek, dan maak je precies dezelfde journaalpost. Het gevolg in je administratie is dat je kas met € 2.000,00 toeneemt en je bank met € 2.000,00 afneemt terwijl dat in werkelijkheid niet het geval is. Zoals ook beschreven is in paragraaf 5.3.11 mag je in het kasboek niet rechtstreeks boeken op de rekening bank, maar gebruik je de grootboekrekening kruisposten. In het kasboek is de journaalpost dan:

Boekh-05-04.tif

Bij de verwerking in het bankboek krijg je de journaalpost:

Boekh-05-04.tif

Het saldo op de rekening kruisposten is na verwerking van beide journaalposten nul. De combinatie van de beide journaalposten is hetzelfde als de journaalpost die je eigenlijk had willen boeken:

Boekh-05-04.tif

In paragraaf 5.3.11 staat het effect van de boekingen op de grootboekkaarten beschreven.

Boekh-05-57.tif

Voor de storting van kasgeld op de bank geldt hetzelfde. Je mag niet direct op de bank boeken, maar moet ook hier gebruikmaken van de rekening kruisposten. Een storting van € 15.000 boek je dus als volgt:

Boekh-05-04.tif

Boekh-05-58.tif

Na verwerking van opnames en stortingen in zowel het kasboek als het bankboek moet de rekening Kruisposten geen saldo meer hebben. Dat is hier ook het geval, de boekingen aan de debetzijde zijn gelijk aan de boekingen aan de creditzijde:

Boekh-05-59.tif

5.4.5 Storting en opname van eigen geld in de kas

Wanneer je te weinig kasgeld hebt en ook onvoldoende saldo op je zakelijk bankrekening om het aan te vullen, dan kun je zelf kasgeld bijleggen van je privérekening. Die aanvulling van kasgeld heeft invloed op je eigen vermogen. Voor het eigen vermogen gebruik je een rekening ‘kapitaal’ waar je gedurende het boekjaar niet direct op boekt. Voor wijzigingen in het eigen vermogen gebruik je een aparte grootboekrekening die je Privé noemt. Voor aanvulling van kasgeld van € 5.000,00 boek je dan:

Boekh-05-04.tif

In Boekhouden Totaal geef je een positief bedrag aan en kies je voor de juiste grootboekrekening. Omzetbelasting is hierbij niet van toepassing:

Boekh-05-60.tif

Andersom kun je ook geld uit de kas halen omdat je dat nodig hebt om van te leven. Ook in dat geval boek je op rekening Privé maar dan met een negatief bedrag. De journaalpost voor de opname van € 500,00 is:

Boekh-05-04.tif

Boekh-05-61.tif

5.4.6 Kasverschillen

Aan het einde van de maand of misschien elke dag tel je het kasgeld en stem je dat af met je administratie.

Boekh-05-62.tif

Op de grootboekkaart Kas staat een saldo van € 815,17. Dat kun je bepalen door het verschil te nemen tussen de debetzijde van de grootboekkaart € 28.350,42 en de creditzijde € 27.535,25. De debetzijde is hoger dan de creditzijde dus is sprake van een debetsaldo. Omdat Kas een bezitrekening is houdt dat in dat de kas administratief een positief saldo heeft van € 815,17. Een negatief saldo in kas is ook niet mogelijk, minder dan nul kun je immers niet in kas hebben.

Als uit de telling van het aanwezig kasgeld blijkt dat je maar € 810,00 echt in kas hebt liggen, dan heb je een negatief kasverschil van € 5,17. De kas moet je dan afboeken en omdat er sprake is van een negatief verschil boek je het verschil als kosten in de resultatenrekening. Door afboeking van de kas aan de creditzijde boek je de kosten vanzelf aan de debetzijde.

Boekh-05-04.tif

In het kasboek boek je het verschil op de juiste grootboekrekening met een negatief bedrag en zonder toepassing van omzetbelasting.

Boekh-05-63.tif

Na verwerking van het verschil zie je dat het nieuwe kassaldo overeenkomt met de getelde kashoeveelheid, namelijk € 810,00.

5.5 Memoriaal

Het dagboek Memoriaal gebruik je in de gevallen dat je de overige dagboeken niet kunt gebruiken. Een andere benaming is ook het diverse postenboek, maar Boekhouden Totaal gebruikt memoriaal. In de voorgaande dagboeken gebruik je automatische tegenrekeningen. In het kasboek geef je aan op welke kostenrekening je bijvoorbeeld wilt boeken en de journaalpost boekt automatisch tegen op Kas, voor het bankboek is de automatische tegenrekening Bank, voor het inkoopboek Crediteuren en voor het verkoopboek Debiteuren. In het memoriaal is geen sprake van een automatische tegenrekening. Voor verwerking van een boeking in het memoriaal moet je iedere journaalregel zelf invoeren.

5.5.1 Afboeking voorraden

Bij de verkoop van goederen boek je de opbrengst via het verkoopboek, of bij contante verkoop via het kasboek. De opbrengst komt in de resultatenrekening, maar daar horen de kosten die je zelf voor de goederen betaalt tegenover te staan om je winst te bepalen. Voor deze kostenboeking gebruik je het memoriaal. Aan het einde van een periode bepaal je de waarde van je voorraad en kijk je wat de waarde is volgens je administratie. Aan het begin van de maand juli was je voorraad € 8.459,00 waard. Diverse aankopen die je in juli hebt gedaan heb je via het inkoopboek op de voorraadrekening geboekt, zodat de waarde eind juli is opgelopen tot € 27.891,00. Bij telling van de voorraad en waardebepaling door de aantallen te vermenigvuldigen met de aanschafprijs kom je op een waarde per eind juli van € 5.411,00. Het verschil tussen € 27.891,00 en € 5.411,00 boek je af naar de resultatenrekening. Je boekt de volgende journaalpost:

Boekh-05-04.tif

Hiermee bereik je dat je kosten boekt in de resultatenrekening en je krijgt de juiste waarde van je voorraad op je balans.

Beide regels moet je in Boekhouden Totaal afzonderlijk invullen om de volledige journaalpost te kunnen verwerken.

Boekh-05-64.tif

Boekh-05-65.tif

Het overzicht van de regels is in het memoriaal gelijk aan de journaalpost.

5.5.2 Activeren en afschrijven

Activeren is het boeken van kosten op de balans, zodat deze de resultatenrekening niet beïnvloeden, waarna je op de kosten gaat afschrijven. Door afschrijving op de geactiveerde kosten boek je de kosten over een langere periode ten laste van de resultatenrekening. Activeren doe je dan ook voor investeringen, waarbij het gebruik van de aanschaf over een langere periode dan een jaar zal zijn. Fiscaal moet je de kosten in minimaal vijf jaar ten laste van de resultatenrekening brengen, zodat je afschrijvingspercentage altijd minimaal 20% zal zijn. Activeren doe je alleen voor investeringen boven de € 450,00. Uitgaven onder dat bedrag breng je wel in één keer ten laste van de resultatenrekening. Zou je niet activeren dan beïnvloed je het resultaat te zwaar in de periode van aanschaf. Een aanschaf van € 30.000,00 die je gedurende vijf jaar gaat gebruiken wil je niet in de maand van aanschaf geheel ten laste van je opbrengsten boeken, dat beïnvloedt je winst dan veel te zwaar. Je boekt de aanschaf dus eerst, via het inkoopboek, op je balans:

Boekh-05-04.tif

De kosten breng je in 60 maanden ten laste van de resultatenrekening. De afschrijving per maand is dan € 30.000,00 / 60 = € 500,00. Iedere maand boek je dan:

Boekh-05-04.tif

Na verloop van 60 maanden is het totaal van de kosten geheel ten laste van de resultatenrekening gekomen en is de waarde op de balans nul.

De journaalpost voor de afschrijvingskosten moet je boeken via het memoriaal.

Boekh-05-66.tif

Boekh-05-67.tif

Bij de activering en afschrijving van auto’s is het gebruikelijk om rekening te houden met de restwaarde die een auto nog heeft na verloop van een periode. Bij de aanschaf van een auto ter grootte van € 39.020,00 ga je uit van een restwaarde na vijf jaar van € 5.000,00. De afschrijving is dan per maand: (€ 39.020,00 -/- € 5.000,00) / 60 = € 567,00. Na vijf jaar heb je dan € 34.020,00 ten laste van de resultatenrekening geboekt en is de waarde van de auto op de balans € 5.000,00.

In Boekhouden Totaal kun je voor de berekening en boeking van de afschrijving gebruikmaken van de vaste activa. Vul eerst de gegevens van je investering in:

Boekh-05-68.tif

Gebruik vervolgens de knop Afschrijvingen om de afschrijving per maand te berekenen en door te boeken naar het memoriaal.

pag194_1.psd

In het memoriaal staan de afschrijvingen voor de komende vijf jaar nu klaar in één journaalpost:

Boekh-05-70.tif

Bij een verkoop op een eerder moment dan na vijf jaar moet je wel de resterende afschrijvingstermijnen handmatig verwijderen.

Bij de verkoop van geactiveerde bedrijfsmiddelen moet je rekening houden met de restwaarde. Verkoop je de auto nadat je 30 maanden hebt afgeschreven dan is de restwaarde € 39.020,00 - (30 * € 567,00) = € 22.010,00. Bij verkoop voor € 25.000,00 exclusief omzetbelasting maak je een verkoopfactuur voor het totaalbedrag die je boekt via het verkoopboek. Dan is er geen sprake van een opbrengst verkopen maar van een incidentele bate. Het is immers niet gebruikelijk dat je auto’s verkoopt. De journaalpost is dan via het verkoopboek:

Boekh-05-04.tif

Na deze boeking heb je een positief resultaat in de resultatenrekening van € 25.000,00. Daar staat de waarde van de auto op de balans echter nog tegenover. Die waarde is € 22.010,00 maar kan niet langer op de balans blijven staan omdat je de auto hebt verkocht. De afboeking doe je wel via het memoriaal:

Boekh-05-04.tif

De opbrengst die je dan overhoudt in de resultatenrekening is € 25.000,00 -/- € 22.010,00 = € 2.990,00. Oorspronkelijk heb je de auto gekocht voor € 39.020,00 en na verloop van tijd heb je die verkocht voor € 25.000,00. De totale kosten voor het gebruik van de auto waren dus € 39.020,00 -/- € 25.000,00 = € 14.020,00. In de loop van de tijd heb je die kosten ook ten laste van je resultatenrekening gebracht:

Boekh-05-04.tif

5.5.3 Personeelskosten

Voor de verwerking van de personeelskosten in de administratie moet je eerst weten hoe de loonkosten zijn opgebouwd. Met personeel spreek je een brutosalaris af dat je maandelijks moet betalen. Naast dat brutosalaris zul je vaak een afspraak maken over vakantiegeld dat je in mei of juni uitbetaalt, meestal spreek je een percentage af van 8%. Die kosten komen dus bovenop de kosten van het brutosalaris. Over het salaris moet je sociale premies berekenen die je afdraagt aan de belastingdienst. Deze premies houdt je in op het salaris, zodat de werknemer die kosten zelf betaalt, maar daarnaast heb je te maken met een percentage dat je als werkgever moet afdragen. Die kosten komen dus ook bovenop het brutosalaris. Ten slotte kun je nog te maken hebben met een pensioenregeling, waarvoor je maar maximaal 50% van de premie die je betaalt in mindering mag inhouden op het salaris, dus ook dat zijn aanvullende kosten. Het totaal van de uitgave aan loon doe je aan de werknemer, de belastingdienst en de pensioenverzekeraar.

Als voorbeeld de volgende gegevens:

  • Het brutosalaris bedraagt € 2.500,00 per maand.
  • Vakantiegeld is 8%.
  • De pensioenpremie is 28%, waarvan werkgever en werknemer beiden de helft betalen. Per maand bereken je over de eerste € 1.417,00 geen premie.
  • Premie voor de werkloosheidswet, onderdeel WGA, bedraagt voor werkgever en werknemer 0,135% van het SVW-loon. Het SVW-loon is het loon na aftrek van de inhouding pensioenpremie.
  • Premie voor de werkloosheidswet, onderdeel Awf bedraagt voor de werkgever 4,15% na aftrek van € 1.370,25 van het SWV-loon per maand.
  • De premie voor WAO bedraagt voor de werkgever 5,85%.
  • Premie voor zorgverzekeringswet betaalt de werkgever en bedraagt 6,9%. Over deze vergoeding is de werknemer wel loonbelasting verschuldigd.

Aan de hand van deze gegevens kun je het nettoloon berekenen:

Boekh-05-04.tif

De vergoeding ZVW tel je eerst bij in de opstelling om met de vergoeding rekening te kunnen houden voor de berekening van de loonbelasting. De vergoeding keer je niet aan de werknemer uit, maar moet je afdragen aan de belastingdienst. Van het totale brutosalaris betaal je € 1.711,71 aan de werknemer uit, € 151,62 betaal je aan de pensioenverzekeraar en € 636,67 draag je af aan de belastingdienst. Daarnaast moet je de premie ZVW aan de belastingdienst afdragen, waarbij dat ook extra kosten zijn bovenop het brutosalaris.

Naast de voorgaande opstelling heb je nog de volgende kosten:

Boekh-05-04.tif

  • Kosten voor vakantiegeld, reserveren op je balans:

Boekh-05-04.tif

De totale kosten voor de werkgever zijn:

Boekh-05-04.tif

Die kosten verdeel je als volgt:

Boekh-05-04.tif

In de resultatenrekening gebruik je de volgende rekeningen:

  • 4000 Brutoloon, voor de brutoloonkosten
  • 4010 Vakantiegeld, voor de kosten aan vakantiegeld
  • 4020 Sociale lasten, voor alle sociale lasten inclusief de vergoeding zorgverzekeringswet
  • 4030 Pensioenlasten, voor pensioenkosten

Nu je weet hoe de kosten verdeeld moeten worden en aan wie je die kosten uitbetaalt kun je de volgende journaalpost maken:

Boekh-05-04.tif

In de periode juni tot en met mei bouwt de werknemer maandelijks € 200,00 aan vakantiegeld op. In mei betaal je dat uit als brutoloon, totaal € 2.400,00. Dat bedrag boek je in mei vervolgens niet op rekening 4000 Brutoloon, maar op 1950 Reservering vakantiegeld. Deze laatste rekening staat op de balans en door daarvan af te boeken krijg je geen kosten in de resultatenrekening. Dat hoeft ook niet omdat je gedurende het jaar de kosten al als vakantiegeld hebt geboekt op rekening 4010 Vakantiegeld. De kosten verdeel je op die manier geleidelijk over het jaar dat je werknemer aan het werk is.

In Boekhouden Totaal leidt de journaalpost tot 8 verschillende boekingsregels:

Boekh-05-71.tif

5.5.4 Transitoria

Transitoria zijn balansposten die zowel debet als credit kunnen voorkomen. Wanneer je kosten of opbrengsten hebt die in een latere periode op de resultatenrekening terecht moeten komen, dan zet je die posten tot het aanbreken van die periode op de balans. Die posten noem je transitoria.

Huurkosten moet je bijvoorbeeld per drie maanden vooraf betalen. Stel dat je € 4.500,00 huur hebt betaald op 1 december dat je via het bankboek als volgt hebt geboekt:

Boekh-05-04.tif

De kosten staan dan voor het totaal in je resultatenrekening, terwijl de kosten betrekking hebben op de maanden december, januari en februari. De kosten zijn dus op balansdatum van 31 december te hoog in de resultatenrekening opgenomen. € 3.000,00 moet je overboeken naar de balans om dat te corrigeren. Je boekt daarvan:

Boekh-05-04.tif

Door deze journaalpost nemen de totale kosten met € 3.000,00 af zodat alleen de kosten voor de maand december in de resultatenrekening achterblijven. Eind januari moet je het gedeelte voor januari afboeken door middel van de journaalpost:

Boekh-05-04.tif

En in februari maak je dezelfde journaalpost. Je verdeelt de kosten daarmee netjes over de juiste periodes.

Als verhuurder maak je andersom een soortgelijke journaalpost. Je verhuurt een pand in de maanden december tot en met februari en ontvangt daarvoor in december € 4.500,00 huur per bank. Op dat moment heb je geboekt:

Boekh-05-04.tif

Om ook in deze resultatenrekening een correcte verdeling van de opbrengst te maken, boek je een gedeelte van de opbrengst naar de balans:

Boekh-05-04.tif

Daarmee bereik je dat je in de resultatenrekening een opbrengst laat zien in december van € 1.500,00 in de plaats van € 4.500,00.

Eind januari en eind februari boek je het juiste gedeelte naar de resultatenrekening:

Boekh-05-04.tif

5.5.5 Schoonboeken btw

Aan het einde van een maand of kwartaal moet je aangifte doen voor de omzetbelasting. Gedurende die periode heb je bij verkopen geboekt op rekening 1510 Af te dragen btw hoog tarief en eventueel op 1520 Af te dragen btw laag tarief. Daarnaast heb je bij het boeken van inkopen, investeringen en kosten de terug te vorderen omzetbelasting geboekt op de rekeningen 1591 Betaalde voorbelasting hoog en 1592 Betaalde voorbelasting laag.

De saldi op die rekeningen gebruik je om de btw-aangifte op te stellen. Na indiening van de aangifte kun je de schuld aan de belastingdienst boeken op rekening 1590 Afdracht btw en boek je de saldi van de overige rekeningen af tot nul. Dit is het schoonboeken van de btw-rekeningen. Voor de volgende periode kun je dan makkelijke de bedragen voor de nieuwe aangifte bekijken.

Stel dat je eind juli de volgende gegevens hebt op de verschillende rekeningen:

Boekh-05-04.tif

Dat betekent:

Boekh-05-04.tif

De aangifte vul je in met op hele euro afgeronde bedragen:

Boekh-05-04.tif

Je houdt een afrondingsverschil over van € 0,32. Dat kun je gelijk naar de resultatenrekening boeken. Het is een voordelig verschil, want je betaalt minder en daarom boek je op de creditzijde van de resultatenrekening. De journaalpost voor het schoonboeken van de rekeningen is:

Boekh-05-04.tif

Op rekening 1590 Afdracht BTW krijg je de schuld te zien die overeenkomt met de aangifte. De betaling boek je via het bankboek af op deze rekening. De overige rekeningen hebben een nulsaldo. Aan het einde van de volgende periode kun je dan precies zien wat je hebt opgeboekt en wat je moet aangeven.

Boekh-05-72.tif

5.5.6 Privémutaties

Privémutaties zijn mutaties die een effect hebben op het eigen vermogen van je onderneming. De opname van kasgeld is een voorbeeld van een privémutatie, maar deze is al besproken in paragraaf 5.4.5. Een opname van je zakelijke bankrekening werkt op dezelfde wijze.

 

Een andere privémutatie kan zijn dat je kosten maakt die je eerst privé betaalt en vervolgens wilt boeken in de onderneming. Je gaat bijvoorbeeld naar het postkantoor en koopt daar met je eigen geld voor € 44,00 aan postzegels. Het bonnetje wil je vervolgens boeken in de onderneming zonder dat je daarvoor geld ontvangt. Dan boek je die kosten via privé met de volgende journaalpost:

Boekh-05-04.tif

Postzegels zijn niet belast met omzetbelasting, dus die hoef je hier niet te boeken. Je voert nu kosten op in de resultatenrekening en betaalt die kosten met privévermogen. De journaalpost moet je boeken via het memoriaal.

Een andere mogelijkheid is dat je een factuur krijgt van een leverancier, waarop onder andere kosten staan vermeld die een privékarakter hebben. De factuur boek je via het inkoopboek en het gedeelte privé boek je op de grootboekrekening 0810 Privé, daarbij mag je overigens geen omzetbelasting in aftrek brengen. Het gehele bedrag inclusief omzetbelasting moet je ten laste van je eigen vermogen brengen.

Nog een andere mogelijkheid is dat je zaken uit je privébezit in de onderneming inbrengt. Je beschikt bijvoorbeeld over een auto, die je in de onderneming wilt opnemen. De waarde van de auto boek je via het memoriaal. Stel dat die waarde nog € 8.500,00 bedraagt, dan boek je:

Boekh-05-04.tif

Je bezittingen in de onderneming nemen daarmee toe en ook het eigen vermogen neemt toe.

Bij verkoop vanuit privé aan de onderneming kun je nooit omzetbelasting in rekening brengen.

5.5.7 Eigen vermogen van een BV of NV

Het eigen vermogen van een BV of NV is onderverdeeld in aandelen, die in handen kunnen zijn van verschillende eigenaars. Bij de BV staan de aandelen op naam en zijn de eigenaars dus bekend, bij de NV is dat niet het geval. Die aandelen zijn vrij te verhandelen en het kan dan voorkomen dat je niet weet wie eigenaar(s) van de onderneming is of zijn.

Bij de oprichting van de vennootschap stel je bij de notaris statuten op waarin je vastlegt hoeveel aandelen je maximaal wilt uitgeven. Dit noem je het maatschappelijk kapitaal, de hoogte van dit kapitaal staat je vrij, maar stel dat dit € 200.000,00 is. Hiervan boek je:

Boekh-05-04.tif

Beide rekeningen zijn onderdeel van het eigen vermogen, dus per saldo heb je niets geboekt. Je laat in de administratie zien voor welk bedrag je maximaal aan aandelen kunt uitgeven en je laat zien hoeveel van dat bedrag je nog in de onderneming hebt.

Bij de oprichting moet je een aantal van de aandelen uitgeven, waarvoor de aandeelhouders ook moeten betalen. Voor de BV is dat bedrag minimaal € 18.000,00 en voor de NV minimaal € 40.000,00. De betaling zal dan plaatsvinden via de bank en de verkoop van aandelen boek je in het bankboek. We gaan uit van een BV en uitgifte van het minimale kapitaal tegen betaling per bank:

Boekh-05-04.tif

Door deze verkoop verandert het eigen vermogen. Het maatschappelijk kapitaal blijft € 200.000,00 maar de aandelen in portefeuille dalen naar € 182.000,00, zodat het eigen vermogen per saldo € 18.000,00 bedraagt (€ 200.000,00 -/- € 182.000,00). Deze € 18.000,00 noem je het geplaatste kapitaal, wat wil zeggen dat je de aandelen hebt uitgegeven. Je houdt in de administratie niet bij wie de aandelen in bezit heeft.

Zolang je geen aandelen meer verkoopt blijven de rekeningen ongewijzigd, maar je eigen vermogen verandert wel. Het resultaat dat je na verloop van tijd behaalt voeg je ook toe aan het eigen vermogen en die noem je reserves. Je voegt de winst toe aan de rekening Algemene reserve.

Doordat je op een andere manier je eigen vermogen bijhoudt kun je ook niet meer werken met een rekening Privé. Schulden aan de aandeelhouder zijn geen onderdeel van het eigen vermogen. Daarvoor gebruik je een grootboekrekening die je rekening courant aandeelhouder noemt. Per aandeelhouder kun je een afzonderlijke grootboekrekening gebruiken met vermelding van de naam van de aandeelhouder. Op de balans horen deze posten in geval van schuld tot het vreemd vermogen en in geval van vordering bij de vlottende activa. Boekingen op deze rekeningen gaan verder wel als op de rekening Privé.

Boekh-05-belast04.ai

Bijlage A

Administratieve begrippen

In dit hoofdstuk volgen kort achter elkaar wat begrippen die je regelmatig tegenkomt.

Activa. Een andere benaming voor de debetzijde van de balans. Omdat de debetzijde van je balans het totaal van je bezittingen weergeeft, kun je met activa ook het totaal van je bezittingen bedoelen.

Activeren. Bijna hetzelfde als debiteren, je boekt aan de debetzijde, maar in dit geval bedoel je dat je debiteert op een balansrekening. Je kunt kosten bijvoorbeeld activeren, op de balans plaatsen, om die op een later moment ten laste van de resultatenrekening te boeken. Ook bij investeringen spreek je over activeren.

Afschrijven. Per periode boek je een gedeelte van de aanschafwaarde ten laste van de resultatenrekening. Je blijft dit doen zolang je gebruikmaakt van het bedrijfsmiddel of totdat je de restwaarde of het nulpunt hebt bereikt.

Balans. Dit is de verzameling van bezittingen aan de debetzijde, schulden en eigen vermogen aan de creditzijde. Op de balans laat je zien wat je bezit, debet, en laat je zien hoe je dat financiert. Enerzijds met eigen middelen, het eigen vermogen, en anderzijds door financiering door derden, schulden of vreemd vermogen.

Credit. De rechterzijde van de balans, resultatenrekening of grootboekrekening. Op de balans komen schulden en eigen vermogen aan de creditzijde, op de resultatenrekening je opbrengsten.

Crediteren. Boeken aan de creditzijde van een grootboekrekening.

Crediteuren. Leveranciers, waarbij je goederen of diensten afneemt. Je ontvangt een factuur die je niet onmiddellijk hoeft te betalen. Zolang je niet aan hen hebt betaald, staan de crediteuren aan de creditzijde van de balans en horen ze dan tot de schulden of het vreemd vermogen.

Dagboek. Verschillende soorten journaalposten verzamel je bij elkaar en stel je op in een bijbehorend dagboek. In de meeste administraties heb je een inkoopboek voor je inkoopfacturen, een verkoopboek voor je verkoopfacturen, een bankboek voor alle mutaties op je bankrekening, een kasboek voor contante inkomsten en uitgaven en ten slotte een memoriaal voor alle overige journaalposten.

Debet. De linkerzijde van de balans, resultatenrekening of grootboekrekening. Op de balans plaats je debet je bezittingen, op de resultatenrekening je kosten.

Debiteren. Boeken aan de debetzijde van een grootboekrekening, daarbij maakt het geen verschil of je boekt op een balansrekening of een resultatenrekening.

Debiteuren. Afnemers, dus personen of bedrijven aan wie je goederen of diensten levert. Zij betalen nadat je hen een factuur hebt toegestuurd. De debiteuren staan zolang zij niet aan je hebben betaald aan de debetzijde van de balans, en horen dus tot je bezittingen.

Eigen vermogen. Dit is het vermogen van de eigenaar van een onderneming dat hij of zij heeft geïnvesteerd in de onderneming. Het eigen vermogen neemt toe door het behalen van winst. Bij verlies neemt het vermogen af.

Grootboekrekening. Dit is een overzicht van verzamelde gelijke financiële gebeurtenissen. Op de grootboekrekening bank laat je alle veranderingen van de bank zien, op een rekening huurkosten, laat je alle huurbetalingen zien.

Investeren. Je spreekt van investeren als je bedrijfsmiddelen aanschaft, die je gedurende een langere periode dan één jaar gebruikt. Het bedrag van de aanschaf plaats je op de balans zodat dat geen invloed heeft op het resultaat en daarmee je winst. Vervolgens schrijf je op de investering af gedurende de periode dat je van het bedrijfsmiddel gebruikmaakt. Bedragen onder € 450 verwerk je niet als investering, maar boek je geheel ten laste van de resultatenrekening.

Jaarrekening. In een jaarrekening neem je de balans en resultatenrekening op en geef je daarbij een toelichting. Je gebruikt de jaarrekening om verantwoording af te leggen aan de eigenaar(s) van een onderneming. Veel kleine bedrijven gebruiken de jaarrekening echter alleen om aangifte te doen voor de belasting.

Journaalpost. Met een journaalpost geef je aan hoe je verschillende grootboekrekeningen debiteert en hoe je die crediteert.

Journaliseren. Dit is het opstellen van journaalposten, en dus eigenlijk het bijwerken van grootboekrekeningen.

Kolommenbalans. Dit is een hulpmiddel om de balans en resultaten­rekening samen te stellen. Aan de hand van de grootboekrekeningen stel je een proefbalans op, waarop je per rekening het totaal van de debetmutaties en het totaal van de creditmutaties verzamelt. Vervolgens maak je daaruit een saldibalans, zodat je het saldo per grootboekrekening kunt bepalen. Aan de hand van deze saldibalans verdeel je de saldi over de resultatenrekening en de balans, waarbij je gelijk de winst of het verlies over de periode bepaalt.

Passiva. De creditzijde van de balans, ofwel het totaal van eigen en vreemd vermogen.

Passiveren. Dit is crediteren op een balansrekening, opbrengsten die je op een later moment in de resultatenrekening wilt opnemen moet je eerst op de balans passiveren.

Resultatenrekening. Hierop laat je het totaal van je kosten en opbrengsten zien. Debet plaats je de kosten, credit de opbrengsten. Het verschil tussen opbrengsten en kosten is het resultaat, je winst of verlies. Hogere opbrengsten betekent winst en hogere kosten betekent verlies. Om de resultatenrekening in evenwicht te brengen plaats je een winst aan de debetzijde, en een verlies aan de creditzijde.

Transitoria. Kosten of opbrengsten die tijdelijk op de balans zijn opgenomen om op een later tijdstip respectievelijk ten laste of ten gunste van de resultatenrekening te brengen.

Vreemd vermogen. Aan de creditzijde van de balans laat je zien hoe je de bezittingen hebt gefinancierd. Deels doe je dat met eigen vermogen en voor het overige gedeelte met vreemd vermogen. Het vreemd vermogen komt ook overeen met schulden die je als ondernemer hebt. Bij schulden die je binnen een jaar moet aflossen spreek je over kort vreemd vermogen en bij schulden met een langere looptijd over lang vreemd vermogen.

Bijlage B

Terminologie

In deze handleiding worden de verschillende mogelijkheden van het programma uitgelegd aan de hand van voorbeelden in woord en beeld. De termen die in de handleiding gebruikt worden vindt je hierna met daarnaast een korte toelichting:

Klikken Eénmaal klikken op de linkermuisknop.

Dubbelklikken Tweemaal kort achterelkaar klikken op de linkermuisknop.

Selecteren Eénmaal op een object of regel klikken. De regel krijgt een (standaard) blauw kader.

Knop Pictogram (plaatje), vaak voorzien van tekst. De knop voert een opdracht uit op het moment dat er op geklikt wordt.

Regel Een tekstregel in een menu, lijst, of veld.

Veld Een wit vlakje op een donkere achtergrond waar een regel tekst ingevoerd kan worden. Links voor het veld staat meestal de naam van het veld. Velden worden vooral gebruikt om gegevens in te kunnen voeren.

Keuzelijst Lijst met waarden of opties waaruit gekozen kan worden.

Venster Als een programma geopend wordt, dan verschijnt er een zogeheten venster (in het engels: window). Deze vensters zijn herkenbaar aan een blauwe balk aan de bovenkant met de naam van het venster. Tevens hebben vensters altijd rechtsboven een sluitknop (pictogram met een kruisje).

Menu Direct onder de blauwe balk van een venster bevindt zich een balk met pictogrammen en vaak een omschrijving onder het pictogram. Op het moment dat de gebruiker op het pictogram klikt, wordt er door het programma een opdracht uitgevoerd.

Pictogram Afbeelding of plaatje.